Andrew Kovar betreibt Black Tie Party Rentals in Daytona Beach, Florida, gemeinsam mit seiner Frau. Das Unternehmen entstand fast durch Zufall. Sie hatte einen Party-Cart bestellt und begann, ihn gelegentlich zu vermieten. Die Resonanz war stark genug, um das Paar davon zu überzeugen, sich hauptberuflich diesem Geschäft zu widmen. Heute vermieten sie Tische, Stühle, Zelte, Tanzflächen, Textilien und Geschirr, während Andrews Frau sich um die Dekoration kümmert, von Ballonarrangements und Blumendekor bis hin zu Tischaufsätzen und kompletten Tischgestaltungen.
Ihre Kunden verteilen sich recht gleichmäßig auf zwei Arten von Veranstaltungen. Firmenkunden bestellen in der Regel große Mengen an Tischen, Stühlen und Zelten, während Hochzeitsplaner zu ihnen kommen, wenn es um Resin- oder Chiavari-Stühle, Tanzflächen und Photobooths geht. Was Black Tie auszeichnet, ist genau diese Kombination: Ausrüstungsvermietung zusammen mit vollständigen Eventdesign-Dienstleistungen, sodass ein Kunde Zelt und Tischgestaltung bei demselben Unternehmen buchen kann.
Vor Booqable wickelte Andrew alles über Wix ab. Es funktionierte, aber Automatisierung war praktisch nicht vorhanden, sodass jedes Angebot, jeder Mietvertrag und jede Rechnung von Hand zusammengestellt werden musste. Heute läuft Black Ties Backoffice und Buchungsprozess über Booqable, wobei der Event-Rental-Shop weiterhin auf seiner bestehenden Website läuft und über die einbettbaren Komponenten von Booqable betrieben wird. Zwei Funktionen machten den Wechsel besonders lohnend: die Übersetzungsfunktion von Booqable, mit der er einen Buchungsablauf im Stil einer Wunschliste aufbauen konnte, und Zahlungslinks in Kombination mit Rechnungen, mit denen er alles, was ein Kunde braucht, in einer einzigen E-Mail versenden kann.
Den Online-Checkout in ein Wunschlisten-Formular verwandeln
Für ein Eventverleih-Unternehmen wie Black Tie ist der erste Kontakt von Kunden oft nichts anderes als die Frage, wie viel etwas kosten würde. Andrew wollte nicht, dass jeder Besucher, der ein Formular ausfüllt, automatisch eine Reservierung festlegt, bevor er die Möglichkeit hatte, mit ihm darüber zu sprechen. Was er brauchte, war eine Möglichkeit, Anfragen zu sammeln, ohne dafür Inventar zu reservieren.
Mit Booqable konnte er den Checkout-Ablauf so umbenennen, dass er sich wie eine Wunschliste liest statt wie ein Warenkorb, indem er Texte wie „In den Warenkorb“ zu „Zur Wunschliste hinzufügen“ und „Bestellung bestätigen“ zu „Wunschliste einreichen“ änderte. Da die Verfügbarkeitsprüfung deaktiviert ist, wird jede Kundenanfrage in Booqable als Entwurfsbestellung erfasst statt als bestätigte Reservierung. Das Deaktivieren der Checkout-Zahlungen erlaubt Andrew außerdem, die Anfrage zu prüfen, ein Angebot zusammenzustellen und mit einer Rechnung und einem Zahlungslink nachzufassen, bevor er die Zahlung entgegennimmt oder die Ausrüstung reserviert.
Andrew beschreibt es einfach: Seine Website bietet eine Wunschliste, die Kunden Schätzungen liefert und ihnen ein Angebot zukommen lässt, ohne viel Hin und Her. In der Praxis erfüllt dieser Aufbau für ihn drei Dinge:
-
Hält seinen Kalender und sein Inventar frei von Anfragen, die ohnehin nicht zu Buchungen geführt hätten
-
Gibt ihm Raum, mit Hochzeitskunden über die Dekoration zu sprechen, bevor die Preisgestaltung feststeht
-
Verwandelt jede eingereichte Website-Anfrage in eine Entwurfsbestellung, die bereits in Booqable hinterlegt ist
Der Schmerzpunkt war einfach: Er wollte nicht, dass seine Website eine Buchung verspricht, bevor er sie selbst bestätigt hat. Jetzt übernimmt der Wunschlisten-Aufbau diese erste Interaktion für ihn, und jedes Angebot beginnt mit einer Bestellung, die bereits in Booqable vorliegt.
Mietvertrag, Rechnung und Zahlungslink in einer E-Mail versenden
Sobald aus einer Wunschlisten-Anfrage eine tatsächliche Buchung wird, steht Andrew vor einer zweiten Herausforderung: den Kunden zur Zahlung zu bewegen. Von Hand bedeutete das, für jede Bestellung einen Mietvertrag, eine Rechnung und einen separaten Weg zur Zahlungsabwicklung zusammenzustellen.
Aus derselben Entwurfsbestellung erstellt Andrew einen Stripe-Zahlungslink, generiert die Rechnung und bereitet eine E-Mail mit einer angepassten Vorlage vor, in der Zahlungslink und Rechnung enthalten sind. Der Mietvertrag geht in derselben E-Mail heraus. Was früher mehrere separate Schritte erforderte, geschieht jetzt aus einer einzigen Bestellung.
Andrews eigene Worte fassen die Wirkung zusammen: Mietvertrag, Zahlungslink und Rechnung in derselben E-Mail zu versenden spart ihm Zeit, „was mir also Geld spart“. Er verweist auf drei konkrete Veränderungen:
-
Eine E-Mail deckt Vertrag, Rechnung und Zahlungslink ab statt drei separate Nachrichten
-
Kunden zahlen schneller, weil alles, was sie brauchen, direkt vor ihnen liegt
-
Er muss nicht mehr manuell Kalendereinträge für jede Buchung erstellen, was er als „riesig“ bezeichnet
Der ursprüngliche Schmerzpunkt – für jede Eventverleih-Buchung separaten Dokumenten nachzujagen – ist verschwunden. Andrew investiert die gewonnene Zeit nun in die Führung seines Teams und die Unterstützung der Design-Seite des Geschäfts.
Ein schlüsselfertiges Eventverleih-Unternehmen aufbauen
Black Tie Party Rentals ist weiterhin ein kleiner Betrieb: Andrew übernimmt die Vermietung, seine Frau das Design, und ein Bereitschaftsteam von fünf Personen hilft bei der Arbeit. Doch das Backoffice wirkt längst nicht mehr klein. Kunden haben Andrew gesagt, dass der Ablauf großartig sei, und er selbst bemerkt den Unterschied daran, wie viel Zeit er jede Woche zurückgewinnt.
Auf die Frage, wohin sich das Geschäft entwickeln soll, sagte Andrew unverblümt: Er möchte, dass Black Tie zu einem „vollständig schlüsselfertigen Betrieb“ wird, der so gut läuft, dass er nur noch gelegentlich nachsehen muss, „um sicherzustellen, dass das Haus nicht brennt“. Da Booqable Wunschlisten-Anfragen, Rechnungen und Zahlungslinks übernimmt, hat er bereits einen Großteil der Infrastruktur aufgebaut, die dafür nötig ist.
