Sebastian, oprichter van XXL Spiele Mieten in Würzburg, Duitsland, startte zijn bedrijf vanuit een eenvoudig idee. “Ik ben een hobbywerkplaats begonnen in de schuur van mijn opa. Ik leerde lassen en wat tafels en zo bouwen totdat een vriend me vroeg om wat tuinspellen te bouwen voor zijn verjaardagsfeestje.”
Wat begon als een hobby, veranderde al snel in een groeiend bedrijf, waarbij Sebastian meer dan tien verschillende handgemaakte tuinspellen maakte. Tegenwoordig verhuurt hij ze voor bruiloften, bedrijfsevenementen en privéfeesten in heel Duitsland. Zijn unieke touch is dat alles met de hand wordt gebouwd. Zoals hij uitlegde: “Zelfgemaakte spellen van hoge kwaliteit voor het creëren van een evenement met veel plezier.”
Naarmate de tijd verstreek, werd het beheren van boekingen echter steeds moeilijker. Met alleen zichzelf en af en toe hulp van familie, betekende het draaien van alles op “verschillende tools zoals Excel, Notion en een kalender” dat het bijhouden van bestellingen zowel tijdrovend als onbetrouwbaar was. De noodzaak van een beter systeem werd duidelijk. Toen stapte hij over naar Booqable, waar hij zich richtte op de beschikbaarheidskalender van de backoffice en het vereenvoudigde orderbeheer om zijn verhuur effectiever af te handelen.
Het bedrijf van dag tot dag runnen
De wedstrijden van Sebastian zijn nu een vaste waarde op speciale evenementen, met veel weekenden volgeboekt. Vorig jaar merkte hij “veel aanvragen uit heel Duitsland, veel volgeboekte weekenden, en ik ben teruggebracht tot parttime in mijn hoofdbaan.” Om deze groei bij te houden, had hij een systeem nodig dat de handmatige inspanning van het plannen en bevestigen van boekingen zou verminderen.
Booqable heeft hem precies dat gegeven. “Alles op één plek, gemakkelijk te gebruiken, vooral op desktop”, zo beschrijft hij de verandering. Wanneer hij nu niet-bindende verzoeken ontvangt via zijn websiteformulier of WhatsApp, kan hij snel contact opnemen met klanten om te bevestigen. Van daaruit plaatst hij de bestelling binnen Booqable, reserveert hij de producten direct en verstuurt hij betaalverzoeken rechtstreeks via Stripe. Hij kan in één oogopslag de beschikbaarheid zien en de data op zijn dashboard inplannen, allemaal zonder tussen verschillende tools te schakelen.
De voordelen zijn duidelijk. Sebastian vertelde ons dat de grootste veranderingen “tijdwinst en zeker zijn van beschikbaarheid” zijn. Voor een eenmanszaak is dat vertrouwen belangrijk. Door Booqable te gebruiken als zijn belangrijkste software voor het huren van games, kan hij zich concentreren op het bouwen van nieuwe games, terwijl hij weet dat de administratieve kant van zijn bedrijf onder controle is.
Duidelijkheid met de back-office beschikbaarheidskalender
Voordat hij overstapte naar Booqable, was Sebastian’s grootste worsteling de beschikbaarheid. Hij zei dat het een “grote inspanning was om de beschikbaarheid te controleren” wanneer men op meerdere software vertrouwde. Met de backoffice beschikbaarheidskalender ziet hij nu elke boeking overzichtelijk op één plek. De lay-out toont zijn producten en voorraadartikelen in een inklapbare lijst, met boekingen ernaast op hun start- en einddatum.
Dit creëert een visuele kalenderweergave van alle aankomende bestellingen, waardoor het gemakkelijk is om leveringen en evenementen voor te bereiden. Dit is wat het voor hem bereikt:
-
Bestellingen hoeven niet langer in meerdere software te worden gecontroleerd.
-
De beschikbaarheid van elk spel is direct zichtbaar.
-
Data worden gepland op het dashboard.
-
Weekends met een grote vraag worden zonder overlap beheerd.
Het hebben van deze duidelijkheid lost zijn oorspronkelijke pijnpunt op. In plaats van zich zorgen te maken over dubbele boekingen, kan hij vragen van klanten meteen beantwoorden. De backoffice-kalender is de kern geworden van zijn software voor evenementenverhuur en zorgt ervoor dat zijn handgemaakte games zonder verwarring terechtkomen waar ze heen moeten.
Eenvoudigere bestellingen met vereenvoudigd orderbeheer
Vóór Booqable was de andere grote uitdaging het beheren van bestellingen. Sebastian beschreef het als “veel werk om de bestellingen te plannen”, wat de snelheid waarmee hij boekingen kon bevestigen vertraagde. Nu brengt orderbeheer in Booqable alles samen op één plek. Met behulp van het POS-scherm kan Sebastian elke stap van het verhuurproces vanuit één weergave afhandelen.
Klantgegevens, producten, boekingsdata en betalingsstatus zijn allemaal zichtbaar en bewerkbaar zonder tussen tabbladen te springen. Dit maakt het gemakkelijk om in slechts een paar klikken van aanvraag naar bevestigde bestelling te gaan. Sebastian maakt ook gebruik van de mobiele app van Booqable. Zoals hij het uitdrukte: “Ik gebruik de mobiele app om aankomende bestellingen te controleren.”
Voor hem bereikt dit drie belangrijke dingen:
-
Bestellingen worden aangemaakt en bevestigd in Booqable zonder extra stappen.
-
Klantinformatie is direct gekoppeld aan hun boeking.
-
De mobiele app houdt hem op de hoogte, waar hij ook is.
Het resultaat is dat het proces nu veel gemakkelijker aanvoelt in vergelijking met voorheen. Hij kan vragen beantwoorden, bevestigen, producten reserveren en de boekingsprocedure voltooien zonder taken te herhalen. Door te vertrouwen op vereenvoudigd orderbeheer bij het opzetten van zijn website voor het huren van games, heeft hij de stress van het jongleren met tools verminderd en meer vertrouwen gekregen in zijn groeiende bedrijf.
Van schuurwerkplaats tot landelijke verhuur
De reis van Sebastian laat zien hoe een hobbyproject veranderde in een verhuurbedrijf met vraag in heel Duitsland. Zijn handgemaakte tuinspellen brengen plezier op bruiloften, bedrijfsevenementen en privéfeesten, en zijn weekenden zijn vaak volgeboekt. Booqable heeft hem “tijdwinst” gegeven en de mogelijkheid om “zeker te zijn van de beschikbaarheid”, waarbij alle boekingen op één plek worden beheerd.
Door te vertrouwen op functies zoals de beschikbaarheidskalender van de backoffice en vereenvoudigd orderbeheer, is XXL Spiele Mieten goed ingesteld om te blijven groeien, meer games toe te voegen en in de toekomst grotere evenementen aan te gaan.
