Besteedt u te veel tijd aan het bijhouden van uw verhuurinventaris? Worstelt u met het verkrijgen van het overzicht dat u nodig hebt om een succesvol verhuurbedrijf te runnen?
Wanneer informatie verspreid is over verschillende plaatsen, kan het frustrerend zijn om te zien welke huuruitrusting in huis is en uitgecheckt wordt. En wanneer teamleden op hetzelfde moment wijzigingen aanbrengen in dezelfde bestanden, gaat het vaak mis. Gelukkig kunnen orderstatussen in Booqable een helpende hand bieden. Door ze goed te gebruiken, krijg je met één of twee klikken het overzicht dat je nodig hebt.
De oude manier van huurbeheer
Nog niet zo lang geleden waren Excel-sheets de aangewezen methode om huurmateriaal bij te houden. Maar naarmate u meer voorraad aanschaft en meer teamleden in dienst neemt, merkt u al snel dat spreadsheets niet meer volstaan. U hebt het omslagpunt bereikt waarop u het aantal klanten dat u aanneemt, niet langer kunt bijhouden.
Het resultaat? Bijhouden wie wat heeft gehuurd wordt een traag proces. Om bij te blijven heeft u één centrale plek nodig voor het [beheren en bewaken van de verhuurinventaris] (https://booqable.com/nl/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management/), zodat u statusupdates kunt krijgen wanneer u en uw team die nodig hebben.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Een overzicht van uw huuropdrachten
Zonder een centraal platform om vanuit te werken, hebben teams beperkt zicht op de status van hun orders, en dus hun producten. Deze beperking maakt het moeilijk voor hen om te weten wat er op voorraad is, te bepalen welke apparatuur moet worden ingepakt en te onthouden wanneer klanten bepaalde items zullen retourneren. Het is gemakkelijk om tijd te verspillen als je geen duidelijk zicht hebt op elke fase.
In Booqable is er een status voor elke fase. De status die je toekent aan een huurorder heeft direct invloed op die van een product, dat beschikbaar kan zijn, opgehaald kan worden of geretourneerd kan worden. Omdat alles aan één platform is gekoppeld, maakt het niet uit of je Booqable gebruikt om handmatig orders aan te maken, boekingen via je website te accepteren, of allebei. Door gebruik te maken van statussen hoef je je geen zorgen meer te maken over dubbele boekingen, en wordt een groot deel van het handmatige werk geautomatiseerd.
Hoe haalt u het meeste uit Booqable?
Zoals u waarschijnlijk weet, hebben uw Booqable orders een specifieke huurperiode, ofwel bepaald door u, ofwel door een klant die online heeft geboekt. Wanneer u een status toekent aan deze orders, activeert u acties zoals het reserveren van producten voor die duur, ze uitchecken en ze markeren als teruggebracht. Laten we eens kijken naar een aantal manieren waarop u Booqable kunt gebruiken om planning een fluitje van een cent te maken.
Stap 1: Maak een nieuwe huurorder aan
U hebt net een nieuwe boekingsopdracht aangemaakt en bent met een schone lei begonnen. In deze status heeft de boeking nog geen nummer en verschijnt hij nog niet in uw overzicht. Komt er iets tussen terwijl u wijzigingen aanbrengt? Moet u bijvoorbeeld de beschikbaarheid in uw agenda controleren? U kunt altijd terugkeren naar de bestelling die u heeft aangemaakt door op de knop ‘nieuwe bestelling’ te klikken en verder te gaan waar u gebleven was.
Stap 2: Opslaan als concept
U bent al een eind op weg, maar u bent er nog niet? Misschien wacht u tot uw klant groen licht geeft. Door op te slaan als concept krijgt uw boeking een nummer, zodat u in een later stadium nog wijzigingen kunt aanbrengen. Denk eraan dat deze actie geen producten reserveert die u eventueel hebt toegevoegd. Dat is iets wat de volgende status doet.
Pro-tip: Met online beschikbaarheid uitgeschakeld, komen online boekingen binnen als concepten. Perfect voor wanneer u klanten een offerte wilt laten aanvragen, wanneer u tijd nodig heeft om meer voorraad te bestellen of wanneer u een bevestiging wilt van een onderverhuurder.
Stap 3: Reserveer uw verhuurproducten
Nu komen we ergens. Zodra u de bevestiging hebt, en u weet wanneer de klant uw materiaal wil huren, is het tijd om op ‘reserveren’ te drukken. Booqable reserveert nu alle producten op die bestelling voor de gespecificeerde huurperiode, waardoor ze niet beschikbaar zijn voor andere boekingen met een overlappende tijdspanne.
Pro-tip: Wil je online betalingen accepteren bij het afrekenen? Door online betalingen aan te zetten, zal Booqable automatisch producten reserveren en de bestelling als betaald markeren wanneer de boeking via uw website binnenkomt.
Stap 4: Markeer artikelen als afgehaald
Het aanklikken van ‘afgehaald’ is de manier om materiaal af te rekenen in Booqable. U kunt bestellingen gedeeltelijk als afgehaald markeren, wat handig is als u niet al uw producten in één keer uitdeelt. Als je een manier nodig hebt om te zien wat er aankomt, zodat je je spullen op tijd kunt inpakken, kijk dan op je dashboard voor de taken van vandaag en morgen. Het is ook een uitstekende manier voor u en uw team om uw werkdag te beginnen.
Stap 5: items markeren als teruggebracht
Wanneer u een retour met succes hebt afgehandeld en alle producten door de inspectie zijn gekomen, is het tijd om uw verhuuruitrusting als ‘teruggegeven’ te markeren en items opnieuw in te checken. Net als bij de vorige status, kunnen bestellingen gedeeltelijk als geretourneerd worden gemarkeerd. Perfect wanneer er iets ontbreekt, en niet alle artikelen in één keer terugkomen.
Pro-tip: Heeft uw klant een borgsom betaald? Als u de bestelling als geretourneerd markeert, vergeet dan niet om de borg terug te betalen als alle apparatuur door de inspectie komt. Heeft de klant zijn borg niet terugverdiend? U kunt dit markeren door hen een bedrag van nul terug te betalen.
Stap 6: Archiveer uw bestellingen
We zijn aan het einde van de verhuurcyclus gekomen. Alles is teruggegeven en er zijn geen administratieve handelingen meer nodig. Zorg ervoor dat u uw huurbestellingen archiveert om uw agenda te ontruimen en deze boekingen in uw bestellijst te verbergen.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
Statussen geven u gemoedsrust
Het maakt niet uit in welke verhuurbranche u actief bent, als u weet hoe u orderstatussen moet gebruiken, kunt u het meeste uit Booqable halen. Door ze te gebruiken, kun je snel zien wat er aan de hand is en welke boekingen je aandacht nodig hebben. Omdat orders en inventaris aan elkaar gekoppeld zijn, is het bijna onmogelijk om fouten te maken. Dubbele boekingen behoren voortaan, net als spreadsheets, tot het verleden.
