Niklas Nyström ha pasado años trabajando en teatro y tocando con bandas, y a lo largo de ese tiempo fue acumulando una colección de equipos, herramientas y accesorios que en su mayoría permanecían guardados entre actuación y actuación. Empezó a alquilar piezas a amigos y conocidos, y no pasó mucho tiempo antes de que se preguntara si podría llegar a un público más amplio. Esa idea se convirtió en Hobby Rent, con sede en Finlandia.
Hoy en día, los artículos más populares de Hobby Rent son neveras para fiestas, equipos de sonido, máquinas de karaoke, luces de discoteca y mesas y sillas plegables, básicamente todo lo que alguien necesita para organizar una buena fiesta. Los consumidores conforman la mayor parte de su base de clientes, y Niklas usó el creador de sitios web de alquiler de Booqable para armar su tienda de alquiler, de modo que la gente pueda explorar y reservar lo que necesita sin ningún ida y vuelta.
Antes de decidirse por un sistema de gestión de alquileres, llevaba todo por correo electrónico, calendario y una tienda web básica. Las cotizaciones salían de una en una, y la facturación era algo que perseguía manualmente. Eligió Booqable para gestionar tanto la parte administrativa del negocio como la plataforma de reservas que ven los clientes, apoyándose especialmente en las herramientas de cotización y facturación para que todo siguiera funcionando.
Conseguir un registro adecuado con las cotizaciones
Antes de Booqable, no había nada formal que vinculara una reserva con los términos que ambas partes habían acordado. Si un cliente dañaba algo o lo retenía más allá de la fecha de devolución, Niklas no tenía ningún documento al que remitirse. Ese vacío hacía que cada alquiler se sintiera un poco como un acuerdo de palabra, lo cual está bien con amigos, pero no es algo sobre lo que se pueda construir un negocio.
Con Booqable, Niklas puede enviar a los clientes documentos de alquiler claros que detallan qué están alquilando y bajo qué condiciones, y solicitar una firma electrónica antes de que el equipo salga de su almacén. Como él mismo lo expresó, “Ahora el cliente recibe un contrato claro que indica qué se alquiló y bajo qué condiciones”.
Ese único cambio ha logrado varias cosas para Hobby Rent:
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Cada alquiler puede tener un registro firmado de qué salió, cuándo y bajo qué condiciones
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Las disputas por daños o devoluciones tardías tienen un documento en el que apoyarse
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Los clientes tienen un registro claro de los términos de alquiler que han aceptado
Niklas ya no tiene que depender de la memoria ni de una cadena de correos electrónicos para demostrar lo que se acordó. Si surge alguna pregunta sobre una reserva, el contrato está ahí.
Cobrar sin tener que perseguir a nadie
La facturación fue una de las cosas que Niklas mencionó abiertamente como un desafío antes de Booqable, junto con el seguimiento de inventario y el calendario de reservas. Gestionar las facturas manualmente añadía otra tarea a un proceso de alquiler que ya requería mucha dedicación.
Booqable le da a Niklas una forma mucho más ordenada de gestionar la facturación y los pagos junto con sus reservas. Puede crear facturas, mantener la información de pago conectada a cada pedido y aceptar pagos con tarjeta de crédito, lo cual mencionó como una de sus partes favoritas del sistema.
El impacto es un proceso de pago más simple:
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Los clientes tienen una forma sencilla de pagar sus alquileres
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La información de pago permanece conectada a cada pedido
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Niklas puede dedicar menos tiempo a llevar el control manual de facturas y pagos pendientes
Para un negocio que Niklas todavía lleva junto a su otro trabajo, ese tiempo recuperado importa. Pasar menos tiempo gestionando facturas significa una cosa menos que le quite la atención de la siguiente reserva.
De negocio paralelo a algo más grande
Las reservas, la facturación, los contratos y el inventario ahora funcionan a través de un solo sistema, y Niklas dice que la diferencia ha sido enorme. “El conjunto general nos ha permitido empezar a desarrollar las operaciones en una dirección más profesional”, dijo, y añadió que incluso ha empezado a pensar si Hobby Rent todavía tiene sentido como nombre ahora que ha crecido más allá de ser solo un hobby.
Espera abrir eventualmente un espacio adecuado de recogida y exhibición, y su objetivo a largo plazo es convertir Hobby Rent en un trabajo de tiempo completo para él y una o dos personas más. Con más partes del proceso de alquiler gestionadas a través de Booqable, está dedicando menos tiempo a la administración del alquiler de equipos y más tiempo a pensar qué sigue para el negocio.
