Faye Smith inició su negocio de alquiler de eventos Legacy Krafts & Event Rentals LLC en Maryland, EE. UU. Después de jubilarse necesitaba una fuente adicional de ingresos y lo que comenzó como una idea se convirtió en un negocio de alquiler de eventos que ahora suministra productos a clientes que celebran bodas, fiestas, baby showers o cualquier tipo de evento especial.
En el inventario actual de Faye hay sillas de trono, sillas plegables, mesas, telones de fondo, alfombras, paredes de champán, barras y una variedad en constante expansión de opciones de decoración y asientos. Los clientes van desde familiares y amigos hasta aquellos que la descubren en las redes sociales. Una cosa de la que Legacy Krafts & Event Rentals se enorgullece es la flexibilidad, ya que trabajan con cada cliente a un nivel especial.
También se esfuerzan por conseguir artículos que quizás no posea todavía y ofrecen horarios convenientes de recogida y devolución. Debido a que el negocio se construyó desde cero, Faye quería una plataforma que pudiera ayudarla a gestionar el inventario, los acuerdos con clientes y los pagos de manera profesional desde el primer día.
Eligió Booqable tanto como plataforma de alquiler como plataforma de reservas en línea. Los clientes pueden navegar por los productos en línea, reservar artículos a través de la página de reservas vinculada desde las redes sociales y recibir cotizaciones y contratos antes de que se programe la entrega. Funciones como la gestión de contratos, enlaces de pago, manejo de reembolsos y seguimiento de inventario le dieron a Faye todo lo que necesitaba en un solo lugar.
Crear contratos de eventos con un clic
Faye estaba muy preocupada cuando comenzó su empresa de alquiler de eventos sobre documentar correctamente todas las reservas de alquiler. Dado que su empresa tenía entregas y recogidas frecuentes por parte de sus empleados, quería tener un procedimiento claramente definido para seguir todos los contratos de sus clientes y establecer sus expectativas por escrito. Aquí es donde las funciones de gestión de contratos de Booqable se convirtieron en una parte importante de su flujo de trabajo.
Así es como funciona:
Cuando se crea un pedido, Faye puede generar un contrato directamente desde la reserva usando las plantillas de documentos de Booqable. Los detalles del cliente, las fechas de alquiler, los productos y la información del pedido se insertan automáticamente en el documento desde el pedido.
El contrato puede enviarse por correo electrónico directamente desde el backend de Booqable o enviarse a través de la aplicación móvil. Los clientes pueden firmar desde la aplicación móvil y, una vez completado, la copia firmada se almacena junto al pedido para referencia futura.
Faye describe Booqable como una “tienda única” para dirigir su negocio, y tener contratos integrados directamente en la plataforma ayuda a mantener todo fácil de gestionar.
Esto ayuda a su negocio:
- Creando contratos automáticamente usando información del cliente y del pedido
- Enviando acuerdos directamente a los clientes sin software adicional
- Almacenando documentos firmados junto a cada reserva para fácil acceso
En lugar de crear acuerdos manualmente o mantener el papeleo en ubicaciones separadas, cada reserva ahora sigue el mismo proceso. Esto le da a Faye la confianza de que los acuerdos con los clientes están correctamente documentados mientras ayuda a presentar una imagen profesional a cada cliente.
Manejar depósitos de seguridad y reembolsos con facilidad
Algo más que Faye ha mencionado como aspecto favorito de Booqable es su funcionalidad con los reembolsos. Dado que los depósitos son cruciales para un negocio de alquiler de eventos ya que “mantienen sus alquileres seguros”, pero la gestión manual de estos depósitos puede ser una carga adicional y un gran área potencial de errores en los reembolsos.
A través de la página de reservas en línea prediseñada de Booqable, los clientes pueden reservar productos de alquiler y pagar su depósito de seguridad por adelantado. Muchos clientes descubren Legacy Krafts & Event Rentals a través de las redes sociales y siguen enlaces directamente a la página de reservas, lo que facilita asegurar su reserva antes de que se finalicen los arreglos de entrega.
Cuando termina el período de alquiler y el pedido se mueve al estado Devuelto, Booqable le indica a Faye que reembolse el depósito de seguridad. Debido a que los pagos se procesan a través de Stripe, el reembolso puede enviarse de vuelta al método de pago original del cliente sin necesitar cálculos separados o transferencias de pago manuales.
Esto ayuda:
- Recaudando depósitos de seguridad automáticamente durante el proceso de reserva
- Manteniendo toda la información de pago conectada al registro del pedido
- Reembolsando depósitos directamente a los clientes a través de Stripe
Para un negocio pequeño y en expansión, esto significa que Faye ya no tiene que registrar depósitos individuales y hacer un seguimiento manual de los reembolsos. Los clientes obtienen un servicio elegante y profesional mientras Faye ahorra una cantidad significativa de tiempo administrativo en la gestión de pagos y puede centrarse más en las entregas y el cuidado al cliente.
Construyendo su negocio soñado
Aunque Legacy Krafts & Event Rentals puede ser nuevo en el negocio, Faye ya ha puesto en marcha cosas que pueden impulsar el crecimiento del negocio durante muchos años por venir.
Con sus dos hijos y su esposo ayudando, Legacy Krafts & Event Rentals tiene un fuerte punto de partida y continúa expandiendo su inventario mientras mantiene su enfoque de servicio al cliente personalizado.
