Grace Bennett dirige Hello Dearest Events con su hermana y su madre, un negocio familiar con sede en el sureste de Queensland, Australia. Lo que comenzó como asistir a eventos y manejar el servicio de bebidas para clientes creció hacia algo más grande una vez que el trío notó cuántas personas también necesitaban alquilar equipos para eventos.
Hoy, Hello Dearest Events es un negocio de alquiler de eventos que suministra muebles, piezas de decoración de mesa y configuraciones de bar a personas que planean eventos en toda la región, y gran parte de ese inventario ha sido construido o renovado a mano por las tres.
Antes de Booqable, el equipo manejaba sus reservas de alquiler de eventos completamente por correo electrónico, escribiendo cada cotización y factura una por una. Funcionaba, pero dejaba poco espacio para respirar, especialmente con solo tres personas cubriendo todo, desde el abastecimiento de piezas hasta la coordinación de entregas y recogidas.
Querían que sus clientes tuvieran una experiencia de reserva adecuada sin agregar más trabajo manual de su parte, y querían que funcionara con el sitio web que ya tenían. Eso fue lo que las llevó a Booqable, donde conectaron su sitio existente para poder rastrear pedidos de principio a fin y organizar su inventario en colecciones.
Rastreando pedidos de alquiler de principio a fin
Antes de Booqable, hacer un seguimiento de quién había reservado qué, y cuándo necesitaba salir o regresar, vivía completamente en la bandeja de entrada de Grace. Cada cotización y factura tenía que construirse a mano, lo que dejaba mucho espacio para fechas confundidas o piezas reservadas dos veces durante una temporada ocupada de alquiler de eventos.
Con Booqable, cuando un cliente reserva en línea, el pedido se sincroniza con el backend de inmediato y el artículo se reserva automáticamente. Aterriza en el calendario y en el planificador diario, para que el equipo pueda ver exactamente qué está saliendo y regresando cada día. Los pedidos llevan un estado, para que una pieza pueda pasar de reservada a recogida y luego a devuelta, directamente desde la aplicación o el backend.
Una vez que se devuelve un pedido, se puede archivar, lo que mantiene un registro para informes posteriores. Y si alguien quiere verificar si un artículo está libre para una fecha determinada, eso es una mirada rápida en la aplicación en lugar de una búsqueda entre correos electrónicos antiguos.
Grace nombró el seguimiento de pedidos de principio a fin como una de sus cosas favoritas sobre Booqable. Para Hello Dearest Events, eso ha significado:
- No más escribir cada cotización y factura a mano
- Una vista clara de lo que está reservado, recogido o devuelto en cualquier momento
- Ahorros reales de tiempo durante sus temporadas más ocupadas de alquiler de eventos
Ese ahorro de tiempo es exactamente lo que el equipo buscaba. En lugar de perseguir detalles a través de correos electrónicos, pueden ver el estado completo de un pedido de un vistazo y devolver ese tiempo a dirigir el negocio.
Mostrando colecciones de productos en línea
Con muebles, piezas de decoración de mesa y configuraciones de bar todo en un solo inventario, era difícil dar a los clientes una imagen clara de lo que pertenecía junto para su evento. Navegar necesitaba sentirse fácil, no como desplazarse por una larga lista sin ordenar.
Booqable permite a Hello Dearest Events asignar cada producto a una colección en el backend, luego mostrar esas colecciones en páginas individuales de su tienda en línea. Dado que su tienda funciona a través de su sitio web existente, alguien que navega por piezas de decoración de mesa o configuraciones de bar ve solo lo que es relevante para su alquiler de eventos, en lugar de cada artículo en el catálogo a la vez.
Para un pequeño negocio familiar construido sobre el estilo y el toque creativo, eso importa porque permite que su gama hable por sí misma. Las colecciones han ayudado a Hello Dearest Events a:
- Dar a los clientes una forma más limpia y organizada de navegar por categoría
- Destacar muebles y piezas de decoración de mesa como sus propios grupos distintos
- Presentar su catálogo con el mismo esmero que sus eventos
Los clientes ahora pueden encontrar las piezas correctas para su alquiler de eventos sin tener que revisar inventario no relacionado. Eso es una cosa menos que se interpone entre una reserva y una mesa hermosamente puesta.
Logrando objetivos empresariales
Grace describe Booqable como una “tienda única que se ajusta a los objetivos del equipo de dirigir un negocio creativo y organizado”. A medida que Hello Dearest Events crece, esperan más de los mismos resultados de clientes recurrentes felices, una gama de productos más amplia y reservas de alquiler que necesiten menos atención práctica día a día. Con el seguimiento de pedidos y las colecciones ya haciendo gran parte de ese trabajo, están bien encaminadas.
