La gestión del inventario de equipos puede requerir cada vez más tiempo a medida que aumentan las existencias. Para crear una estrategia de gestión de inventarios eficaz, es fundamental encontrar formas de realizar un seguimiento de sus activos más valiosos. Un método eficaz es el etiquetado de activos. En esta completa guía, exploraremos el concepto de etiquetado de activos, sus ventajas y cómo puede mejorar significativamente su flujo de trabajo de gestión de inventario.
El etiquetado de activos, también conocido como etiquetado de activos, consiste en asignar un identificador único a cada pieza del equipo de alquiler. Mientras que muchas empresas ya utilizan números de serie y SKU para el seguimiento del inventario, el etiquetado de activos añade una etiqueta física a sus productos, a menudo con un código de barras e información adicional para fines de clasificación.
¿Qué hace que el etiquetado de activos tenga éxito?
Etiquetar su inventario de alquiler tiene varias ventajas. En primer lugar, las etiquetas de activos le ayudan a distinguir las existencias individuales e indican que un equipo pertenece a su empresa.
Combinadas con un escáner de códigos de barras externo, también agilizan las entradas y salidas de los equipos, al tiempo que actúan como protección contra la entrega de material incorrecto.
Por último, etiquetar sus activos garantiza que no haya ambigüedades cuando se comunique con sus compañeros de equipo acerca de su equipo de alquiler. Referirse a “esa bicicleta que compramos el verano pasado” se convierte rápidamente en algo anticuado.
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¿Qué activos necesitan una etiqueta?
Antes de empezar a etiquetar tu inventario, tienes que decidir qué equipos necesitan un identificador único. Sus productos más valiosos son probablemente el mejor lugar para empezar, ya que son los más propensos al robo. También es probable que quieras hacer un seguimiento individual de estos artículos, para lo que necesitarás estos identificadores.
Los objetos relativamente baratos pueden requerir un enfoque diferente, ya que es posible que desee manipularlos con mayor rapidez. En ese caso, lo más sensato sería utilizar una sola etiqueta para definir un grupo de productos. De este modo, se siguen obteniendo las ventajas del etiquetado, sin necesidad de rastrear los productos individualmente. En esencia, sólo querrá utilizar etiquetas para los activos que espera que le devuelvan.
Consejo: El etiquetado de activos resulta aún más interesante cuando se utiliza un software de gestión de alquileres. A medida que se van cumplimentando los pedidos, el software actúa como mecanismo de defensa contra la entrega de equipos equivocados, y la elaboración de informes sobre productos específicos está automatizada en su mayor parte.
¿Cómo se crea una etiqueta de activos?
Las etiquetas tienen un espacio limitado, así que dedique algún tiempo a pensar en la información que desea incluir. Aunque no existe una forma estandarizada de realizar el seguimiento de los activos de alquiler, lo mejor es atenerse a unas cuantas directrices. Cuando diseñe etiquetas para su inventario de alquiler, incluya al menos los siguientes elementos:
1. Identificador único: Cada producto (o grupo de productos) necesita un número de identificación único para diferenciarlos de los demás. Su secuencia de numeración debe ser coherente y fácil de reconocer por un lector humano. Al fin y al cabo, lo que pretende es que la gestión del inventario sea más eficiente, y poder identificar su equipo de alquiler es importante.
Algunas organizaciones utilizan una secuencia de numeración, mientras que otras distinguen más los identificadores incluyendo letras. Un identificador alfanumérico se parece a B02768 o C26275, pero puede hacerlos más reconocibles utilizando abreviaturas como “CA” para equipos fotográficos y “MB” para bicicletas de montaña.
2. Logotipo de la empresa: En lugar de indicar que un equipo es propiedad de tu empresa de alquiler, incluir el logotipo de tu empresa te ayuda a destacar más. Añadir su logotipo, o al menos el nombre de su empresa, hace que la gente sea más consciente de su marca y aumenta las posibilidades de recuperar equipos de alquiler perdidos o robados.
3. Categorización por colores: Con tantos productos que gestionar, encontrar el equipo adecuado puede llevar un tiempo. Es entonces cuando otro elemento resulta beneficioso: los colores. Mediante la codificación por colores de sus activos, su equipo puede clasificar rápidamente los productos cuando los clientes recogen y devuelven sus equipos, lo que acelera las salidas y devoluciones. Tanto sus clientes como sus compañeros salen ganando.
4. Códigos de barras: Los códigos de barras son la base de cualquier proceso eficaz de gestión de alquileres. A medida que aumentan los niveles de existencias, la introducción manual de información se vuelve tediosa y el cumplimiento de los pedidos se convierte en un proceso lento. Con un escáner de códigos de barras, los procesos de pago y devolución son mucho más rápidos y, además, los errores se reducen al mínimo.
Esta es una notificación que Booqable presenta después de escanear una pieza equivocada del equipo:
Con una idea aproximada de cómo debe ser una etiqueta de activo, examinemos una etiqueta de ejemplo que contenga todos los elementos mencionados anteriormente.
Consejo: Combine el escaneado de códigos de barras con el software de alquiler adecuado, y su equipo podrá obtener datos relevantes y comprobar si han recogido el equipo correcto en cuestión de segundos.
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¿Qué tipo de código de barras es una etiqueta de activos?
Los códigos de barras son la parte más útil de una etiqueta de activos. En el caso de los alquileres, una simbología no es necesariamente mejor que otra, aunque algunas son más concisas y ocupan menos espacio. Las variedades más comunes son el Código 39, el Código 128 y los códigos de barras UPC y EAN habituales que se encuentran en la mayoría de los productos de venta al por menor.
Al elegir la simbología, tenga en cuenta el tamaño. Si elige uno demasiado pequeño, la etiqueta puede resultar ilegible. Si elige una demasiado grande, la etiqueta podría ser difícil de escanear desde distancias cortas. Si el espacio es limitado, considere el Código 128, ya que es ligeramente más conciso que el Código 39. Sin embargo, el Código 128 requiere un código de alta calidad. Sin embargo, el Código 128 requiere una impresora de alta calidad para garantizar un buen rendimiento de escaneado.
Configurar códigos de barras con la aplicación móvil Booqable
La asociación de códigos de barras es accesible en la app móvil y lleva bastante menos tiempo que antes. Todo lo que tiene que hacer es pegar códigos de barras a sus productos, buscarlos en la app, escanear el código de barras y confirmar que desea asociarlo a ese producto. Alternativamente, si no desea escanear un código de barras, puede introducir la información del código de barras manualmente si lo desea.
Si actualmente no dispone de códigos de barras, le recomendamos que los encargue a un proveedor que pueda imprimir códigos de barras secuenciales, o puede generar códigos de barras en línea e imprimirlos usted mismo. Puede utilizar casi cualquier tipo de código de barras con sus productos en Booqable, por lo que puede elegir cuáles utilizar y cómo desea configurarlo desde su extremo.
¿Qué material es mejor para las etiquetas de activos?
El entorno en el que los clientes utilizan sus equipos de alquiler es el que más afecta a las etiquetas de sus activos. Si los productos están expuestos a la intemperie, es posible que necesite algo duradero. Para uso en interiores, podría optar por algo menos robusto.
Recomendamos pedir etiquetas de calidad profesional. Suelen durar más y ofrecen un mejor rendimiento de escaneado que la mayoría de impresoras de etiquetas de consumo. Hemos reunido tres materiales muy utilizados para uso profesional que podrían funcionar en diversas situaciones.
1. Etiquetas de poliéster: Las etiquetas de poliéster, polipropileno y vinilo son perfectas para el seguimiento de activos en entornos interiores. Estas etiquetas están fabricadas con una base de poliéster y sobrelaminadas con una película transparente para mejorar su durabilidad y protección. Soportan circunstancias externas moderadas, pero son más adecuadas para su uso en interiores, lo que las convierte en una opción rentable para el alquiler de muebles y equipos informáticos.
2. Etiquetas de lámina: Estas etiquetas son adecuadas para aplicaciones de interior y exterior. Son muy populares porque ofrecen una gran durabilidad a un coste relativamente bajo. Dado que ofrecen una excelente resistencia al frío, al calor y a los rayos UV, las etiquetas de lámina suelen durar más de una década. Estas cualidades las hacen adecuadas para prácticamente cualquier industria de alquiler, aunque la maquinaria pesada podría necesitar algo más resistente.
3. Etiquetas de aluminio anodizado: Las etiquetas de aluminio están diseñadas para resistir las condiciones más duras, por lo que son las etiquetas de activos más duraderas que existen. Los datos de estas etiquetas están sellados bajo la capa anódica del aluminio, lo que significa que son resistentes a todo, desde el frío y el calor extremos hasta los productos químicos, abrasivos y disolventes.
Consejo: Dependiendo del alcance de su inventario de alquiler, le recomendamos que pida un lote de muestra de códigos de barras antes de realizar el pedido final. Al obtener muestras, podrá probar diferentes materiales y ver qué le funciona. En cuanto a la colocación en sus productos, asegúrese de pegar las etiquetas en la parte posterior de su equipo.
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Etiquetado de activos para equipos de alquiler
El etiquetado de activos es una poderosa herramienta para agilizar la gestión de recursos y mejorar la eficiencia general. Al asignar identificadores únicos e incluir información relevante, las empresas pueden rastrear, localizar y mantener fácilmente sus activos.
Tanto si opta por utilizar códigos de barras, códigos QR u otros métodos de etiquetado, la implantación del etiquetado de activos puede revolucionar los procesos de gestión de activos de su organización, lo que se traducirá en un aumento de la productividad y una reducción de los costes.
Al invertir en etiquetas para activos, no sólo está protegiendo a su empresa de la pérdida y el robo de equipos. Las etiquetas también garantizan que los compañeros de equipo puedan encontrar el equipo adecuado con mayor rapidez y, al mismo tiempo, reducen los errores humanos.
