Mike Weiss runt SF Snow Closet, een gratis community sneeuwuitrusting verhuurservice gevestigd in San Francisco. Het project begon ongeveer zeven jaar geleden als een manier om gezinnen toegang te geven tot sneeuwkleding zonder de hoge kosten van het kopen van artikelen die ze slechts een of twee keer per jaar zouden gebruiken. Mike en zijn vrouw namen het vier jaar geleden over en behielden dezelfde missie: sneeuwtrips toegankelijker maken voor lokale gezinnen.
De kast verhuurt sneeuwbroeken, sneeuwpakken, tuinbroeken, helmen, brillen, jassen en laarzen voor zowel kinderen als volwassenen. Gezinnen zijn hun belangrijkste klanten, en jassen, broeken en schoenen zijn de meest gevraagde artikelen. Alles is georganiseerd op rekken in hun garage, en verhuur wordt alleen online afgehandeld. Met slechts hen tweeën die de service runnen, en Mike die het meeste dagelijkse werk doet, hadden ze een systeem nodig dat boekingen kon afhandelen zonder meer uren toe te voegen aan een al vol schema.
Ze kozen Booqable als hun verhuursoftware en kledingverhuurwebsite om vooruitbetalingen voor huurbestellingen aan te nemen. Voor Mike verwijderde de combinatie van een duidelijke boekingspagina en sterk orderbeheer het handmatige werk dat vroeger alles vertraagde.
Overgang naar online boekingen
Voordat ze van systeem wisselden, vertrouwde Mike op Google Sheets en een formulier. Huurders vulden hun gegevens in, en dan moest hij handmatig beslissen welk specifiek artikel toe te wijzen, beschikbaarheid controleren en het blad bijwerken. “Het was ellendig”, zegt hij. “Lang, vervelend en frustrerend.” Wat een snel proces had moeten zijn, duurde vaak een uur of langer.
Zo werkt het nu. Met Booqable’s boekingspagina somt Mike nu alle beschikbare sneeuwuitrusting op met duidelijke foto’s, maten en verhuurperiodes. Gezinnen kunnen precies zien wat er op voorraad is, hun datums selecteren en hun verzoek online indienen. Het systeem volgt automatisch de beschikbaarheid en wijst het juiste artikel toe, dus er is geen giswerk meer.
En omdat de boekingspagina werkt als een kledingverhuurwebsite, hoefde hij niets vanaf nul op te bouwen. Alles loopt via een eenvoudige online storefront die direct verbonden is met zijn inventaris.
Dit bereikt een paar belangrijke dingen voor SF Snow Closet:
-
Klanten kunnen real-time beschikbaarheid controleren en artikelen zelf reserveren
-
Het systeem wijst automatisch producten toe, waardoor handmatige besluitvorming wordt geëlimineerd
-
Alle boekingen zijn georganiseerd op één plek met duidelijke ophaaldetails
Het resultaat is praktisch en onmiddellijk. In plaats van door spreadsheets te sorteren en te proberen maten met de hand te matchen, controleert Mike gewoon de bevestigde boeking en haalt de uitrusting van het rek. Wat vroeger meer dan een uur duurde, duurt nu minuten.
Uren per week besparen met orderbeheer
De tweede grote uitdaging was het bijhouden van huurders en bestellingen. Met alles in een spreadsheet was het gemakkelijk om details te missen of het overzicht kwijt te raken over wie wat en wanneer ophaalde. Voor een gratis community-service met beperkte tijd en geen extra personeel creëerde dat constante stress.
Booqable’s CRM- en orderbeheersysteem veranderde dat. Elke boeking creëert automatisch een gedetailleerde bestelling met klantinformatie, verhuurdatums en de toegewezen producten. Mike kan boekingen filteren op ophaaldatum, de bestelstatus controleren en huurders op de hoogte stellen wanneer hun uitrusting klaar is. Wat vroeger het kruislings controleren van formulieren en spreadsheets inhield, wordt nu afgehandeld binnen één dashboard.
Dit bereikt drie belangrijke voordelen voor het team:
-
Klantgegevens en verhuurgeschiedenis worden opgeslagen in één georganiseerd profiel
-
Ophaalcoördinatie is sneller met duidelijke bestelstatussen
-
Beschikbaarheid is altijd up-to-date, waardoor fouten worden verminderd
“Het nam al het giswerk weg”, legt Mike uit. “Nu hoeven we alleen maar de waar te pakken, de huurder op de hoogte te stellen en de ophaal te coördineren. Makkelijk.” De tijdsbesparing is enorm geweest. Taken die zich vroeger overweldigend voelden, zijn nu snelle, herhaalbare taken die in zijn dagelijkse routine passen.
Een community-service laten groeien met de juiste tools
SF Snow Closet mag dan een gratis service zijn, maar het draait met dezelfde zorg als elk professioneel verhuurbedrijf. Door Booqable te gebruiken als zowel hun skiverhuursoftware als kledingverhuurwebsite, hebben Mike en zijn vrouw een systeem gebouwd dat gezinnen ondersteunt zonder extra administratief werk toe te voegen.
Voor de toekomst hoopt Mike het model uit te breiden naar andere community-leencategorieën zoals verjaardagsfeestbenodigdheden, puzzels en zelfs elektrisch gereedschap. Elk zou zijn eigen subdomein kunnen hebben en afzonderlijk kunnen worden beheerd, allemaal binnen hetzelfde systeem.
Voor nu ligt de focus op het helpen van gezinnen om naar de sneeuw te gaan zonder zich zorgen te maken over kosten. En met de juiste boekingspagina en orderbeheertools op hun plaats, is die missie gemakkelijker te beheren dan ooit. Zoals Mike het stelt: “Het is super gemakkelijk om boekingen en beschikbaarheid te beheren. De flexibiliteit en de besparing van tijd zijn enorm.”
