Niklas Nyström hat jahrelang im Theater und mit Bands gearbeitet, und dabei eine Sammlung an Ausrüstung, Werkzeugen und Equipment aufgebaut, die zwischen den Auftritten größtenteils im Lager stand. Er begann, einzelne Stücke an Freunde und Bekannte zu vermieten, und schon bald fragte er sich, ob er nicht ein größeres Publikum erreichen könnte. Aus diesem Gedanken entstand Hobby Rent mit Sitz in Finnland.
Heute gehören Partykühler, Beschallungstechnik, Karaoke-Maschinen, Discolichter sowie Klapptische und -stühle zu den beliebtesten Artikeln von Hobby Rent – im Grunde alles, was man für eine gelungene Party braucht. Privatkunden machen den Großteil des Kundenstamms aus, und Niklas nutzte Booqables Website-Builder für Vermietungen, um seinen Vermietshop zusammenzustellen, damit die Kunden stöbern und reservieren können, was sie brauchen, ohne hin und her zu telefonieren.
Bevor er sich für ein Vermietungsmanagementsystem entschied, lief alles über E-Mail, Kalender und einen einfachen Webshop. Angebote wurden einzeln verschickt, und die Rechnungsstellung war etwas, dem er manuell nachjagen musste. Er entschied sich für Booqable, um sowohl die Backoffice-Seite des Geschäfts als auch die Buchungsplattform, die Kunden sehen, zu verwalten, und stützt sich dabei besonders auf die Angebots- und Rechnungstools, um den Betrieb am Laufen zu halten.
Eine ordentliche Nachweiskette mit Angeboten
Vor Booqable gab es nichts Formelles, das eine Buchung an die von beiden Seiten vereinbarten Bedingungen band. Wenn ein Kunde etwas beschädigte oder es über das Rückgabedatum hinaus behielt, hatte Niklas kein Dokument, auf das er sich beziehen konnte. Diese Lücke ließ jede Vermietung wie eine Handschlag-Abmachung wirken, was unter Freunden in Ordnung ist, aber kein Fundament für ein Geschäft.
Mit Booqable kann Niklas seinen Kunden klare Vermietungsdokumente zusenden, in denen aufgeführt ist, was sie mieten und zu welchen Bedingungen, und eine elektronische Unterschrift anfordern, bevor die Ausrüstung sein Lager verlässt. Wie er es selbst formulierte: „Jetzt erhält der Kunde einen klaren Vertrag, der festhält, was gemietet wurde und zu welchen Bedingungen.“
Diese eine Änderung hat für Hobby Rent einiges bewirkt:
-
Jede Vermietung kann einen unterschriebenen Nachweis darüber haben, was wann und unter welchen Bedingungen hinausging
-
Bei Streitigkeiten über Schäden oder verspätete Rückgaben gibt es ein Dokument, auf das man sich berufen kann
-
Kunden haben einen klaren Nachweis über die Mietbedingungen, denen sie zugestimmt haben
Niklas muss sich nicht mehr auf sein Gedächtnis oder eine Reihe von E-Mails verlassen, um zu belegen, was vereinbart wurde. Wenn eine Frage zu einer Buchung auftaucht, ist der Vertrag direkt zur Hand.
Bezahlt werden, ohne jemandem nachlaufen zu müssen
Die Rechnungsstellung war eine der Dinge, die Niklas ausdrücklich als Herausforderung vor Booqable nannte, neben der Bestandsverfolgung und dem Buchungskalender. Die manuelle Verwaltung von Rechnungen fügte dem bereits arbeitsintensiven Vermietungsprozess eine weitere Aufgabe hinzu.
Booqable bietet Niklas eine viel übersichtlichere Möglichkeit, Rechnungsstellung und Zahlungen zusammen mit seinen Buchungen zu verwalten. Er kann Rechnungen erstellen, Zahlungsinformationen mit jeder Bestellung verknüpft halten und Kreditkartenzahlungen akzeptieren, was er als einen seiner Lieblingsteile des Systems bezeichnete.
Die Auswirkung ist ein einfacherer Zahlungsprozess:
-
Kunden haben eine unkomplizierte Möglichkeit, ihre Mieten zu bezahlen
-
Zahlungsinformationen bleiben mit jeder Bestellung verknüpft
-
Niklas kann weniger Zeit damit verbringen, Rechnungen und offene Zahlungen manuell nachzuverfolgen
Für ein Geschäft, das Niklas noch neben seiner anderen Arbeit betreibt, zählt diese gewonnene Zeit. Weniger Zeit für die Verwaltung von Rechnungen aufwenden zu müssen bedeutet, dass ihn eine Sache weniger von der nächsten Buchung ablenkt.
Vom Nebenerwerb zu etwas Größerem
Buchungen, Rechnungsstellung, Verträge und Bestand laufen jetzt alle über ein System, und Niklas sagt, der Unterschied sei enorm gewesen. „Das Gesamtpaket hat es uns ermöglicht, den Betrieb in eine professionellere Richtung zu entwickeln“, sagte er und fügte hinzu, dass er inzwischen sogar darüber nachdenkt, ob Hobby Rent als Name noch passt, jetzt, wo das Unternehmen über ein reines Hobby hinausgewachsen ist.
Er hofft, irgendwann einen richtigen Abhol- und Showroom-Bereich zu eröffnen, und sein langfristiges Ziel ist es, Hobby Rent in eine Vollzeitbeschäftigung für sich selbst und ein oder zwei weitere Personen zu verwandeln. Da nun ein größerer Teil des Vermietungsprozesses über Booqable abläuft, verbringt er weniger Zeit mit der Verwaltung der Ausrüstungsvermietung und mehr Zeit damit, herauszufinden, wie es mit dem Geschäft weitergeht.
