SOLOLive is een evenementverhuurbedrijf gevestigd in Melbourne, Australië, opgericht door Jaison Chacko Mathew. Met een achtergrond in live geluid en eventtechnologie startte Jaison het bedrijf nadat hij zag hoe vaak klanten moeite hadden om betrouwbare apparatuur te vinden in combinatie met echte ondersteuning. Zijn doel was eenvoudig: professionele evenementproductie toegankelijk en stressvrij maken.
Vandaag ondersteunt SOLOLive feesten, bruiloften, bedrijfsevenementen en gemeenschapsviering in heel Melbourne. Ze verhuren PA-systemen, luidsprekers, microfoons, DJ-apparatuur, evenementenverlichting en AV-opstellingen, vaak gebundeld met levering, installatie en technische ondersteuning ter plaatse. Hun klanten variëren van particulieren tot bedrijven, scholen en lokale organisaties.
Omdat elke boeking advies en maatwerk vereist, had Jaison evenementverhuursoftware nodig die workflows op basis van offertes kon verwerken in plaats van directe online boekingen. SOLOLive koos voor Booqable als hun alles-in-één oplossing, bouwde hun verhuurwinkel met de Booqable-websitebouwer en richtte zich vanaf dag één op offerteaanvragen, backoffice-offertes en rapportage.
Offerteaanvragen in plaats van directe boekingen
Vóór Booqable werden aanvragen afgehandeld via e-mails, telefoontjes, spreadsheets en agenda’s. Het bevestigen van beschikbaarheid kostte tijd, en klanten hadden vaak begeleiding nodig voordat ze zich committeren. Een standaard afrekenproces paste niet bij hoe SOLOLive werkte.
Zo werkt het nu. SOLOLive gebruikt de vertaalfunctie van Booqable om de winkeltaal te veranderen van “checkout” naar “verlanglijst” en van “doorgaan naar checkout” naar “offerte aanvragen”. Beschikbaarheid is uitgeschakeld zodat conceptbestellingen niet automatisch apparatuur reserveren, en prijzen zijn verborgen om gesprek te stimuleren in plaats van vergelijking.
Wat Booqable SOLOLive helpt doen:
-
Gedetailleerde offerteaanvragen verzamelen die echte evenementbehoeften weerspiegelen
-
Voorraad blokkeren vermijden voor niet-bevestigde aanvragen
-
Flexibiliteit behouden voor aangepaste prijzen en gebundelde pakketten
“De online boekings- en offertefuncties besparen ons veel tijd door heen-en-weer communicatie te verminderen, terwijl we nog steeds boekingen kunnen aanpassen”, legt Jaison uit. Deze opzet neemt druk weg bij klanten en geeft SOLOLive ruimte om te reageren met advies, wat essentieel is in een evenementverhuur-workflow waar geen twee boekingen hetzelfde zijn.
Offertes maken in de backoffice
Het handmatig samenstellen van offertes vertraagde vroeger de zaken en maakte fouten waarschijnlijker, vooral tijdens drukke weken. Die frustratie zette SOLOLive ertoe aan te vertrouwen op Booqables backoffice-offertetools.
Offertes worden nu automatisch gevuld met alles wat in een bestelling is opgenomen. Productselecties, verhuurdatums, klantgegevens en bestelinformatie worden met één klik in een professioneel document getrokken.
Jaison kan vervolgens aangepaste details toevoegen zoals huurvoorwaarden, overeenkomsten en eventspecifieke notities, terwijl hij real-time beschikbaarheid controleert.
Wat dit voor SOLOLive bereikt:
-
Snellere doorlooptijd voor klantaanvragen
-
Duidelijke records van elke versie van een offerte
-
Vertrouwen dat beschikbaarheid altijd nauwkeurig is
Minder opvolging en minder correcties betekenen dat het team meer boekingen kan aannemen zonder het persoonlijke gevoel te verliezen dat evenementverhuurklanten verwachten.
Bedrijfsrapporten maken om beslissingen te sturen
Naarmate SOLOLive groeide, was vertrouwen op onderbuikgevoel niet langer genoeg. Het bijhouden van prestaties via spreadsheets werd onbeheersbaar, en Jaison had duidelijker inzicht nodig in wat daadwerkelijk boekingen en inkomsten dreef.
Met Booqables rapportagetools beoordeelt SOLOLive omzet per product en voorraaditem, identificeert de populairste apparatuur en controleert piekbestellingstijden voor elk product. Die informatie voedt direct plannings- en aankoopbeslissingen.
Booqable helpt hen:
-
Zien welke apparatuur de meeste omzet genereert
-
Beslissen in welke producten het de moeite waard is om vervolgens te investeren
-
Met vertrouwen plannen rond drukke periodes
“Rapportage en analyses stellen ons in staat om verhuur te volgen, populaire items te identificeren en voorraad effectiever te plannen”, zegt Jaison. Deze inzichten vervangen giswerk door helderheid en ondersteunen gestage groei.
Waarom Booqable werkt voor SOLOLive
“Booqable heeft ons tijd bespaard, de organisatie verbeterd en administratieve stress verminderd”, zegt Jaison. “Alles wat we nodig hebben voor ons evenementenverhuurwerk bevindt zich op één plek”.
Door hun workflow op te bouwen rond offerteaanvragen, backofficecontrole en duidelijke rapportage, vond SOLOLive evenementverhuursoftware die past bij hoe ze daadwerkelijk werken. Het resultaat zijn betere gesprekken, minder fouten en een bedrijf dat klaar is voor wat het volgende evenement ook brengt.
