Stefan, cofundador de FJ-PRO en Austin, fundó la empresa con su socio después de años de trabajar como contratistas para otras empresas. “Pasamos de trabajar como contratistas para otras empresas, a dar el salto para iniciar la nuestra”, explica. Hoy en día, FJ-PRO ofrece producción completa de video, iluminación y audio llave en mano para eventos musicales y generales, así como instalaciones fijas y alquiler de equipos para conciertos.
Sus principales clientes incluyen gerentes de producción, dueños de negocios y coordinadores de eventos, con clientes recientes que van desde Miami Music Week 2025 hasta To The Future 2024 y Homebass 2024. Antes de adoptar Booqable, Stefan y su equipo ya tenían un sitio web para mostrar su trabajo y recibir consultas. Sin embargo, administrar alquileres a través de QuickBooks y Excel creó desafíos.
Stefan recuerda que el equipo luchó por “poder realizar un mejor seguimiento del inventario, hacer facturas claras con imágenes para que el cliente sepa con qué se le está facturando y poder hacer revisiones fáciles sin tener que cambiar a diferentes aplicaciones”. La decisión de adoptar Booqable surgió de la necesidad de organizar el inventario, aclarar las facturas y revisarlas sin problemas.
Hacer que las facturas sean más claras con imágenes de productos
Para muchas empresas de alquiler, las facturas poco claras son un punto débil recurrente. Los clientes a menudo necesitan más contexto para comprender lo que están pagando, especialmente con equipos técnicos. Stefan lo dice simplemente: “Explicar el equipo AV puede ser bastante difícil de entender para algunas personas, por lo que es bueno tener imágenes y descripciones para que sea más fácil”.
Con Booqable, Stefan y su equipo reciben las consultas que llegan a través de su sitio web de alquiler audiovisual y las introducen en la interfaz de pedidos del back office. A partir de ahí, las plantillas personalizables para facturas, contratos y cotizaciones permiten a Stefan incrustar los detalles de su transferencia bancaria y permitir que las imágenes del producto se muestren en el resumen de la factura.
Una vez que se ingresa un pedido, puede generar uno de estos documentos con solo hacer clic en un botón, con todos los detalles autocompletados. Luego, el equipo envía facturas pulidas directamente desde la plataforma utilizando una plantilla de correo electrónico.
Esto es lo que esto logra para su negocio:
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Los clientes comprenden mejor el equipo que alquilan, lo que reduce la confusión.
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Stefan y su equipo ahorran tiempo al evitar la entrada manual repetitiva.
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Cada factura se ve profesional, generando confianza en el cliente.
El beneficio práctico es claro: Booqable resolvió el problema de las facturas poco claras y que consumen mucho tiempo. Los clientes ahora ven fotos de productos y descripciones detalladas, lo que ha facilitado la facturación y ha aumentado la confianza del cliente.
Eliminar el estrés de las revisiones de facturas
La producción de eventos es impredecible y las actualizaciones de los pedidos son comunes. Stefan enfatiza que una de sus mayores necesidades era “poder hacer revisiones fáciles sin tener que cambiar a diferentes aplicaciones”. En Booqable, las revisiones de facturas son sencillas. La actualización de un pedido solicita al sistema que genere una nueva factura mientras almacena la versión anterior para el historial.
El estado del pago se actualiza automáticamente para reflejar si el cliente debe más o ha pagado en exceso. Desde allí, Stefan y su equipo pueden enviar un enlace de pago seguro por el importe restante o emitir un reembolso directamente desde la pantalla de pedidos de Booqable. Con solo unos pocos clics, también envían un correo electrónico de confirmación con la factura actualizada adjunta.
Para FJ-PRO, esto ha significado:
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No hay confusión cuando los eventos requieren cambios de última hora.
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Siempre tener un registro de versiones anteriores como referencia.
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Totales actualizados que reflejan con precisión los impuestos y los saldos.
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Enlaces de pago rápido o reembolsos manejados en la misma interfaz.
Con las revisiones simplificadas, Stefan y su equipo ahorran tiempo y evitan errores. Ya no se preocupan por los registros que no coinciden, y sus clientes siempre reciben documentos precisos y actualizados.
De contratistas a producción de servicio completo
FJ-PRO se destaca por ofrecer soluciones de producción completas: alquileres, ventas y servicios in situ. “Ofrecemos servicios completos de producción llave en mano”, dice Stefan. Antes de adoptar Booqable, mantener todo en orden con Excel y QuickBooks estaba frenando al equipo. Con el software de alquiler de iluminación de Booqable, Stefan y su equipo gestionan ahora todo su inventario en un solo lugar, desde micrófonos y altavoces hasta equipos de iluminación completos. Los efectos han sido significativos.
Stefan señala “ahorro de tiempo con la creación de facturas y propuestas”, y los clientes ahora entienden mejor el equipo gracias a la inclusión de imágenes y descripciones de productos. Día a día, el equipo recibe consultas a través de su sitio web, ingresa pedidos en el back office de Booqable, crea facturas, las revisa cuando es necesario y mantiene un inventario preciso, todo en el mismo sistema. Lo que antes se sentía fragmentado en múltiples aplicaciones ahora está bajo control.
Escalar con confianza
Desde contratistas hasta dueños de negocios, FJ-PRO ha creado una productora que ofrece servicios a clientes de música y eventos en todo Austin. Su crecimiento fue posible al abordar los desafíos de facturas poco claras, inventario desorganizado y revisiones difíciles. Con Booqable, Stefan y su equipo obtuvieron una herramienta que respalda su visión de futuro.
Las facturas más claras con imágenes de productos, las revisiones de facturas más fáciles con pagos actualizados y el tiempo ahorrado todos los días les ayudan a escalar con confianza. Y como señala Stefan, con solo unas pequeñas mejoras, Booqable podría convertirse en “una herramienta increíblemente útil para todas las empresas audiovisuales”.
