Das in Dubai ansässige Unternehmen The White Boutique ist ein Eventvermieter, der sich auf alles spezialisiert hat, von Babypartys und Verlobungsfeiern bis hin zu hochkarätigen Geschäftstreffen und atemberaubenden Hochzeiten. Innerhalb des Unternehmens verwenden alle, vom Lagerpersonal bis zu den Catering-Koordinatoren, Booqable zur Verwaltung des Inventars. So wird sichergestellt, dass nichts fehlt und die Kunden jedes Mal den bestmöglichen Service erhalten.
Wenn uns Filme etwas über Dubai gelehrt haben, dann, dass die Menschen dort es lieben, luxuriöse Veranstaltungen für ihre Familien, Freunde und Geschäftspartner durchzuführen. Daher ist es nur logisch, dass es einen florierenden Raum für Eventvermieter gibt, die herausragende Großveranstaltungen anbieten, die gut genug aussehen, um in einem Film zu sein. Unternehmen wie diese brauchen ein Organisationssystem, auf das sie sich verlassen können, und genau hier kommt Booqable ins Spiel.
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Die Weiße Boutique
The White Boutique wurde 2013 in Dubai, Vereinigte Arabische Emirate, gegründet und beliefert einige der renommiertesten Kunden der Stadt. Sie heben sich von der Konkurrenz ab, indem sie die intimsten Details für eine außergewöhnliche Palette von Veranstaltungen perfektionieren. In den acht Jahren ihres Bestehens haben sie alles von Baby-Partys und Verlobungsfeiern bis hin zu hochkarätigen Geschäftstreffen und atemberaubenden Hochzeiten ausgerichtet.
Um dieses Leistungsniveau und diesen Ruf zu erreichen, muss jeder Aspekt perfekt geplant sein, und es gibt keinen Raum für menschliche Fehler. Schon ein einziges schreckliches Ereignis könnte für einen Eventvermieter wie The White Boutique bedeuten, dass sein hart erkämpfter Ruf in Mitleidenschaft gezogen wird. Deshalb brauchen sie ein Buchungssystem, das keinen Raum für Fehler lässt und sicherstellt, dass jeder Mitarbeiter jederzeit genaue und aktuelle Informationen sieht.
Automatisierung der Logistik
Vor dem Einsatz von Booqable wurde jeder Schritt einer Bestellung manuell ausgeführt und überwacht, was anfällig für menschliche Fehler war. Die Schwierigkeit, die Kundenwünsche und den verfügbaren Bestand zu kommunizieren, wurde schließlich zu einem sehr strategischen Vorgang. Bei der Belieferung hochkarätiger Kunden muss alles genau stimmen, was ohne die richtigen Werkzeuge stressig sein kann.
“Booqable hat uns bei der Automatisierung unserer Logistik geholfen - vor allem bei Reservierungen, Versand und Retouren. Dienstleistungen, die sich auf die kleinsten Details einer Veranstaltung konzentrieren, haben unsere Abläufe komplexer gemacht.”
Die White Boutique entschied, dass Booqable die am besten geeignete Software für ihre Anwendung ist. Sie hat ihnen geholfen, die Logistik zu automatisieren und ihre komplexen Abläufe, bei denen es auf die kleinsten Details ankommt, viel einfacher zu koordinieren. Hier ist ein Beispiel für einen typischen Bestellungsablauf:
“Eine einfache Standardbestellung beginnt in der Regel mit einer Anfrage für das Essen. Als Nächstes werden dem Kunden kostenlose Einrichtungsentwürfe zugeschickt, und hier kommt Booqable ins Spiel. Dann wählt der Kunde ein bestimmtes Thema aus, und wir reservieren die entsprechenden Artikel. Booqable sagt uns dann genau, was vorrätig ist und plant den Versand und die Abholung.
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Überwachung jedes Details
Natürlich geht die Nutzung von Booqable über den Bestellvorgang hinaus und ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den Betrieb des Unternehmens geworden. So wird die App beispielsweise von mehreren Mitgliedern des Lagerteams und den Catering-Koordinatoren verwendet, und eine der meistgenutzten Funktionen ist der Kalender.
“Der Kalender hilft uns sehr bei der Nachverfolgung unserer Artikel - wo sich ein Artikel befindet, bei welchem Kunden, zusammen mit seinem spezifischen Standort. Er beantwortet auch Fragen wie ‘wann soll er abgeholt werden’ und ‘wo wird er als nächstes verwendet’.”
Dies hat die Art und Weise, wie das Unternehmen arbeitet, grundlegend verändert. Die Möglichkeit, die Verfügbarkeit mit einem Mausklick zu aktualisieren, hat beispielsweise die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams erheblich erleichtert.
“Um zu überwachen, welche Artikel im Haus sind, verwenden wir hauptsächlich die Start- und Stoppfunktion. Wenn wir auf ‘reservieren’ klicken, sind die Artikel in einem bestimmten Zeitraum für andere Bestellungen nicht verfügbar. Das Dashboard erinnert uns an Aufträge, die gestartet und gestoppt werden müssen (versandt und abgeholt, wie wir es nennen). Dadurch werden mögliche verspätete Versendungen, Abholungen und andere Probleme vermieden.”
