5 manieren waarop Booqable het ophalen en retourneren gemakkelijker maakt voor verhuurbedrijven

Wanneer klanten arriveren om artikelen op te halen of te retourneren, verwachten ze het exacte product dat ze hebben geboekt, klaar op het juiste moment, en uitgecheckt door iemand die weet wat er met hun bestelling gebeurt. Als u een verhuurbedrijf runt dat veel loopverkeer beheert, kan zelfs een kleine vertraging zoals zoeken naar het juiste artikel of het missen van een retour de hele dag verstoren.

Booqable brengt elk onderdeel van het ophaal- en retourproces naar één plaats. Of u nu een fietsenwinkel, een evenementenverhuurder of een cameraverhuurstudio runt, deze vijf tools helpen uw team voorbereid te blijven zonder met meerdere systemen te hoeven jongleren. Samen ondersteunen ze uw team gedurende uw hele werkdag, zodat klanten met vertrouwen vertrekken en uw personeel gefocust blijft.

Automatische planning op het dashboard

Een duidelijk overzicht van de dag helpt teams op koers te blijven, vooral wanneer veel bestellingen hetzelfde ophaalmoment delen. In Booqable worden ophaal- en retourtijden automatisch aan het dashboard toegevoegd zodra een bestelling is gereserveerd, zodat uw team altijd ziet wat eraan komt zonder iets handmatig in te voeren.

Wanneer die datums automatisch worden bijgewerkt en personeel direct een lijst met ophalingen van dezelfde dag kan openen, blijft u voorbereid voordat klanten binnenkomen. Zonder dit vertrouwen bedrijven vaak op verspreide spreadsheets, losse notities of geheugen, wat leidt tot het voorbereiden van de verkeerde artikelen of te laat beseffen dat iets niet is geretourneerd.

Als u een verhuurbedrijf runt dat fietsen aanbiedt voor lokale tours, kan uw team het ophaalrapport direct vanuit het dashboard of de mobiele app controleren in plaats van door papieren schema’s te bladeren. Dit voorkomt fouten zoals het voorbereiden van de verkeerde framemaat of het missen van een retour die moet worden gecontroleerd voordat de volgende rijder arriveert.

Wat dit bereikt:

• Automatische ophaal- en retourdatums toegevoegd aan elke bestelling bij reservering

• Snelle toegang tot het dagelijkse ophaalrapport op desktop en mobiel

• Minder vergissingen wanneer meerdere teamleden klantenhandovers afhandelen

Met één enkele bron van waarheid krijgen klanten wat ze hebben geboekt zonder vertraging. Uw balie wordt rustiger en personeel besteedt minder tijd aan het oplossen van verwarring.

Gebruik van Booqable’s bestelstatussen

Bestelstatussen in Booqable geven uw team een duidelijk beeld van waar elke boeking staat, en elke status is kleurgecodeerd zodat u de voortgang in één oogopslag kunt begrijpen. De vier hoofdstatussen zijn concept, gereserveerd, ophalen en retour. Deze verschijnen direct in de bestellijst, waardoor personeel de dag snel kan scannen zonder elke boeking te openen.

Dit zorgt er ook voor dat de juiste acties automatisch plaatsvinden. Artikelen worden voor klanten vastgehouden wanneer een bestelling de gereserveerde fase bereikt, en ze worden weer vrijgegeven in de voorraad zodra de bestelling naar retour wordt verplaatst. Zonder een dergelijke structuur vertrouwen veel bedrijven op mondelinge updates of verouderde spreadsheets die kunnen leiden tot verwarring of het beloven van een product dat niet daadwerkelijk beschikbaar is.

Als u een verhuurbedrijf runt dat decoratie en verlichting voor evenementen levert, laat het zien van deze statussen in de bestellijst u direct weten welke boekingen nog concepten zijn die wachten op een klantreactie, welke volledig zijn gereserveerd, welke artikelen zijn opgehaald en welke zijn teruggekomen. Zodra een bestelling de retourstadium bereikt, maakt Booqable de bijbehorende artikelen beschikbaar voor de volgende klant zonder handmatig werk.

Wat dit bereikt:

• Duidelijke, kleurgecodeerde zichtbaarheid van elke fase: concept, gereserveerd, ophalen, retour

• Automatische reservering en vrijgave van producten in de juiste stap

• Verminderd risico op dubbele boeking tijdens drukke periodes

Dit houdt producten nauwkeurig bewegend door uw dag en geeft uw team het vertrouwen om klanten snel en correct te helpen.

Automatisering van borgstellingen

Borgstellingen zijn een belangrijke waarborg bij het verhuren van waardevolle artikelen. In Booqable stelt u vooraf in hoe borgsommen worden berekend en wanneer ze worden aangerekend bij het instellen van uw account. U kunt beslissen of het vaste bedragen zijn of een percentage van het totale orderbedrag, en of ze worden geïnd bij reservering of bij ophalen.

Zodra deze regels zijn geconfigureerd, hoeft uw personeel ter plekke geen beslissingen te nemen en ervaren klanten elke keer een consistent proces. Zonder deze vooraf ingestelde regels en automatische herinneringen is het gemakkelijk voor personeel om te vergeten een borg te nemen tijdens drukke handovers of de terugbetaling later uit te stellen. Dit creëert verwarring voor klanten en verhoogt het financiële risico voor uw bedrijf.

Als u een verhuurbedrijf runt dat professionele camera-apparatuur levert, herinnert Booqable u eraan de borg die u vooraf hebt ingesteld aan te rekenen wanneer de bestelling de ophaalfase bereikt. Wanneer dezelfde klant een lens of camera-body retourneert, herinnert het systeem het team eraan om het terug te betalen of een reden te registreren zoals schade gevonden tijdens inspectie.

Wat dit bereikt:

• Betrouwbare borgberekening op basis van de instellingen die u tijdens het instellen van uw account configureert

• Consistente afhandeling door personeel omdat het systeem weet wanneer het moet innen en terugbetalen

• Duidelijke documentatie wanneer een terugbetaling wordt ingehouden

Het vooraf instellen van deze regels bespaart tijd en zorgt voor eerlijkheid voor elke klant. Uw team volgt hetzelfde proces zonder giswerk, en uw verhuurbedrijf blijft beschermd.

Voorraadartikelen toewijzen aan bestellingen

Het toewijzen van het juiste fysieke artikel aan elke bestelling is essentieel om vergissingen te voorkomen en uw voorraad onder controle te houden. In Booqable kunt u ervoor kiezen om artikelen individueel bij te houden, zodat u verlies voorkomt en een duidelijke geschiedenis opbouwt van omzet, onderhoudsbehoeften en eerdere verhuur voor elke eenheid.

Als u een verhuurbedrijf runt met individueel bijgehouden artikelen, stelt Booqable u in staat om een specifiek voorraaditem aan een bestelling toe te wijzen wanneer u deze naar de ophaalfase verplaatst. Dit zorgt ervoor dat de juiste eenheid het gebouw verlaat en helpt u een gedetailleerde geschiedenis van dat artikel in de loop van de tijd op te bouwen, inclusief onderhoudsbehoeften, reparaties en verdiende inkomsten.

U kunt ook een barcode toewijzen in plaats van handmatig een voorraaditem te selecteren. Dit is vooral handig voor producten met lange of verwarrende artikelnummers. Personeel kan het artikel eenvoudig scannen met de Booqable mobiele app, die direct het juiste voorraaditem ophaalt. Dit voorkomt typfouten, versnelt het ophaalproces en vermindert de kans op het selecteren van het verkeerde artikel.

Wat dit bereikt:

• Nauwkeurige toewijzing van elk artikel door individuele of bulktracking

• Snellere ophalingen en check-ins bij het scannen van barcodes

• Minder selectiefouten en een betrouwbare onderhouds- en omzetgeschiedenis voor elk artikel

Dit beschermt uw bezittingen, bespaart personeelstijd en zorgt ervoor dat klanten altijd het juiste artikel ontvangen dat ze hebben geboekt.

Pakbonnen in bulk afdrukken

Voorbereiden op een drukke dag wordt gemakkelijker wanneer u alle pakbonnen tegelijk kunt afdrukken of downloaden. Zonder dit printen teams vaak bonnen individueel, wat ochtenden vertraagt en de kans vergroot op het missen van een bestelling of het uitdelen van onvolledige details.

Pakbonnen bevatten de essentiële informatie die uw personeel nodig heeft om een bestelling snel voor te bereiden. Ze tonen klantgegevens, de artikelen die in de boeking zijn opgenomen, hoeveelheden en eventuele accessoires of variaties die met het hoofdproduct mee moeten gaan. Ze bevatten ook eventuele notities die aan de bestelling zijn toegevoegd, zoals speciale instructies of waarschuwingen over kwetsbare artikelen.

Booqable stelt u in staat om aangepaste productvelden toe te voegen die op pakbonnen verschijnen, zoals magazijnlocatie, schapnummer of bakkenindeling, wat personeel helpt artikelen onmiddellijk te vinden in plaats van door opslag te zoeken.

Als u een verhuurbedrijf runt dat decoratieartikelen of meubels levert voor evenementen, kunt u de pakbonnen van de dag in één batch afdrukken vanaf de pagina Bestellingen. Dit helpt uw team elke boeking voor te bereiden voordat klanten arriveren, waardoor last-minute gehaast wordt voorkomen. Met magazijnlocatievelden direct zichtbaar op de bon kunnen uw medewerkers artikelen sneller verzamelen en voorbereidingsfouten verminderen.

Wat dit bereikt:

• Snellere ochtendopstelling

• Volledige klant- en productdetails klaar om te gaan

• Hogere nauwkeurigheid bij het samenstellen van meerdere bestellingen

Uw team begint de dag voorbereid, en klanten ervaren snellere, meer zelfverzekerde handovers.

Elke klantinteractie laten tellen

Ophalingen en retourneren bepalen hoe klanten over uw verhuurbedrijf denken. Met Booqable’s tools zoals kalenderautomatisering, kleurgecodeerde statussen, borgherinneringen, toewijzing op artikelniveau en bulkdocumentatie, bouwt u een workflow die elke dag werkt.

Of u nu fietsen, camera’s, decoratie, gereedschap of iets anders verhuurt, deze functies helpen u uw materiaalverhuurbedrijf te runnen op een manier die zowel uw team als uw klanten ondersteunt.

Door Catrin Donnelly · Bijgewerkt November 25, 2025

Catrin is een verhuursoftware-expert met een digitale marketingachtergrond. Ze heeft meer dan 1.000 verhuurbedrijven geïnterviewd om inzichtelijke, bruikbare inhoud te creëren.