Hoe maak je een professionele boekingsportal voor onderwijsinstellingen?

Educatieve instellingen, net als veel organisaties, moeten met hun tijd meegaan en digitale systemen implementeren voor het reserveren en beheren van apparatuur. Of het nu gaat om camera’s, laptops, buitenuitrusting, kostuums of laboratoriumapparatuur, een goed ontworpen online boekingssysteem kan helpen de administratieve last te verminderen en de gebruikerservaring voor zowel studenten als personeel te verbeteren.

Dit is echter een uitdagende taak en met krimpende budgetten hebben ze de meest kosteneffectieve en efficiënte oplossing nodig. In deze blogpost wordt onderzocht hoe educatieve instellingen verhuursoftware zoals Booqable kunnen gebruiken om een professioneel boekingsportaal te creëren voor studenten en personeel. Het veelzijdige voorraad- en boekingsbeheersysteem, gecombineerd met een ingebouwde websitebouwer, maakt het een uitstekende keuze voor instellingen die een online boekingssysteem voor hun apparatuur en ruimtes willen implementeren.

Waarom is Booqable een goede keuze voor educatieve instellingen?

Booqable is een alles-in-één verhuurbeheersoftware en websitebouwer die gemakkelijk kan worden aangepast aan educatieve omgevingen. Oorspronkelijk ontworpen voor verhuurbedrijven, maken de functies van Booqable, zoals voorraadbeheer, online boekingen en streepjescodescanning, het ideaal voor het beheren van middelen in scholen, universiteiten en opleidingscentra.

Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van Booqable binnen een onderwijsinstelling:

1. Flexibiliteit: Booqable kan een breed scala aan boekbare activa aan, van kleine laboratoriumapparatuur tot hele klaslokalen.
2. Gebruiksvriendelijke interface: Zowel personeel als studenten kunnen gemakkelijk door het systeem navigeren.
3. Aanpassing: Het platform kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw instelling.
4. Real-time beschikbaarheid: Studenten kunnen direct zien wat er beschikbaar is en reserveringen maken.
5. Rapportage en analyse: Verkrijg inzicht in het gebruik van middelen en neem op data gebaseerde beslissingen.
6. Verminder verlies: Volg uw apparatuur individueel om ervoor te zorgen dat alles wordt verantwoord.

Hoe maak je een professioneel boekingsportaal met Booqable

Zodra je je Booqable-account hebt aangemaakt, hoef je slechts een paar stappen te volgen om een professioneel boekingsportaal te creëren. Deze gids zal het proces in de voorgestelde volgorde doorlopen, die ook beschikbaar is op het dashboard van je Booqable-account wanneer je inlogt. Het zal echter strikt de stappen volgen die relevant zijn voor het instellen van je Booqable-portaal.

Stap 1: Voeg je apparatuurvoorraad toe

Voordat je apparatuur toevoegt, als je je apparatuur uitleent en geen prijzen nodig hebt, kun je prijzen uitschakelen in de algemene prijsinstellingen.

Je kunt apparatuur toevoegen door naar het tabblad Inventaris te gaan en “Product toevoegen” te selecteren. Dit brengt je naar een scherm waar je een naam kunt invoeren, een afbeelding kunt toevoegen en kunt kiezen hoe je het product wilt volgen. Eenmaal voltooid, kun je voorraad toevoegen, variaties aanpassen en beslissen hoe je het product in je boekingsportaal wilt weergeven.

Stap 2: Kies een websitetemplate

Nu je je apparatuur hebt toegevoegd, is het tijd om een websitetemplate te kiezen. Op het tabblad Online Store kun je de themawinkel openen en degene selecteren die het beste bij je instelling past. Meer dan 50 thema’s zijn ontworpen om te voldoen aan verschillende productniches; je kunt er een kiezen die bij je voorraad past of gewoon degene die het dichtst bij je stijl past. Zodra je een thema hebt geïnstalleerd, kun je alles aanpassen.

Stap 3: Pas de website aan met je branding

Als je een thema hebt gekozen, kun je het aanpassen in de websitebouwer. Hiermee kun je inhoud toevoegen, secties verplaatsen en je branding aanpassen. Ten eerste zou het ideaal zijn om het logo van je instelling toe te voegen en de kleurensets te bewerken om bij je stijlgids te passen. Vervolgens kun je je inhoud toevoegen, secties toevoegen of verwijderen en het ontwerp aanpassen aan je behoeften.

Stap 4: Stel beschikbaarheid en openingstijden in

Booqable stelt je in staat om te kiezen hoe je beschikbaarheid en openingstijden weergeeft. Je kunt beschikbaarheid tonen met of zonder voorraadtelling of de beschikbaarheid volledig verbergen. Als je de tijd wilt beperken waarop studenten en personeel apparatuur kunnen reserveren, kun je ook vaste of flexibele huurperioden instellen. Ten slotte moet je de openingstijden instellen om de tijden te beperken waarbinnen studenten en personeel apparatuur kunnen ophalen en terugbrengen.

Stap 5: Vraag om studenten-ID’s met aangepaste afrekenvelden

Afhankelijk van de behoeften van je instelling, kun je aangepaste velden toevoegen aan je afrekenproces. Bijvoorbeeld, je kunt vereisen dat studenten hun ID-nummer invoeren bij het maken van een reservering. Dit helpt ervoor te zorgen dat je alle informatie hebt die je nodig hebt om je apparatuurruimte soepel te laten draaien. Bovendien kun je vereisen dat studenten een account aanmaken om af te rekenen. Dit maakt toekomstige boekingen toegankelijker, vermindert de noodzaak om informatie in te voeren en zorgt voor een goede gebruikersgeschiedenis tracking.

Implementeer geavanceerde functies

Zodra je tevreden bent met je boekingsportaal, ben je klaar om te gaan met je gehoste domein dat eruitziet als jouw-instelling.booqable.store. Je kunt deze link delen met personeel en studenten en direct boekingen ontvangen. Je kunt echter enkele volgende stappen nemen om de ervaring te verbeteren, zowel online als in je apparatuurruimte, inclusief het toevoegen van een aangepast domein en het bevestigen van barcodes aan producten.

Stel een aangepast domein in

Hoewel je je Booqable-domein zoveel kunt gebruiken als je wilt, kan het toevoegen van een aangepast domein een goed idee zijn. Veel instellingen kiezen ervoor om hun boekingsportaal te draaien op een subdomein dat alleen toegankelijk is voor hun personeel en studenten. Om dit te doen, kun je dit helpcentrumartikel volgen, dat je door elke stap zal leiden om het in te stellen.

Voeg barcodes toe aan je apparatuur

Booqable stelt je in staat om barcodes toe te wijzen aan producten op product- of voorraadniveau. Je kunt dit doen via de webapp door een barcode toe te voegen of via de mobiele app door een barcode toe te wijzen die al aan het item is bevestigd. Dit helpt om check-outs nauwkeuriger te maken en verlies van apparatuur te voorkomen.

Aangepaste e-mails en documenten

Wanneer iemand een boeking maakt, wordt er automatisch een e-mailbevestiging verzonden naar studenten en personeel. Dit kan worden aangepast via de e-mailinstellingen om extra sjablonen te bewerken en te maken. Daarnaast kun je andere documenten zoals facturen, contracten en offertes aanpassen als je ze nodig hebt binnen je leenoperatie.

Stel gebruikersrechten in

Vaak helpen studentvrijwilligers bij de apparatuuradministratie in onderwijsinstellingen. In deze gevallen moet je gebruikersrechten instellen, wat kan worden gedaan via de Account- en factureringsinstellingen. Je kunt op een gebruiker klikken en beslissen wat ze kunnen beheren binnen je verhuursysteem. Dit stelt je in staat om fijne controle te hebben en te voorkomen dat gebruikers veranderingen aanbrengen die je voorraad en boekingen kunnen breken.

Belangrijkste opmerkingen

Software voor huurbeheer inzetten voor onderwijsbehoeften: Gebruik platforms zoals Booqable om een kosteneffectief en efficiënt boekingsportaal te maken dat op maat gemaakt is voor onderwijsinstellingen, en beheer een verscheidenheid aan middelen zoals apparatuur en ruimtes.

Aanpassen voor uw instelling: Pas het boekingsportaal aan de branding en operationele vereisten van je instelling aan, inclusief het toevoegen van aangepaste velden, het instellen van beschikbaarheid en het gebruik van een aangepast domein voor een professionele uitstraling.

Verbeter de gebruikerservaring met geavanceerde functies: Implementeer functies zoals streepjescodes en gebruikersrechten om het beheer van apparatuur te stroomlijnen, verlies te beperken en te zorgen voor nauwkeurige uitchecken, waardoor de algehele gebruikerservaring voor zowel personeel als leerlingen verbetert.

Vereenvoudig boekingen met een gebruiksvriendelijke interface: Zorg ervoor dat het boekingsportaal intuïtief en gemakkelijk te navigeren is, zodat studenten en medewerkers snel de beschikbaarheid kunnen zien, reserveringen kunnen maken en boekingen kunnen voltooien met zo min mogelijk wrijving.

Rapportage en analyses gebruiken voor datagestuurde beslissingen: Profiteer van de rapportage- en analysetools van Booqable om het gebruik van middelen te controleren, apparatuur te volgen en weloverwogen beslissingen te nemen om het middelenbeheer van je instelling te optimaliseren.