Las iglesias son el corazón de muchas comunidades, con cientos de voluntarios que ayudan en diversos actos a lo largo del año. Por ejemplo, la Diócesis de Norwich apoya a muchas iglesias locales y eventos de su zona. Cuentan con más de 1.800 recursos que comparten con ellas y han elegido Booqable para que les ayude a gestionar el material y crear un portal en línea para que los miembros puedan hacer reservas.
Diócesis de Norwich
Durante muchos años, la Diócesis de Norwich ha apoyado a las iglesias de Norfolk, Inglaterra, con su centro de recursos. En él trabajan voluntarios de iglesias, escuelas eclesiásticas y organizaciones sin ánimo de lucro que ayudan en el día a día durante los tres días que funciona a la semana.
Las iglesias, escuelas y organizaciones locales pueden inscribirse para utilizar el centro de recursos por una cuota única, que les da acceso a su portal de reservas en línea. Los miembros pueden reservar más de 1.800 artículos en su sistema durante todo el año para sus eventos. Este aspecto de autoservicio se ha vuelto muy importante a medida que ha crecido su inventario de artículos.
El centro de recursos presta una amplia gama de artículos a iglesias y escuelas, como cenadores, equipos de juegos al aire libre, recursos para jóvenes, equipos de juegos blandos para grupos de niños pequeños, libros, etc. Además, proporcionan una variedad de otros recursos para apoyar los espacios de oración, la educación religiosa y las actividades misioneras.
Saber lo que está disponible con códigos de barras
Al principio, las reservas se hacían por teléfono, pero a medida que crecía su inventario, se hizo evidente que necesitaban un sistema para gestionar la disponibilidad. Necesitaban ayuda para estar al día de lo que se había reservado y lo que se había devuelto. Así que empezaron a buscar un software de alquiler que les permitiera alcanzar estos objetivos y automatizar el proceso. Después de probar muchas opciones, decidieron que Booqable les ofrecía la mejor experiencia.
Desde que utilizan el software, han creado un portal en línea donde los socios pueden buscar y examinar artículos, ver su disponibilidad y hacer una reserva. Esto actualiza automáticamente el backend para que todo el mundo sepa lo que hay disponible y evita que se produzcan reservas dobles. Esto ha supuesto un ahorro de tiempo considerable y ha eliminado más del 90% de las consultas realizadas por teléfono.
Además, han utilizado el calendario y las funciones de elaboración de informes para identificar las existencias que se están utilizando mucho y comprar artículos adicionales según las necesidades. Por otra parte, el uso generalizado de códigos de barras y de la aplicación móvil ha agilizado enormemente los procesos de salida y devolución de artículos. Esto ha reducido la pérdida de productos al tiempo que ha aumentado la eficiencia.
Recursos crecientes
Ahora que la gestión de sus recursos está bajo control, tienen previsto añadir más recursos a su colección. Les gustaría compartir las historias de cómo se están utilizando para que la gente pueda ver su excelente trabajo. Además, prevén aumentar el uso de sus dos centros de recursos satélite y proporcionar una serie de equipos de exposición y restauración a las iglesias que organizan actos comunitarios.
