Best Practices voor Materiaaltracking in 2024

Steek uw hand op als u denkt dat het bijhouden van apparatuur moeilijk is. Zonder de juiste tools worden acties zoals het inplannen van huurmateriaal productiviteitsbarrières en vertragen ze u vaak. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat er veel op het spel staat als het gaat om het traceren van uw kostbare investeringen. Om al uw bedrijfsmiddelen te coördineren, moet u direct toegang hebben tot de benodigde informatie over de huuruitrusting. En het verkrijgen van deze gegevens is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Wanneer u vertrouwt op pen en papier of een eenvoudige spreadsheet om informatie over uw huuruitrusting bij te houden, bent u kwetsbaar. Traditionele hulpmiddelen kunnen leiden tot handmatige fouten, inefficiëntie, hogere kosten en, in het ergste geval, verlies van apparatuur. In dit bericht laten we u een paar tactieken zien die bedrijven over de hele wereld gebruiken om huuruitrusting te traceren en hun dagelijkse werk een beetje minder stresserend te maken.

Volgmethoden die u vandaag al kunt gebruiken

Voordat u begint met het organiseren van uw bedrijfsmiddelen, moet u weten dat u keuzes hebt met betrekking tot het traceren van huuruitrusting. We hebben al eerder manieren besproken om uw verhuurinventaris op te zetten, van het maken van een productdatabase tot het labelen van uw bedrijfsmiddelen. Dat begint allemaal met een goede set-up in uw equipment management systeem.

Bij Booqable, scheiden we gewoonlijk elk product in twee tracking types, die zich elk anders gedragen in de software. Tracking methodes zijn een van Booqable’s kernfuncties en de beste manier om verschillende soorten assets te beheren. Bij het opzetten van uw inventaris, kunt u materiaal verdelen in trackable en bulk. Laten we eens kijken naar de voordelen van elke methode:

• Wanneer u trackable selecteert, scheidt u elk stuk uitrusting via een unieke identificatiecode. Dit is de meest nauwkeurige methode voor het traceren van verhuismateriaal, waarbij een doorzoekbare geschiedenis wordt gecreëerd voor elk individueel voorraaditem. Als gevolg daarvan kunt u zien waar elk bedrijfsmiddel zich bevindt en met wie - en krijgt u een gedetailleerd inzicht in de gebruiks-, rapportage- en bestelgeschiedenis van afzonderlijke voorraadartikelen.
• Met de optie bulk hoeft u niet zo diep te duiken. Met deze trackingmethode kunt u grotere volumes efficiënter verwerken dan met trackable items. Omdat u alleen de hoeveelheden bij de hand houdt, hoeft u niet te specificeren welke voorraadartikelen u uitgeeft. U krijgt dus minder gedetailleerde informatie over het gebruik en de prestaties van een voorraadartikel, maar het kan uw medewerkers veel moeite besparen bij het plannen van apparatuur.

Hoe kiest u de juiste identificatiemiddelen?

In een notendop, wat het beste werkt voor u en uw team. Veel bedrijven gebruiken serienummers of streepjescodes om traceerbare items te identificeren, maar eerlijk gezegd werkt alles wat duidelijk is. Het is gebruikelijk om korte, leesbare identifiers te zien wanneer gebruikers Booqable gebruiken. We raden aan om ook logische voorvoegsels toe te voegen om meer ruimte te hebben voor relevante informatie. De bedrijfsinitialen van een onderverhuurder, bijvoorbeeld. Of gewoon een afkorting van de modelnaam, zodat iedereen in uw organisatie het in één oogopslag kan herkennen.

Plan apparatuur met live beschikbaarheid

Op een bepaald moment tijdens uw werkdag zult u apparatuur moeten plannen. Misschien heb je een telefoontje gekregen, en is het tijd om de beschikbaarheid te controleren. Of je moet een aanvraag bevestigen of afwijzen. Wanneer planners de beschikbaarheid beter kunnen beheren, verminderen ze het giswerk en kunnen ze nauwkeuriger plannen.

In Booqable, is het plannen van uitrusting visueel. Dat betekent dat je een indicator ziet die je vertelt of een product al dan niet beschikbaar is in real-time. Het is een handige functie waarmee u in een handvol klikken apparatuur kunt boeken, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over overboeking. Laten we eens uiteenzetten hoe u apparatuur in vijf eenvoudige stappen kunt plannen:

1. Open uw Booqable werkruimte en klik op de knop Nieuwe huurbestelling om het proces te starten.
2. Kies de persoon die het materiaal gaat huren, of ** voeg een nieuwe klant toe**.
3. Vervolgens selecteert u de huurperiode voor de betreffende bestelling.
4. 1. Kies het materiaal dat u wilt plannen, stel de juiste hoeveelheden in, en specificeer de voorraaditems voor traceerbare producten (optioneel, u kunt dit ook later doen).
5. 1. Tenslotte, zet de status op Gereserveerd, en het materiaal zal automatisch gereserveerd worden voor de huurperiode.

U hoeft de traceerbare voorraad niet onmiddellijk te specificeren. Het voordeel van dit later te doen is dat u de bezetting kunt verhogen en gaten in uw agenda kunt verkleinen. Stel je voor dat je nog niet zeker weet welk item je wilt inplannen. Voordat u een identifier kiest, zou u uw agenda kunnen starten om een onderbenut bedrijfsmiddel te vinden. Of u zou uw voorraaditems zo kunnen inplannen dat het gebruik geoptimaliseerd wordt.

Neem het voorbeeld hieronder. Stel dat een klant een KineFinety TERRA 4K wil huren van 14 december tot 20 december. Als u #022 had gespecificeerd in plaats van #009 voor de bestelling op de 15e, zou de laatste beschikbaar zijn geweest voor die aanvraag. Nu is #009 niet beschikbaar voor de hele huurperiode, ook al is hij maar voor korte tijd ingepland. Door uw materiaal te plannen met optimalisatie in het achterhoofd, haalt u het meeste uit uw activa.

Krijg controle over uw huuruitrusting

Het is waarschijnlijk dat uw dag-tot-dag er ongeveer zo uitziet. U moet materiaal inplannen, voorraad uitdelen aan klanten, en het materiaal terugnemen. Het coördineren van al deze bewegingen is ingewikkeld, en leidt vaak tot handmatige fouten. Deze vermijdbare fouten zijn frustrerend en veroorzaken vaak stresssituaties.

In Booqable maken statussen het eenvoudig om controle te krijgen over uw verhuurmateriaal. Als je ze goed gebruikt, weet je altijd of een object op voorraad is, bij een klant staat, of veilig is teruggekeerd naar je magazijn. Booqable heeft een aantal statussen die iedereen in uw bedrijf laten weten wat er aan de hand is.

U kunt ze instellen op Concept, Gereserveerd, Opgehaald, of Geretourneerd. Voordat we dit bericht afronden, volgt hier een korte uitleg over welke status u wanneer kunt gebruiken:

• Concept: Bewaar orders als concepten als u nog geen materiaal wilt reserveren. Misschien wacht u op de definitieve goedkeuring van de klant. Of u wilt uw werk later voortzetten.
• Gereserveerd: De klant heeft het startsein gegeven. Alle geplande apparatuur is gereserveerd voor de huurperiode, wat dubbele boekingen en andere handmatige fouten voorkomt.
• Gepikt: De klant heeft het materiaal opgehaald. U kunt orders markeren als opgehaald door de producten (en voorraadartikelen) te selecteren die u afgeeft. Als u nog geen voorraadartikelen hebt opgegeven, is dit het moment. Nogmaals, dit behoedt uw team voor het maken van fouten.
• Geretourneerd: De klant heeft het materiaal teruggestuurd. Sommige of alle producten zijn gemarkeerd als geretourneerd, en ze zijn weer beschikbaar om in te plannen.
• Geannuleerd**: Misschien heeft een klant een aanvraag ingetrokken, of misschien wilt u opnieuw beginnen. Dan annuleert u een bestelling. Houd er rekening mee dat u ze alleen kunt annuleren in de concept- of reserveringsfase.
• Gearchiveerd: De bestelling heeft alle stadia doorleefd. U kunt een order archiveren als het materiaal terug is in uw magazijn, en er geen administratieve acties meer nodig zijn. De belangrijkste reden om orders te archiveren is het opschonen van uw orderlijst en kalenderweergave.

U kunt dit ook allemaal in uw bedrijf doen

Zonder de juiste hulpmiddelen is een groot deel van het werk dat apparatuurbeheerders doen - het plannen, volgen en beheren van apparatuur - vatbaar voor handmatige fouten. Het voordeel van deze workflows in Booqable is dat uw medewerkers toegang krijgen tot real-time informatie over uw bedrijfsmiddelen. Dat betekent minder giswerk, minder inefficiëntie en lagere kosten. Klaar om uw verhuurbeheerprocessen over te zetten naar Booqable? Start met een gratis proefperiode, en kies het plan dat het best aansluit bij uw materieelbeheerbehoeften.