In Arizona maakte Sheldon Carr van een familiedroom een bedrijf door Event Brothers Co. op te richten. Samen met zijn twee broers en zijn vrouw bouwde hij een verhuurbedrijf op dat evenementen in de hele staat organiseert. Ze bieden tafels, stoelen, bogen, champagnewanden, een fotohokje en bieden ook coördinatiediensten op de dag zelf.
Vóór Booqable was het runnen van het bedrijf lastig. Ze gebruikten QuickBooks voor de facturatie, noteerden inventarisnotities op hun telefoons en planden boekingen via een gedeelde agenda. Tijdens drukke weekenden was het moeilijk om bij te houden wat er beschikbaar was. Het maken van offertes duurde te lang en het was moeilijk om snel op klanten te reageren.
“We realiseerden ons dat we een beter systeem nodig hadden. Ons doel was om geweldige klantenservice te bieden zonder vast te lopen in administratief werk”, zegt Sheldon.
Offerteaanvragen eenvoudiger maken voor klanten
Om de klantervaring te verbeteren, heeft Event Brothers Co. Booqable aan hun website toegevoegd. Ze wilden niet dat klanten direct items zouden boeken, ze gaven er de voorkeur aan elke aanvraag persoonlijk af te handelen.
Met Booqable tonen ze nu hun volledige inventaris online, compleet met foto’s en beschrijvingen. Klanten kunnen selecteren wat ze nodig hebben en via de site een offerteaanvraag indienen. Die aanvragen komen rechtstreeks in Booqable terecht, waar het team snel kan reageren en alles op één plek kan bijhouden.
“Onze klanten kunnen onze opties bekijken en een offerte aanvragen zonder dat we aan de telefoon hoeven te blijven”, legt Sheldon uit.
De formulering aanpassen aan hun offerteproces
Ze gebruikten de vertaalfunctie van Booqable om de standaardvoorwaarden in hun online winkel te wijzigen. “Afrekenen” werd “verlanglijst” en “bestelling plaatsen” werd “een offerte aanvragen”. Dit maakte duidelijk dat klanten niet online boekten of betaalden, maar gewoon een aanvraag indienden.
Ze schakelden ook prijzen, beschikbaarheid en betaalopties uit. Dit zorgde voor een heldere, gerichte ervaring waarbij klanten artikelen selecteerden en hun aanvraag zonder verwarring indienden.
Snellere, professionelere offertes
Het maken van offertes gaat nu veel sneller. In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, gebruikt het team sjablonen in Booqable. Wanneer er een aanvraag binnenkomt, kunnen ze de gegevens invullen, indien nodig de voorwaarden aanpassen en de offerte rechtstreeks vanuit het systeem e-mailen. De prijzen worden automatisch berekend, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
Ze gebruiken Booqable ook om handtekeningen te verzamelen tijdens de levering. Bezorgers kunnen handtekeningen vastleggen via de app, waardoor alle documenten georganiseerd en op één plek blijven.
“Het is alsof je een virtuele assistent hebt die al het saaie papierwerk regelt”, zegt Sheldon.
Wat is de volgende stap voor Event Brothers Co.
Met Booqable heeft Event Brothers Co. het verhuurproces vereenvoudigd en de communicatie met klanten verbeterd. Ze besteden minder tijd aan administratie en meer tijd aan de groei van het bedrijf.
Sheldon en het team zijn van plan hun magazijn uit te breiden, hun inventaris te vergroten en mogelijk een evenementenlocatie te openen. Met Booqable die offertes en inventaris op de achtergrond afhandelt, voelen die doelen beter beheersbaar.
“Booqable is voor ons niet zomaar software. Het is een echte zakenpartner in onze groei”, zegt Sheldon.
Voor evenementenverhuurbedrijven die administratief werk willen verminderen en de manier waarop ze aanvragen verwerken willen verbeteren, laat Event Brothers Co. zien hoe de juiste tool een grote impact kan hebben.
