Cuando la escuela MC Digital del Middlesbrough College revisó su proceso de préstamos a estudiantes, se dio cuenta de que necesitaba ser más cohesivo. Lewis Taylor empezó a buscar una solución que les permitiera hacer un seguimiento de las reservas, la disponibilidad de existencias y el historial de alquileres. Descubrió que el uso de códigos de barras, reservas en línea y disponibilidad en Booqable era perfecto para lograr estos objetivos.
MC Digital
MC Digital es la escuela digital del Middlesbrough College que se especializa en medios de comunicación, TI y cursos de informática en el Centro Digital. Es el hogar de la tecnología líder en la industria para el desarrollo de aplicaciones y web, redes y soporte de sistemas, informática, animación y efectos visuales, desarrollo de juegos, producción de cine y televisión, y periodismo.
La escuela tiene distintas facultades para cada especialización, incluido el departamento de producción de vídeo, centrado en la televisión y el cine. Ofrecen una amplia gama de equipos que los estudiantes pueden tomar prestados para sus proyectos y tareas, como cámaras, objetivos, auriculares, trípodes, powerbanks, cables, maletines, pantallas verdes, proyectores, tarjetas de captura, iluminación, ordenadores portátiles y micrófonos.
Además de contar con tecnología líder en el sector, como la de Canon, DJI, GoPro, Sennheiser y Sony, también permiten a los estudiantes reservar estudios y espacios de streaming bien equipados. Esto proporciona a los estudiantes soluciones integrales que les dan acceso a todo lo que necesitan para completar con éxito sus tareas con la mayor calidad posible.
Los eslabones perdidos
Al igual que el alquiler, el préstamo de equipos conlleva una serie de retos que pueden frenar una operación. En el proceso de préstamo, MC digital carecía de cohesión en cuanto a la gestión de las operaciones. Esto dio lugar a varios problemas que dificultaron la gestión de las tareas cotidianas de préstamo, ya que no existía una forma centralizada de que los estudiantes y los miembros del personal gestionaran las cosas.
Uno de los problemas era el seguimiento de las reservas entrantes con respecto a la disponibilidad de existencias, ya que no disponían de un sistema para controlarlo. Por supuesto, esto generaba mucha confusión, dobles reservas y equipos que no se entregaban correctamente. El préstamo de material era caótico tanto para los estudiantes como para el personal.
Además, no había forma de hacer un seguimiento de las reservas anteriores, lo que dificultaba el control de la ubicación de los equipos. Esto dificultaba la rendición de cuentas por equipos dañados o perdidos. Como puede imaginarse, la falta de seguimiento de la disponibilidad suponía una gran pérdida de tiempo y de activos para el departamento.
Cohesionar el proceso
Lewis se encargó de encontrar una solución de software para este problema. Conoció Booqable después de haber visto que otros centros educativos lo utilizaban con éxito para el préstamo de equipos. Era precisamente lo que necesitaba para volver a poner en forma el departamento. Puso en marcha varias medidas para mejorar el seguimiento de las reservas, el inventario y la disponibilidad,
En primer lugar, utilizó el creador de sitios web de Booqable para crear un portal interno para estudiantes y personal. Esto les permite ver todo el catálogo de equipos que ofrecen y comprobar la disponibilidad para las fechas que necesiten. Ahora los estudiantes pueden reservar con antelación y saber que su equipo estará allí para ellos, ya que el portal se actualiza automáticamente con la disponibilidad de inventario.
En segundo lugar, Lewis implantó el etiquetado con código de barras para todos los productos, de modo que el personal puede escanear el código de barras del estudiante y retirar el equipo. Esto significa que se requiere menos supervisión, ya que saben que han recogido los artículos correctos. También mejora la precisión de los informes, ya que el equipo puede ver un historial completo del uso de los productos y cuándo se han recogido y devuelto los artículos.
Una perspectiva positiva
Los primeros comentarios de los estudiantes y el personal han sido muy positivos, y les ha resultado fácil aprender a utilizar el sistema. También les encanta poder mostrar un código QR desde su correo electrónico de reserva, lo que permite al personal encontrar las reservas fácilmente. El éxito del uso de Booqable ha abierto la posibilidad de que la universidad preste productos a productoras locales independientes en el futuro.
