Het beheren van apparatuur is op elke schaal geen sinecure, maar voor universiteiten is het nog lastiger. Joris van Gend ontdekte dit een paar jaar nadat hij bij het Behavioral Management and Social Sciences Lab van de Universiteit Twente was gaan werken. Hij realiseerde zich dat zijn inventaris te complex werd om met spreadsheets en formulieren te werken, dus gebruikte hij Booqable om het hele proces te stroomlijnen.
Universitaire labo’s beschikken over heel wat apparatuur die studenten en onderzoekers gebruiken om hun projecten uit te voeren. Die apparatuur moet beheerd worden, en er moet een systeem zijn om er toegang toe te krijgen. Op die manier lijken deze labo’s sterk op verhuurbedrijven, en is het logisch dat verhuursoftware de perfecte oplossing kan zijn voor zowel het beheren als het aanvaarden van boekingen van apparatuur.
Universiteit Twente BMS Lab
Het Behavioural Management and Social Science Lab van de Universiteit Twente is het lab van de faculteit dat zich richt op menselijk gedrag. Studenten en onderzoekers onderzoeken behandelingen van fair use, interactie met technologie, usability onderzoek, en user experience. Het lab is zes jaar geleden opgericht en wordt geleid door de labdirecteur, terwijl de faciliteiten worden beheerd door de labdirecteur.
Studenten en onderzoekers van de faculteit moeten zowel hun projecten als de apparatuur die ze willen gebruiken bij het lab aanmelden. De directeur faciliteiten van het lab verwerkt deze aanvragen, zorgt ervoor dat alle goedkeuringen worden verleend, en keurt de apparatuur goed die zij voor hun project willen gebruiken. Zij kunnen dan verder gaan met hun onderzoek en in het lab de apparatuur ophalen die zij nodig hebben om hun onderzoek af te ronden.
Het BMS-lab biedt een breed scala aan apparatuur om studenten en onderzoekers te helpen hun doelen te bereiken. Dit omvat laptops, telefoons, tablets, pc’s, smartwatches, bewakingsapparatuur, drones, VR-apparatuur, camera’s, tv’s, eye-tracking brillen, en nog veel meer. Door een mix van deze apparatuur te gebruiken, kunnen ze onderzoek doen naar hoe mensen omgaan met technologie en de bruikbaarheid ervan.
Complexe spreadsheets
Dit werd een probleem omdat onderzoekers die verwante projecten deden uiteindelijk verschillende merken van dezelfde apparatuur kochten, wat ertoe leidde dat bestaande apparatuur onderbenut werd. Dit maakte het moeilijk om bij te houden welke apparatuur beschikbaar was, wie de apparatuur had, en wat de waarde van de apparatuur was voor verzekerings- en vervangingsdoeleinden.
In het begin beheerde het BMS Lab van de Universiteit Twente zijn inventaris met Excel spreadsheets, maar dit werd te complex om te beheren. Zoals bij veel universiteiten het geval is, kochten studenten en onderzoekers apparatuur, gebruikten die voor hun onderzoek, en vervolgens verdween het in iemands kantoor of werd het toegevoegd aan de algemene inventaris zonder te zijn geregistreerd voor de oprichting van het lab.
Na een paar jaar werd dit systeem zeer onpraktisch om te onderhouden en betekende het dat zowel het lab als de eindgebruikers een verschrikkelijke ervaring hadden. Vooral toen de pandemie toesloeg en er verschillende werkingsgraden waren door de veranderende regels. Joris moest dus op zoek naar een systeem dat het lab flexibeler zou maken en efficiënter zou laten werken.
Een betere ervaring
Joris en zijn collega’s vonden dat de oplossing voor de problemen van het lab in de verhuursoftware lag en hij koos voor Booqable omdat die het best aan de vereisten voldeed. Hij koos voor Booqable omdat die het best aan de vereisten voldeed. De software stelt hen in staat om de inventaris te beheren in een gecentraliseerd systeem waar nieuwe items kunnen worden geregistreerd, eindgebruikers hun eigen apparatuur kunnen reserveren en het gebruik van de faciliteiten van het lab kan worden geoptimaliseerd via gelijktijdige processen.
Studenten en onderzoekers kunnen nu hun projecten registreren en ter goedkeuring indienen, en terwijl ze wachten kunnen ze de apparatuur die ze nodig hebben registreren via de Booqable webshop. Joris zegt dat dit proces geldt voor ongeveer 90% van de eindgebruikers, terwijl de overige 10% e-mailverzoeken stuurt en hij hun boekingen handmatig invoert in de backend van Booqable.
Het lab heeft ook het traceren van activa kunnen verbeteren met het ingebouwde barcodesysteem van Booqable en labelt nu elk nieuw stuk apparatuur. De combinatie van al deze functies heeft hen in staat gesteld om het beheer van apparatuur te optimaliseren en het proces voor studenten en onderzoekers te stroomlijnen. Het betekende ook dat ze de operationele capaciteit konden beheren in het licht van de COVID-beperkingen.
Integratie van workflows
Sinds hij Booqable drie jaar geleden begon te gebruiken, heeft Joris gemerkt dat de efficiëntie van het systeem zijn collega’s een paar uur per week heeft bespaard. Niet alleen is het eenvoudiger geworden om de voorraad bij te houden en te beheren, maar het heeft ook geholpen om het gebruik van de faciliteiten en inkoopstrategieën van het lab te optimaliseren. Terwijl de COVID-19-pandemie bijna volledig in bedrijf bleef.
In de toekomst wil het BMS-lab de API van Booqable gebruiken om de huursoftware verder te integreren in het registratieproces van projecten. Dit zal eindgebruikers een meer gestroomlijnd boekingsproces voor apparatuur bieden en het goedkeuringsproces veel efficiënter laten verlopen. Daarnaast helpt hij andere universiteiten om een gelijkaardig proces te ontwikkelen voor hun eigen labo’s.
