Als uitrustingsbeheerder binnen een onderneming, universiteit of verhuurinstelling vraag je je vaak af waar je tijd gebleven is. Apparatuur klaarmaken voor collega’s, studenten en klanten die het nodig hebben kan veel tijd in beslag nemen, en het zou zeker leuk zijn om minder stress te hebben om mee om te gaan. Nou, u heeft geluk! Dit is onze gids voor veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van apparatuurbeheer en de stappen die u kunt nemen om ze op te lossen.
Uitdaging #1 - Een duidelijk overzicht van uw uitrusting creëren
Als u in een onderneming, universiteit of verhuuromgeving werkt, is de kans groot dat uw apparatuurlijst regelmatig groeit. Daarom moet u een eenvoudige methode hebben voor het organiseren en bijhouden van alle apparatuur die u beheert, of het nu gaat om HDMI-kabels, cameralenzen, batterijen of helmen.
Voeg een boekingssysteem toe
Een van de dingen die u kunnen helpen om een duidelijk overzicht te creëren, is het beperken van het aantal personen dat toegang heeft tot het materiaal. Door een boekingssysteem voor uw materiaal in te voeren, raakt u minder spullen kwijt en weet u waar alles is.
Organiseer uw materiaal
Als uw materiaal overal rondslingert, wordt het heel moeilijk om elk item te traceren. In uw opslagruimte moet alles netjes gelabeld en georganiseerd zijn om minder tijd te verliezen met zoeken en ongelukken te voorkomen.
Gebruik unieke voorraadaanduidingen
Het is goed om belangrijke voorwerpen (zoals camera’s, fietsen, gereedschap en machines) een unieke voorraadaanduiding te geven. Als u weet welke artikelen verhuurd zijn en waar, kunt u uw materiaalbeheer beter beheren en op lange termijn de hoeveelheid papierwerk en de tijd die u aan het zoeken naar specifieke artikelen besteedt, verminderen.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Uitdaging #2 - Uw uitrusting onderhouden
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: u gebruikt iets en ontdekt al snel dat de batterij bijna leeg is of dat het defect is, en dat verpest uw dag. Het kan frustrerend zijn voor zowel u als uw collega, student of klant die de apparatuur heeft gereserveerd. Daarom moet u actief werk maken van het onderhoud van uw apparatuur om stress, kosten en klachten te verminderen.
Pad boekingstijden
Het kan moeilijk zijn om de apparatuur te controleren als u achter elkaar boekingen hebt. Daarom is het altijd goed om de boekingstijden te spreiden. Zo kunt u het onderhoud afronden voordat de uitrusting wordt opgehaald. U kunt ook een gedetailleerd onderhoudslogboek bijhouden, zodat u zeker weet dat elk onderdeel de nodige aandacht krijgt.
Maak speciale zones voor onderhoud
Als elk stuk materiaal op rekken ligt, is het onmogelijk te weten welk stuk aandacht nodig heeft zonder elk stuk te doorzoeken. Door een speciale ruimte te creëren voor het onderhoud van uw apparatuur, hoeft u niet elke keer een enorme klus te klaren. U kunt ook een oplaadstation toevoegen zodat u altijd weet welke apparatuur moet worden opgeladen voor gebruik.
Uitdaging #3 - Weten wat te bewaren en wat weg te gooien
Er is veel gespecialiseerde apparatuur die binnen een paar jaar verouderd is of misschien niet eens de moeite waard is om aan te schaffen, afhankelijk van uw gebruikssituatie. Deze factoren betekenen dat u moet weten wat u hebt, hoe vaak u het gebruikt en hoeveel tijd u kwijt bent aan het repareren van apparatuur.
Maak rapporten van het gebruik van apparatuur
Door rapporten op te stellen over hoe vaak apparatuur wordt gebruikt, kunt u zien waar vraag naar is en waar niet. Zo kunt u overtollige producten verkopen en meer gevraagde producten kopen. Zo kunt u ruimte vrijmaken en reparatiekosten verminderen voor materiaal dat u niet hoeft te bewaren.
Houd een inventarisoverzicht bij
Als u weet wanneer materiaal nodig is en wie het nodig heeft, houdt u een duidelijk overzicht over uw inventaris. Zo vermijdt u dubbele boekingen en ongebruikt materieel. U kunt ook nagaan welk materiaal het vaakst wordt gebruikt en wat u kunt recycleren of doorverkopen als het niet regelmatig genoeg wordt gebruikt.
Hou de gemaakte kosten bij
Het is goed om bij te houden welke reparatie- en onderhoudskosten u maakt, want sommige items kunnen u meer kosten dan u denkt. Overweeg nieuwe producten te zoeken die minder snel stuk gaan of een onderhoudsschema op te stellen om de uitvaltijd van gevraagde artikelen te beperken.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
Booqable - Gestroomlijnde software voor materiaalverhuur en -beheer
Met Booqable kunt u uw materieelbeheer bijhouden en uw inventaris onderhouden met minder tijd en stress. Dankzij ons online boekingssysteem kunnen uw collega’s, studenten of klanten materiaal boeken precies wanneer ze het willen, zonder overlapping, terwijl u dankzij onze trackingopties steeds weet waar elk item zich bevindt. Voeg opvultijd toe tussen uw verhuringen om uzelf wat ademruimte te geven, houd een overzicht van uw apparatuur en genereer rapporten om uw organisatie te maximaliseren.
