Rationalisierung von Arbeitsabläufen für außergewöhnliche Kundenerlebnisse mit Rømø Cykler

Manchmal sind Sie überrascht, wie sehr eine Software Ihr Geschäft verändern kann. Diese Erfahrung machte Tom Maas, als er Booqable für seinen Fahrradverleih Rømø Cykler einsetzte. Seit der Einführung von Booqable für die Verwaltung des Backoffice und der Online-Vermietung konnte er sein Geschäft massiv ausbauen.

Oft ist es schwierig, eine neue Arbeitsweise in einem Unternehmen einzuführen, das bereits seit einigen Jahren besteht. Wenn der neue Arbeitsablauf jedoch optimiert und intuitiv ist, kann er angenommen werden und einen großen Unterschied am Arbeitsplatz bewirken. Booqable möchte Vermietungsunternehmen dabei helfen, dies zu erreichen, und man kann mit Fug und Recht behaupten, dass dieses Ziel bei Rømø Cykler erreicht wurde.

Rømø Cykler

Im Frühjahr 2009 gründete Tom Maas Rømø Cykler, nachdem mehrere Kunden an seinem früheren Arbeitsplatz nach einem Fahrradverleih gefragt hatten. Er begann mit nur sechs Fahrrädern, die er an Einheimische auf der dänischen Insel Rømø vermietete. Als er jedoch erkannte, wie rentabel ein Fahrradverleih sein kann, erweiterte er sein Angebot um weitere Fahrräder und Ausrüstung.

Mehr als zehn Jahre später hat er etwa 500 Fahrräder, die er vermietet. Aber natürlich gab es auf dem Weg zu dieser Größe auch einige Hindernisse zu überwinden. Lange Zeit wurden Reservierungen durch persönliche Vorsprache, per Telefon und per E-Mail abgewickelt. Außerdem wurden sie in einer Papieragenda festgehalten, was ein relativ großes Fehlerpotenzial mit sich brachte.

Darüber hinaus verfügte die Website des Unternehmens zwar über ein Online-Buchungssystem, das jedoch nicht mit dem Inventar synchronisiert war. Diese Reservierungen wurden dann in Excel-Tabellen und die Papieragenda übertragen. Sie können sich sicher vorstellen, warum dieser Arbeitsablauf nicht optimal war, vor allem während der Sommersaison.

Nahtlos anpassen

Tom hatte erkannt, dass er eine Verleihsoftware brauchte, und bei seiner Suche stieß er auf Booqable. Die Software wurde schrittweise in den Arbeitsablauf eingeführt, bevor sie zum Rückgrat des Verleihbetriebs wurde. Zunächst begannen sie mit begehbaren Vermietungen, bei denen Booqable als Kassensystem für die Mitarbeiter zur Bearbeitung von Buchungen in den Geschäften eingesetzt wird.

Sobald die Mitarbeiter mit dem System vertraut waren, wurde es zur Verwaltung von Buchungen über alle Kanäle eingesetzt. So konnte das Team einen Überblick darüber gewinnen, was vermietet wurde, wie viel Geld ausgegeben wurde und wann die Produkte abgeholt werden sollten. Die Implementierung von Booqable in das Backend von Rømø Cykler erwies sich als nahtlos und leicht anpassbar.

Schließlich wurden Onlinebuchungen über die Website implementiert, um alles zusammenzuführen. Sobald dies integriert war, wurde es von den Kunden schnell angenommen und wächst weiterhin massiv. Außerdem stellt Tom fest, dass “ein großer Teil unserer Kunden ihre Online-Buchungen schon Monate im Voraus vornimmt, was uns sehr hilft, unseren Cashflow in den ruhigen Wintermonaten zu verteilen.”

Das letzte Teil des Puzzles

Schon seit vielen Jahren wollte Tom Barcodes an den Geräten scannen, um Fehler zu vermeiden. Es schien jedoch immer eine ziemlich schwierige Aufgabe mit vielen Hindernissen für die Umsetzung zu sein. Das war so lange, bis Booqable die Barcode-Scanfunktion einführte. Tom erinnert sich, dass er dachte, “so einfach kann es nicht sein, aber nichts war weniger wahr als das”.

Der wichtigste Teil des Prozesses war das Entwerfen und Drucken von Barcodes, aber ansonsten war die Implementierung recht einfach. Zu Beginn der Sommersaison begannen seine Mitarbeiter damit, alle Fahrräder mit Barcode-Aufklebern zu versehen, und innerhalb von ein bis zwei Wochen war das Projekt abgeschlossen. Tom sagte: “Wir hätten uns nur gewünscht, dass wir das schon Jahre vorher gemacht hätten.”

Damit war die Optimierung der Arbeitsabläufe bei Rømø Cykler abgeschlossen, und die Rückgabe von Fahrrädern wurde plötzlich viel schneller. Es ist nicht nur viel einfacher, den Verleih und das Inventar im Backend zu verwalten, sondern man konnte auch einen professionelleren Prozess erreichen, den die Kunden sehr schätzen.