Formulieren voor het uitchecken van apparatuur worden door organisaties en onderwijsinstellingen gebruikt om de verplaatsing van goederen bij te houden. Deze formulieren, ook bekend als aftekenbladen voor apparatuur, bevatten gewoonlijk informatie zoals het personeelslid dat de apparatuur uitcheckt, de ID’s van de goederen en gerapporteerde schade.
Veel organisaties, en ook universiteiten, gebruiken formulieren voor het uitchecken van apparatuur om verlies en diefstal van waardevolle bedrijfsmiddelen te voorkomen. En omdat deze formulieren vaak dienen als overeenkomst, moedigen ze een correct gebruik van bedrijfsmiddelen aan en bieden ze een wettelijke basis.
De meeste organisaties vertrouwen echter nog steeds op gedrukte documenten en op papieren workflows. Dat is jammer, want de efficiëntie van het afrekenproces bepaalt in grote mate de kosteneffectiviteit van het materieelbeheer. Gedrukte aftekenbladen voor apparatuur kunnen uw afrekenproces vertragen, waardoor werknemers of studenten moeten wachten, en kunnen al snel leiden tot stapels papierwerk.
In dit artikel wordt kort ingegaan op de redenen waarom organisaties uitcheckformulieren voor apparatuur gebruiken, de elementen die deze moeten bevatten en de technologie die u kunt gebruiken om het uitchecken van apparatuur te versnellen.
Wanneer moeten organisaties formulieren gebruiken voor het afrekenen van apparatuur?
In veel organisaties gebruiken werknemers bedrijfsapparatuur in hun dagelijkse werk. Misschien testen ze demo-apparatuur, of gebruiken ze elektronica (bijv. laptops en tablets) en gereedschap (bijv. elektrisch gereedschap en machines). Bovendien lenen veel universiteiten apparatuur uit aan studenten voor projecten en opdrachten. In al deze gevallen kan een checkout-formulier organisaties helpen bij het bijhouden van het gebruik, de locatie en de staat van bedrijfsmiddelen en verlies en diefstal als gevolg van slecht apparatuurbeheer voorkomen. Dit zijn enkele van de voordelen van het gebruik van aftekenbladen voor apparatuur:
- Het bijhouden van de verplaatsing van apparatuur om verlies en diefstal te voorkomen, en om effectiever te plannen om het gebruik te verhogen.
- Benadruk de verantwoordelijkheid van werknemers of studenten voor het juiste gebruik van bedrijfsuitrusting.
- De staat van bedrijfsmiddelen bijhouden en goed en regelmatig onderhoud van apparatuur aanmoedigen.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Welke gegevens moeten op een formulier voor het afrekenen van apparatuur worden ingevuld?
Of uw organisatie nu gedrukte of digitale aftekenbladen gebruikt, een goed aftekenformulier moet gegevens bevatten over de apparatuur, de werknemer/student die de apparatuur uitleent, een inleverdatum en de voorwaarden die gelden voor het gebruik van de bedrijfsmiddelen.
1. Apparatuur-ID’s
Het formulier voor het uitlenen van apparatuur moet een manier bevatten om de apparatuur te identificeren. Bijvoorbeeld ID’s of streepjescodes (met een streepjescodescanner kunt u het afrekenproces versnellen). Zorg er ook voor dat u de hoeveelheden vermeldt die u uitcheckt, zowel voor apparatuur als voor accessoires. Bij Booqable onderscheiden we verschillende soorten apparatuur in traceerbare inventaris en bulk. Meer over deze tracking types hier.
2. Gegevens werknemer/student
Noteer de volledige naam, het werknemers-/studentennummer en de contactgegevens. De persoon moet ook akkoord gaan met de voorwaarden door het formulier voor het afrekenen van apparatuur te ondertekenen. Softwareprogramma’s zoals Booqable ondersteunen e-handtekeningen, waardoor er minder tijd aan papierwerk wordt besteed.
3. Terugbezorgingsdata
Geef duidelijk aan wanneer het materiaal moet worden teruggebracht en op welke plaats. Een afgesproken datum en uur is ook nuttig voor de planning van uw uitrusting, die uiteindelijk het gebruik van uw activa zal maximaliseren.
4. 4. Schade
Maak een gedetailleerde notitie van eventuele schade voordat u het materieel uitcheckt. Hetzelfde geldt voor retourzendingen: zorg ervoor dat de staat van de goederen aan uw inspectienormen voldoet. Maak indien nodig foto’s zodat u werknemers of studenten aansprakelijk kunt stellen voor schade.
5. Voorwaarden en condities
Vermeld (of verwijs naar) uw algemene voorwaarden op uw aftekenblad voor apparatuur. Beschrijf wie de eigenaar is van het materiaal en geef uw beleid voor schade, verlies en diefstal.
Hulpmiddelen om het uitchecken van apparatuur te stroomlijnen
Het bijhouden van bedrijfsmiddelen met pen en papier kan snel resulteren in stapels papierwerk en inefficiënte checkout-procedures. We hebben Booqable ontwikkeld om organisaties te helpen hun apparatuurprocessen te stroomlijnen door hun activiteiten naar een digitale werkruimte te verplaatsen. Het resultaat is dat medewerkers efficiënter apparatuur kunnen uitchecken, zonder al te veel handmatige handelingen. Daarnaast kunnen ze ook digitale contracten aanmaken, vergelijkbaar met sign-out sheets, en deze digitaal laten ondertekenen. Materiaalbeheerders kunnen minder tijd besteden aan administratie en het bedrijfsmateriaal online volgen.
Wilt u weten hoe uw organisatie materieel effectiever kan beheren? Neem contact op met ons verkoopteam voor meer informatie.
