Tom Kreeftenberg van Party At My Place, gevestigd in Nederland, zag een onverwachte kans tijdens de pandemie. “We zijn tijdens corona begonnen met het nadenken over het probleem dat mensen feestjes wilden geven, maar veel klachten over geluidsoverlast hebben”, legt hij uit. Het idee was eenvoudig maar krachtig: mensen helpen het plezier gaande te houden zonder de buren te storen.
Party At My Place verhuurt silent disco-headsets, voornamelijk aan consumenten die op zoek zijn naar creatieve manieren om thuis feesten te organiseren, hoewel het team nu uitbreidt naar bedrijfs- en evenementenbeheer. Met een klein team dat meegroeit met de vraag, merkten Tom en zijn collega’s dat hun klantenbestand zich snel vermenigvuldigde. Maar alles beheren via verschillende tools werd al snel een dagelijkse uitdaging. “We worstelden met het management, het gebruik van meerdere systemen en het toezicht houden op de bestellingen”, zegt Tom.
De overstap naar Booqable veranderde de manier waarop het bedrijf werkte. Met één verbonden platform kon Party At My Place eindelijk boekingen beheren, apparatuur volgen, betalingen en aanbetalingen afhandelen en hun website voor feestverhuur beheren, allemaal op één plek.
Eén systeem voor elke taak
De grootste worsteling van het team vóór Booqable was fragmentatie. Ze gebruikten verschillende tools voor voorraad, betalingen en het volgen van bestellingen, wat vaak leidde tot verwarring en extra werk. “We hadden meerdere systemen en konden de bestellingen niet gemakkelijk overzien”, herinnert Tom zich. Die behoefte aan één systeem om alles af te handelen, bracht hen ertoe om het alles-in-één systeem van Booqable te adopteren.
Nu wordt alles, van de verhuurwebsite tot het backend-proces, beheerd via één enkel dashboard. “Het is één systeem dat de hele orderverwerking afhandelt”, zegt Tom. Door Booqable te gebruiken, kunnen ze hun online winkel, verhuurkalender, documenten en klantgegevens in één oogopslag beheren.
Het team gebruikt ook de online boekingsplugin van Booqable op hun bestaande site, waardoor klanten de beschikbare headsets kunnen bekijken, hoeveelheden kunnen kiezen en boekingen direct kunnen bevestigen. Het maakt rechtstreeks verbinding met hetzelfde systeem dat hun beschikbaarheid en voorraad beheert, waardoor alles automatisch up-to-date blijft.
Dit is wat dat voor hen bereikt:
-
Bestellingen en klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd zonder handmatige invoer.
-
Het team houdt headsets en andere verhuurproducten bij op de boekingskalender.
-
De website voor partyverhuur toont live de beschikbaarheid van producten om dubbele boekingen te voorkomen.
-
Facturen, huurovereenkomsten en bevestigingen worden automatisch aangemaakt en opgeslagen.
Met alles met elkaar verbonden, kan Tom zich eindelijk concentreren op de groei van het bedrijf in plaats van op het najagen van details. Het hebben van één betrouwbaar systeem betekent minder fouten en snellere service, waardoor het oorspronkelijke pijnpunt van versnipperd beheer direct wordt opgelost.
Boekingen verhogen en tijd besparen
Vóór Booqable vertrouwde Party At My Place op meerdere tools om boekingen te beheren, een opstelling die constante controle en handmatige updates vereiste. “Het was moeilijk om alles synchroon te houden”, legt Tom uit. Ze hadden een systeem nodig dat niet alleen kon helpen bij het orderbeheer, maar ook tijd kon besparen en de klanttevredenheid kon verbeteren.
De automatisering van Booqable deed precies dat. Wanneer een klant een bestelling plaatst via zijn verhuurwebsite, wordt deze direct gereserveerd in Booqable. Ophaal- en terugbrengdata worden automatisch toegevoegd aan het schema. Naarmate de bestelling door het verhuurproces gaat, wordt de status bijgewerkt van Gereserveerd naar Opgehaald naar Geretourneerd, en het kan allemaal worden beheerd vanuit de Booqable mobiele app. Het systeem houdt alles accuraat en up-to-date in realtime, en zoals Tom het zegt: “Booqable doet de rest.”
Hier is hoe dat in de praktijk helpt:
-
Beschikbaarheid wordt automatisch bijgewerkt als er bestellingen binnenkomen.
-
Documenten en e-mails worden direct gegenereerd.
-
Ophaal- en terugbrengtijden worden automatisch gepland op hun Booqable-dashboard
Het resultaat is een sneller boekingsproces en tevredener klanten. “We hebben goede feedback gekregen. Klanten zijn erg blij met het eenvoudige proces”, voegt Tom eraan toe. Met Booqable bespaart het bedrijf uren handmatig werk en biedt het klanten elke keer weer een soepele, betrouwbare ervaring.
Een stil succesverhaal
Party At My Place is binnen een jaar gegroeid van € 2.500 naar ongeveer € 150.000, een indrukwekkende sprong voor een bedrijf dat tijdens de pandemie is geboren. Tom schrijft die groei toe aan focus en duidelijkheid. Door alles, van betalingen tot het volgen van producten, te beheren in het alles-in-één systeem van Booqable, kan het team nu vol vertrouwen hun feestverhuurwebsite runnen en de groeiende vraag bijhouden.
Wat begon als een kleine oplossing voor stille feestjes is uitgegroeid tot een bloeiend bedrijf gebouwd op overzichtelijke systemen en blije klanten. Met Booqable kan Party At My Place blijven groeien, één silent disco per keer.
