Emily fundó LCRS Rental en Colorado tras detectar una demanda de artículos originales para eventos en su comunidad. «Empezamos LCRS Rental, en Colorado, como un negocio de pintura y poco a poco nos adentramos en el alquiler para eventos al conocer mejor la demanda de nuestra zona». Desde arcos de boda hechos a medida hasta fondos decorativos y artículos originales de alquiler, su oferta especializada pronto atrajo a parejas, organizadores de eventos corporativos y espacios para celebraciones.
El pequeño equipo de cinco personas también se encarga de las entregas, el montaje y el desmontaje. Antes de cambiar a Booqable, Emily utilizaba Google Sheets y catálogos en PDF, lo que dificultaba el seguimiento de los productos y la planificación. «Era un proceso complicado». A medida que el negocio crecía, organizar el inventario, programar las entregas e integrar la página web se volvió cada vez más difícil.
Emily explica: «Podemos hacer un seguimiento de nuestro inventario fácilmente y prepararnos para las temporadas de eventos. Puedo organizar rápidamente los horarios de entrega con nuestro equipo y la integración con nuestra página web nunca había funcionado tan bien». Con Booqable, tanto su software de alquiler para eventos como su página web de alquiler impulsan ahora el crecimiento del negocio y la confianza de los clientes.
Organizar el inventario con confianza
Emily alquila artículos decorativos especiales para bodas, eventos corporativos y fiestas privadas. «Nos diferenciamos porque nos centramos en ofrecer los elementos protagonistas de cada evento. Estamos orgullosos de nuestra selección de artículos exclusivos y trabajamos estrechamente con espacios para eventos y organizadores». Sin embargo, gestionar estos artículos especiales mediante hojas de cálculo provocaba errores de disponibilidad y cambios estresantes de última hora.
Las herramientas de gestión de inventario de Booqable resolvieron este problema al proporcionar a Emily información actualizada en tiempo real y un mayor control sobre sus productos de alquiler. Ella destaca su importancia: «Podemos hacer un seguimiento de nuestro inventario fácilmente y prepararnos para las temporadas de eventos».
Así es como funciona para LCRS Rental:
-
Consultar la disponibilidad en tiempo real para que los clientes sepan qué artículos están disponibles en las fechas elegidas.
-
Programar los pedidos automáticamente sin tener que actualizar constantemente las hojas de cálculo.
-
Evitar las reservas duplicadas y garantizar que los artículos estén preparados para su entrega.
Ahora, en lugar de reaccionar ante cambios de última hora, Emily puede planificar con confianza las temporadas de mayor actividad, especialmente las de bodas. Las actualizaciones que antes llevaban horas ahora se realizan automáticamente, lo que permite al equipo dedicar más tiempo a atender a los clientes y menos a las tareas administrativas.
Entregas más sencillas
Las entregas son una parte fundamental del servicio de LCRS Rental, ya que cada fondo decorativo y arco debe montarse en el lugar del evento. Antes de Booqable, planificar la logística resultaba estresante y a menudo confuso. «Utilizaba principalmente Google Sheets y catálogos en PDF. Era un proceso complicado».
La aplicación de entregas de Booqable calcula automáticamente los costes de entrega según la dirección del cliente durante el proceso de pago online, lo que permite conocer el precio al instante. Emily comenta: «Los clientes pueden ver fácilmente qué artículos están disponibles para las fechas de su evento y también pueden consultar el coste de entrega en cuanto introducen su dirección».
La aplicación de entregas les ayuda a:
-
Establecer tarifas de entrega según la distancia para garantizar precios precisos.
-
Ofrecer a los clientes la opción de entrega con montaje o recogida.
-
Mostrar los costes de entrega por adelantado, sin necesidad de intercambiar mensajes.
En lugar de gestionar llamadas y hojas de cálculo, el equipo ahora administra automáticamente los costes y las opciones de entrega durante el proceso de pago. Esto facilita la organización de los eventos y da tranquilidad a los clientes, que saben exactamente qué esperar antes de reservar.
Planificar con antelación desde la aplicación móvil
Gestionar un número creciente de artículos de alquiler exclusivos también requiere prepararse con suficiente antelación. Emily explica: «Utilizo la aplicación móvil para preparar las próximas reservas de alquiler y consultar qué entregas tenemos que realizar durante el mes siguiente». Antes, esto implicaba revisar documentos dispersos y aumentaba el riesgo de errores humanos dentro del equipo.
Con la aplicación móvil de Booqable, Emily puede mantener actualizados su calendario y la disponibilidad de los productos desde cualquier lugar. Esto le permite:
-
Consultar las próximas reservas sobre la marcha.
-
Ver qué entregas deben realizarse cada semana.
-
Preparar al personal para los próximos montajes sin esperar hasta el último momento.
La aplicación móvil permite a Emily gestionar su negocio de alquiler con menos imprevistos de última hora. En lugar de hacer suposiciones o comprobar la información en distintos documentos, sabe exactamente qué tareas tiene por delante, lo que facilita equilibrar las solicitudes de los clientes con la carga de trabajo de su pequeño equipo.
Crecer con confianza
LCRS Rental ha pasado de ser un pequeño negocio de pintura a convertirse en una empresa de alquiler de confianza en Colorado, que ofrece artículos exclusivos para eventos a organizadores, espacios para celebraciones y parejas. Con el software de alquiler para eventos de Booqable, Emily y su equipo han sustituido las hojas de cálculo por un inventario organizado, una programación clara de las entregas y acceso desde la aplicación móvil.
Como explica Emily: «Ahorramos mucho tiempo tanto nosotros como nuestros clientes. Los clientes pueden ver exactamente qué tenemos disponible y nosotros podemos recopilar mucha información de contacto por adelantado».
El cambio no solo ha facilitado la logística, sino que también ha mejorado la experiencia del cliente. Gracias a su página web de alquiler creada con Booqable, los clientes pueden consultar la disponibilidad, conocer los costes de entrega al instante y reservar con confianza. Para Emily, esto significa disponer de más tiempo para crear experiencias memorables y ampliar su colección de artículos exclusivos de alquiler.
