In Alberta, Canada, zag Scott Livie een kans om zijn bestaande gereedschappen en apparatuur op een nieuwe manier aan het werk te zetten. Scott en zijn vrouw Barbara hadden al een ander bedrijf en kochten in 2024 een lokaal gebouw dat ze snel omvormden tot Pro Works Rentals, een verhuurbedrijf voor apparatuur en gereedschap.
“Naast gereedschappen en apparatuur bieden we ook kleine motorreparaties, een persoon die kan worden ingehuurd om iedereen te helpen hun projecten gedaan te krijgen als ze hulp nodig hebben, evenals betonafwerking”, legt Scott uit. Hun klanten variëren van grote en kleine bedrijven tot aannemers, eigenaren van onroerend goed en start-ups.
Voordat Pro Works Rentals Booqable in gebruik nam, beheerde het boekingen en facturen via Word-documenten en een eenvoudig online boekingsformulier. “We realiseerden ons al snel dat we een efficiëntere manier nodig hadden om te factureren, offertes te maken, te e-mailen en betalingen van klanten te ontvangen”, zegt Scott. Door over te stappen op Booqable voor order- en klantenbeheer, het genereren van facturen en de mogelijkheden van mobiele apps konden ze blijven groeien en tegelijkertijd dezelfde persoonlijke service in een kleine stad bieden die ze waarderen.
Klantinformatie klaar houden voor gebruik
Voorheen moesten reserveringen prijzen apart opzoeken, in een Word-factuur typen en elke keer handmatig klantgegevens invoeren. “We konden geen klantinformatie vooraf laden omdat er geen manier was om terugkerende klanten op te slaan of opnieuw te laden”, herinnert Scott zich. Het ontbreken van een aangesloten systeem vertraagde hen en liet te veel ruimte voor fouten.
Met het order- en klantenbeheer van Booqable kan Scott “nieuwe klanten toevoegen of gewoon de naam van een terugkerende klant invoeren en het wordt automatisch gegenereerd om de klant op te roepen”, terwijl alle details automatisch worden bijgewerkt in het profiel. Dit betekent:
-
Alle klantgegevens worden op één plek opgeslagen en zijn toegankelijk
-
Herhaalboekingen worden binnen enkele seconden ingesteld zonder informatie opnieuw te typen
-
De materiaalgeschiedenis kan per klant of per item worden gecontroleerd
Het resultaat is snellere boekings- en uitchecktijden, minder fouten en een soepelere ervaring voor zowel personeel als klanten. “Alles bevindt zich op één locatie en met slechts een paar simpele klikken om snellere en efficiëntere boekings- en betalingsprocessen te realiseren”, zegt Scott.
Eenvoudig facturen genereren
Vóór Booqable waren de facturen van Pro Works Rentals volledig handmatig. “Onze website had geen factuurintegratie, dus we moesten zoeken naar het product dat voor de prijs werd gehuurd en dat vervolgens invoeren in onze facturen op Word-document”, zegt Scott. Bovendien vereiste het verzenden van een factuur meerdere stappen via e-mail.
Wanneer nu een online bestelling wordt ontvangen of een bestelling in de winkel wordt aangemaakt in hun account, vult de functie voor het genereren van facturen van Booqable automatisch de order- en klantgegevens in. Bovendien berekenen de facturen van Booqable direct prijzen en aanbetalingen, en stelt Scott in staat om “met één klik op de knop een e-mailsjabloon af te ronden en te verzenden”. Dit levert:
-
Nauwkeurige prijzen zonder handmatige opzoekingen
-
Consistente factuuropmaak, elke keer weer
-
De mogelijkheid om facturen direct vanaf de reserveringspagina te versturen
Dit heeft de facturering veranderd van een karwei in meerdere stappen in een snel, accuraat onderdeel van de reserveringsstroom. “Bij het uitschrijven van de factuur zijn de prijzen en producten allemaal goed”, zegt Scott.
De mobiele app: overal en altijd boeken
Veel verhuurbedrijven moeten reserveringen en vragen buiten het kantoor afhandelen, of het nu op bouwplaatsen, tijdens leveringen of tijdens het ontmoeten van klanten is. Voor Scott is het hebben van deze flexibiliteit essentieel. Met de Booqable mobiele app, beschikbaar op zowel iOS als Android, kan hij boekingen, klanten en facturen beheren vanaf zijn telefoon of tablet.
Het maakt rechtstreeks verbinding met hetzelfde systeem dat in zijn thuiskantoor wordt gebruikt, zodat alles in realtime up-to-date blijft. Met de mobiele app van Booqable zegt Scott dat hij “onderweg reserveringen kan maken, prijzen voor apparatuur kan zoeken voor klanten die inbellen en gemakkelijk facturen kan e-mailen.” De app helpt Pro Works Rentals:
-
Bevestig beschikbaarheid en prijzen tijdens het spreken met klanten
-
Reserveringen maken en aanpassen zonder dat je een computer nodig hebt
-
Verstuur facturen direct vanaf elke locatie
Het voordeel is duidelijk. Scott en zijn team kunnen het bedrijf zonder vertragingen in beweging houden, of ze nu in de winkel of onderweg zijn. “Het is vooral tijdbesparend, maar zorgt ook voor een gemakkelijke toegang”, legt Scott uit.
Succes opbouwen met de juiste tools
Vanaf de begindagen met behulp van Word-documenten tot de volledig geïntegreerde Booqable-opstelling van vandaag, heeft Pro Works Rentals een systeem gebouwd dat groei ondersteunt en tegelijkertijd de klantenservice persoonlijk houdt. Order- en klantenbeheer betekent dat elke boeking begint met nauwkeurige, up-to-date klantinformatie. Het genereren van facturen zorgt ervoor dat de prijzen correct en professioneel zijn zonder extra stappen. En de mobiele app zorgt ervoor dat het bedrijf overal reageert.
Scott vat het het beste samen. “Alles is gemakkelijker bij te houden van begin tot eind.” Met deze tools blijft Pro Works Rentals de betrouwbare, kleine stadsservice leveren waar hun gemeenschap in Alberta op rekent, ondersteund door de snelheid en het gemak die klanten van moderne apparatuurverhuur verwachten.
