Dirigir un negocio de alquiler significa gestionar los cambios cada día. Los clientes agregan artículos, extienden los alquileres o, a veces, devuelven el equipo antes de tiempo. En otros casos, los pagos deben reembolsarse debido a cancelaciones, depósitos de seguridad o ajustes a un pedido. Manejar bien estas situaciones es esencial, no solo para mantener registros precisos sino también para generar confianza con los clientes.
Booqable se integra directamente con Stripe para gestionar pagos y reembolsos. Esto significa que puedes capturar de forma segura los cargos de alquiler, retener depósitos y emitir reembolsos sin salir de tu cuenta Booqable. Combinada con revisiones claras de facturas, esta integración simplifica la gestión de pagos y documentos en un solo lugar. Juntas, estas características le dan la confianza de que sus registros financieros siempre son correctos y que sus clientes reciben un trato justo.
Por qué son importantes las revisiones y los reembolsos simples
Para una tienda de alquiler, lidiar con los cambios rápidamente puede significar la diferencia entre una experiencia fluida para el cliente y una disputa. Imagine una tienda de alquiler de cámaras donde un cliente decide agregar una lente adicional en el último minuto, o una empresa de construcción que necesita cancelar un artículo en un pedido grande. En ambos casos, las facturas y los pagos deben actualizarse con precisión.
Los reembolsos para las empresas de alquiler también son inevitables. Es posible que su empresa tenga que devolver un depósito cuando los artículos se devuelvan en buenas condiciones o si un cliente acorta el tiempo de reserva. Sin un proceso claro, estas situaciones pueden volverse confusas tanto para el cliente como para la empresa.
Por eso, las funciones de facturación y pago de Booqable están diseñadas para gestionar estas situaciones con unos pocos clics, manteniendo tus registros completos.
Comience su negocio de alquiler por sólo 27 $/mes
Ponga los pies en el agua y compruebe la demanda en su zona con un sitio web de alquiler por sólo 27 $/mes.
Consejos para evitar reembolsos complicados
Cobrar un depósito reembolsable por adelantado
Muchas empresas de alquiler optan por tomar un depósito de seguridad al momento de la recogida en lugar de cobrar el monto total del pedido. Una empresa de alquiler de fiestas, por ejemplo, puede tener un depósito de $ 100 al entregar sillas y mesas. Si todo vuelve como se esperaba, el depósito se puede reembolsar fácilmente directamente desde la pantalla del pedido en tu back office de Booqable cuando marcas un pedido como devuelto.
El reembolso se procesa de forma segura a través de Stripe, pero como la acción se completa en Booqable, no es necesario iniciar sesión en tu cuenta de Stripe. Esto evita reembolsar grandes cantidades innecesariamente y mantiene el proceso rápido tanto para el personal como para los clientes.
Utilice una autorización previa de tarjeta de crédito
Con Stripe integrado, Booqable le permite realizar manualmente una autorización de tarjeta de crédito directamente desde un pedido. Esto se puede hacer después de crear una reserva en línea o al introducir un pedido manual en el back office de Booqable. Por ejemplo, una tienda / negocio de alquiler de bicicletas puede autorizar tanto el monto del alquiler como un depósito por daños en el momento de la recogida, sin cargar la tarjeta del cliente de inmediato.
Cuando las bicicletas se devuelven de forma segura, puedes liberar el depósito y capturar solo el coste del alquiler, todo desde la misma pantalla de pedido, mientras que Booqable comprueba automáticamente con Stripe para confirmar cuánto tiempo tienes antes de que expire la retención. Esto le brinda una ventana clara para actuar y ayuda a evitar perder una autorización.
Debido a que la tarjeta del cliente solo se carga una vez que captura el monto final, no es necesario procesar un reembolso si el pedido cambia o se devuelve el depósito. Esto significa que evita pagar tarifas de transacción en los pagos reembolsados, ahorrando dinero a su negocio de alquiler con el tiempo.
Utilizar la facturación de Booqable para prepararse para los cambios
Debido a que las facturas en Booqable están conectadas a los pedidos, pueden adaptarse cuando las cosas cambian. Una empresa de alquiler de herramientas que necesita retirar un taladro no utilizado del pedido de un cliente no tiene que empezar de nuevo. En su lugar, pueden revisar la factura existente. Esta configuración hace que los reembolsos futuros para las empresas de alquiler sean menos probables y mantiene el papeleo organizado.
Procesamiento de reembolsos en Booqable
Los reembolsos en Booqable están diseñados para ser rápidos y flexibles. Una de las mayores ventajas es que el sistema le avisa cuándo se puede requerir un reembolso. Si elimina artículos de la lista de productos de un pedido, cambia las fechas de alquiler o hace clic en “devolver” en un pedido en el que ya no se necesita el depósito, el estado del pago se actualizará automáticamente. Booqable le muestra que el pedido se ha cobrado de más y muestra la cantidad exacta que debe reembolsarse, ya sea el depósito o una parte del costo del alquiler.
Si un pago se realizó en efectivo, cheque o transferencia bancaria, puede registrar el reembolso manualmente. Para los cargos de tarjeta de crédito procesados a través de Booqable, el reembolso se puede emitir directamente desde la página del pedido. Ya sea parcial o total, el monto se devuelve a través de Stripe al método de pago original del cliente. Esto mantiene toda la actividad financiera en un solo lugar, lo que garantiza que los reembolsos para las empresas de alquiler sean transparentes y precisos.
Mantener los registros claros con las revisiones de las facturas
Las revisiones de facturas en Booqable garantizan que tu documentación sea precisa y profesional sin perder de vista lo que sucedió en el pasado. Las revisiones de facturas finalizadas de Booqable están directamente vinculadas a los cambios en la pantalla de pedidos. Si ajusta el contenido del producto en un pedido, como añadir una silla adicional para el alquiler de una fiesta o quitar un taladro de un alquiler de herramientas, Booqable le pedirá automáticamente que cree una nueva revisión de la factura. De esta manera, nunca tendrá que recordar actualizar una factura manualmente.
Cada revisión conserva el número de factura original con un sufijo como R1 o R2, por lo que siempre sabrá qué versión es actual y qué ha cambiado. Una vez creada, la factura revisada se puede compartir fácilmente con los clientes como un archivo adjunto de correo electrónico. Al combinar la revisión con una plantilla de correo electrónico, puede comunicar actualizaciones de manera profesional sin esfuerzo adicional.
Las revisiones de facturas también cubren situaciones en las que se eliminan artículos de un pedido y se requiere un reembolso. En estos casos, Booqable crea una factura de crédito que refleja la reducción del coste. Por ejemplo, si una empresa de alquiler de bodas elimina un juego de luces que un cliente ya no necesita, el sistema generará una factura de crédito junto con la revisión, asegurando que se contabilice el reembolso y que el papeleo permanezca claro.
La mayor ventaja es que las revisiones y los créditos no sustituyen a las facturas originales, sino que son actualizaciones relacionadas. La sección Documentos almacena todas las versiones de las facturas, mientras que la sección Pagos realiza un seguimiento de la actividad financiera relacionada. Esto crea un rastro completo de cambios que beneficia tanto al negocio de alquiler como al cliente.
Empiece por crear su sitio web
Todo nuevo negocio de alquiler comienza con un sitio web para conseguir sus primeras reservas.
Generar confianza a través de procesos claros
En los negocios de alquiler, los reembolsos y los cambios de factura son parte de la vida diaria. Lo que más importa es lo fácil que es manejarlos sin crear confusión o trabajo adicional. Booqable le ofrece las herramientas para procesar rápidamente los reembolsos de las empresas de alquiler y crear revisiones de facturas de alquiler que mantengan la precisión de sus registros financieros. Ya sea que esté administrando depósitos, reembolsando pagos o ajustando facturas, siempre tendrá registros claros en los que confiar.
Mediante el uso de depósitos, autorizaciones previas y la facturación integrada de Booqable, no solo reduce la cantidad de reembolsos que necesita emitir, sino que también los administra con confianza cuando surgen. Los clientes obtienen documentación clara y su empresa gana la confianza que se merece.
