Para muchas empresas de alquiler, facturar a los clientes es el último paso para cobrar por sus productos o servicios. Por lo tanto, generar y enviar eficientemente las facturas es esencial para sus resultados. La mejor manera de agilizar este proceso es utilizando el software de alquiler Booqable, que incluye un generador de facturas, con el que se pueden crear y enviar rápidamente facturas a los clientes.
Al generar y enviar facturas dentro de su software de alquiler, puede enviarlas fácilmente a los clientes y hacer que paguen a través de su procesador de pagos conectado. Aprenda a crear, enviar y actualizar facturas y aceptar pagos dentro de su cuenta de Booqable.
¿Qué es una factura de alquiler?
Las facturas son documentos financieros que describen los productos o servicios que su cliente ha acordado pagar. Incluyen una lista detallada con los precios y la cantidad total a pagar, que puede ser el importe total o un depósito de seguridad. En determinados nichos de alquiler, las facturas son la forma más habitual de facturar a un cliente, mientras que otros aceptan el pago en el momento de la reserva.
Por ejemplo, un cliente puede pedir un presupuesto de mobiliario y decoración para su boda. La empresa de alquiler le hará una propuesta y, si está de acuerdo, le enviará una factura. Esta es la cantidad que se espera que el cliente pague en un plazo determinado para asegurarse los bienes y servicios.
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¿Qué debe incluir una factura de alquiler?
Las facturas suelen ser bastante sencillas, independientemente del nicho de alquiler o de los tipos de productos o servicios que se ofrezcan. Aunque en Booqable se incluyen imágenes de los productos para que los clientes sepan por qué están pagando, los elementos esenciales que deben incluir las facturas son
- Los nombres de la empresa y del cliente y la información de contacto.
- Los productos o servicios que se prestan
- La tarifa acordada para estos productos o servicios
- El periodo de alquiler y su duración
- La fecha de emisión de la factura
- La fecha de vencimiento del pago ahora y después si se requiere un depósito de seguridad.
El generador de facturas de Booqable rellenará automáticamente esta información a partir de los datos del pedido adjunto. Esto hace que sea fácil crear y enviar facturas profesionales a los clientes al instante. Puedes utilizar la plantilla estándar o ir más allá personalizando exactamente la información que quieres que aparezca en tus facturas, así como seguir las mejores prácticas.
Cómo crear facturas en Booqable
Generar una factura dentro de Booqable le permite crear y enviar facturas directamente dentro de su cuenta a los clientes que han solicitado sus productos o servicios. Dentro de la barra lateral derecha de cualquier pedido, se le dará la opción de crear y enviar una nueva factura. Además, si actualizas el pedido en el futuro, puedes enviar una factura actualizada con los costes prepagados deducidos.
Automatización de la creación de facturas
Cada vez que reciba o cree un nuevo pedido en Booqable, tendrá la opción de generar una nueva factura. Esta factura se rellenará automáticamente con la información que usted y su cliente hayan proporcionado. Esto ahorra tiempo a la hora de rellenar las facturas desde cero y le permite procesar un pedido rápidamente. No sólo eso, sino que también puede estar seguro de que los clientes están recibiendo una factura profesional.
Gestión de las versiones de las facturas
Cuando se genera una factura por primera vez, ésta será etiquetada como “Pro-forma”, lo que significa que aún puede ser actualizada. Una vez que usted finaliza una factura, puede ser enviada a un cliente. Si realiza un ajuste después de finalizar una factura, se generará una nueva “Pro-forma”. A continuación, puede comprobar que se han deducido los pagos realizados y finalizar la factura actualizada. También puede crear facturas de crédito en caso de que el importe del pedido disminuya.
Envío de facturas a los clientes
Una vez que estés satisfecho con una factura, puedes enviarla directamente a la dirección de correo electrónico que te proporcionaron desde Booqable. Puede ir acompañada de un correo electrónico escrito manualmente o de una plantilla de correo electrónico guardada que se rellena automáticamente con la información del cliente. Esto significa que la creación y el envío de correos electrónicos se puede hacer en sólo un par de minutos.
Empiece por crear su sitio web
Todo nuevo negocio de alquiler comienza con un sitio web para conseguir sus primeras reservas.
Cobrando de las facturas en Booqable
Para recibir el pago de las facturas en Booqable, necesitas conectar un procesador de pagos de terceros a tu cuenta. Puedes elegir entre Stripe o PayPal, que proporcionan servicios de pago seguros para ti y tus clientes. Puedes generar y enviar un enlace de solicitud de pago desde un pedido en el mismo menú donde creaste tu factura.
Si un cliente paga una factura, el estado de pago del pedido cambiará a pagado automáticamente, sin tu interacción. También puede optar por pedir a los clientes que sólo paguen un pago parcial y que paguen el importe total en una fecha posterior. Esto facilita la gestión de los pagos y se asegura de que usted cobre correctamente.
Centralización de las herramientas de tu negocio de alquiler con Booqable
Booqable le permite mantenerse organizado y gestionar todos los aspectos de su negocio de alquiler en un sistema sencillo. La creación y el envío de facturas es una parte esencial de la gestión exitosa de una empresa de alquiler, junto con la gestión del inventario, la aceptación de las reservas en línea, y la supervisión del rendimiento. Puede ahorrar dinero y tiempo al tener estas herramientas en un solo sistema.
