Una de las cosas más importantes que añaden tiempo a la gestión de un negocio de alquiler o sala de equipos es la falta de organización. Si su equipo no está organizado, pasará más tiempo buscándolo, aumentarán las pérdidas y se desperdiciará dinero. Entonces, ¿qué puede hacer para mantener su equipo bajo control y asegurarse de que su operación funcione lo mejor posible y no pierda tiempo?
Bueno, hay varias cosas que las salas de equipos con éxito hacen para mantener su inventario organizado, desde ser inteligentes con las etiquetas hasta estar atentos, montar kits, utilizar software de gestión de equipos y no tener miedo de probar diferentes técnicas. Exploremos cómo puede poner en práctica estos consejos y mejorar la forma en que su organización gestiona los equipos.
Cómo organizar su sala de equipos
Tanto si acabas de empezar tu negocio de alquiler o tu sala de equipos como si llevas tiempo establecido, nunca es demasiado pronto para organizarse. Es una de las cosas más fáciles de pasar por alto, y a medida que aumenta la cantidad de equipos, los problemas se agravan. Así que es mejor que se ponga al día con la gestión de su equipo desde el principio, ya que puede ser un obstáculo para el crecimiento.
1. Etiquetar todo
Puede ser difícil encontrar las cosas cuando no sabes dónde están y no tienes indicaciones que te ayuden. Aquí es donde las etiquetas te facilitan el trabajo. Si etiquetas todos tus productos, los organizas en categorías y etiquetas tus estantes, de repente verás que es mucho más fácil encontrar todo. Al hacer esto, te sentirás más organizado porque todo tiene su lugar.
Es mucho más fácil consultar y coger el material cuando tienes una guía de dónde encontrarlo. Esto te ayuda a saber dónde está todo y a que el personal o los alumnos encuentren rápidamente lo que necesitan. También reduce el tiempo de espera de las personas que recogen el equipo, ya que no tienen que buscar durante mucho tiempo. También puedes añadir tu propia marca, para que todo el mundo sepa de dónde procede.
2. Organiza el equipo todos los días
Todo el mundo odia organizar el equipo, pero pronto se acumula y te deja mucho que ordenar. A menudo puede ser difícil conseguir la motivación para organizar todo cuando hay tanto que hacer. Si dedicas un poco de tiempo extra después de devolver el equipo para colocarlo en su sitio, podrás estar siempre al tanto de la organización de tu inventario. Se acabaron las noches de los viernes dedicadas a ordenar todo.
Esto no sólo le dará la tranquilidad de saber que todo está en su sitio, sino que también facilita las tareas diarias. Cuando alguien venga a recoger el equipo, no tendrá que bucear en la pila de devoluciones y podrá recogerlo rápidamente de su estantería, lo que mejorará su eficiencia y le permitirá dedicar mucho menos tiempo a atender a cada cliente, sea estudiante o no.
3. Cree kits premontados
Una de las tareas más penosas cuando se gestiona una sala de equipos es coger todos los artículos que un cliente ha reservado. Puede reducirlo por completo preensamblando kits de productos que suelen alquilarse juntos. Así, lo único que tiene que hacer es ir a la estantería y recoger el kit, en lugar de correr por la sala de equipos tratando de encontrar todo en los albaranes.
Esto también hace que el inventario sea mucho más fácil de gestionar, ya que no tendrás que pedir prestados productos a otros lugares. Además, puedes almacenar los artículos sueltos, como los cables, en pequeñas cajas etiquetadas para poder cogerlos rápidamente cuando los necesites, en lugar de tener que buscarlos en un contenedor. Esto ahorra un tiempo precioso y garantiza que todo en su sala de equipos esté gestionado y organizado.
4. Utiliza un software de gestión de equipos
Muchas empresas de alquiler y salas de equipos son las que más luchan por hacer un seguimiento de su inventario y saber dónde está. El software de gestión de equipos le permite hacer un seguimiento de lo que está disponible, lo que está alquilado y quién tiene su equipo. Esto hace que sea increíblemente fácil consultar rápidamente y conocer el estado actual de todos sus productos.
Además, la mayoría de los programas de gestión de equipos, como Booqable, le permitirán hacer un seguimiento de los productos con códigos de barras y códigos QR. Éstos pueden escanearse cuando se registra la entrada y salida de los equipos para aumentar la precisión y reducir las pérdidas. También ayuda a acabar con los errores humanos porque siempre sabrá si ha recogido el equipo correcto para una reserva o no.
5. Probar diferentes técnicas
No todas las formas de gestionar los equipos funcionarán bien en todos los negocios, así que debes encontrar la que mejor se adapte al tuyo. Tus estrategias de organización también deben ser adaptables porque, algunos días, tendrás más tiempo que otros. Por ejemplo, tomarse un tiempo extra para colocar el equipo en el lugar adecuado puede funcionar bien en un día normal, pero cuando se está ocupado, puede ser menos eficaz.
También es posible que no resulte ventajoso que todas las personas de su equipo sepan dónde está cada cosa. Es posible que decida que la mejor opción sea contar con una persona que conozca a la perfección la sala de equipos, especialmente si trabaja con un equipo grande. Contar con una persona a la que acudir para preguntar dónde están las existencias puede agilizar el proceso y reducir el tiempo de búsqueda de la estantería correcta.
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Mantener la sala de equipos organizada
Esperamos que estos consejos le hayan proporcionado alguna información útil que pueda implementar en su negocio de alquiler o en su sala de equipos. Es esencial mantener la organización, y ayudará a que su gestión sea más fluida a largo plazo. No sólo ahorrará tiempo, sino que también evitará errores y pérdidas, mantendrá a los clientes contentos y reducirá los costes de funcionamiento.
