One Party Rentals is een groeiend evenementverhuurbedrijf gevestigd in Canada, geleid door oprichter Leya Koshy. Het bedrijf startte slechts een jaar geleden nadat Leya opmerkte hoe vaak lokale gezinnen en kleine bedrijven moeite hadden om betrouwbare tafels, stoelen en tenten op korte termijn te vinden.
Wat begon als een klein idee groeide snel uit tot een volledig evenementverhuurassortiment, met producten zoals tenten, tafels, stoelen en opblaasbare objecten voor tuinfeesten, gemeenschapsbijeenkomsten en zakelijke evenementen. Hun belangrijkste klanten zijn lokale bewoners en nabijgelegen bedrijven die betrouwbare apparatuur nodig hebben zonder ingewikkelde planning.
Vanaf het begin wilde Leya een evenementverhuurssoftware-opstelling die samenwerkte met haar bestaande Shopify-winkel in plaats van deze te vervangen. Ze koos voor Booqable zodat klanten bestellingsaanvragen via Shopify konden plaatsen, terwijl bestellingen, producten, beschikbaarheid en klantgegevens allemaal werden beheerd in één evenementverhuurssoftware-dashboard.
Voor One Party Rentals betekende het gebruik van Booqable voor bestel- en voorraadbeheer minder fouten, betere zichtbaarheid en meer vertrouwen bij het aannemen van nieuwe boekingen.
Last-minute boekingen afhandelen met Booqable
Last-minute bestellingen vormen een groot deel van het evenementenverhuurwerk van One Party Rentals. Klanten bellen of sturen vaak berichten met de vraag of tafels of tenten beschikbaar zijn voor dezelfde week – of zelfs dezelfde dag. Voordat ze overstapten naar evenementverhuurssoftware, waren deze verzoeken moeilijk te beheren omdat de beschikbaarheid niet altijd duidelijk was zodra een bestelling was geplaatst.
Met Booqable is het maken van handmatige bestellingen eenvoudig. Het team kan het dashboard openen, producten selecteren, verhuurdatums instellen en onmiddellijk zien wat beschikbaar is voordat iets wordt bevestigd. Dit is vooral handig wanneer bestellingen telefonisch binnenkomen of snel moeten worden aangepast.
Handmatige bestellingen in deze evenementverhuurssoftware helpen One Party Rentals door:
-
Personeel in staat te stellen telefonische en walk-in boekingen toe te voegen naast online bestellingen
-
Real-time beschikbaarheid te tonen voordat last-minute verzoeken worden bevestigd
-
Alle klant- en bestelgegevens op één plek te bewaren
Als resultaat is overboeking niet langer een probleem. Het team kan met vertrouwen last-minute verzoeken accepteren of afwijzen, wetende dat hun evenementverhuursysteem de realiteit weerspiegelt.
Voorraad georganiseerd houden met voorraadbeheerautomatisering
Naarmate het bestelvolume groeide, had One Party Rentals een betere manier nodig om voorraad intern te beheren zodra een bestelling was bevestigd. Vóór Booqable was het voor het team moeilijk om bij te houden wat voor welke datums was gereserveerd, vooral wanneer meerdere ophaal- en leveringsbestellingen tegelijkertijd plaatsvonden. Dit maakte planning en coördinatie moeilijker voor personeel dat logistiek afhandelde.
Met de voorraadbeheerautomatisering van Booqable wordt alles bijgewerkt op het moment dat een teamlid op reserveren drukt bij een bestelling. Ophaal- en retourdatums en -tijden worden automatisch gepland in de planner, en producten worden geblokkeerd voor die datums in de beschikbaarheidskalender.
Bestellingen, producten en timing blijven allemaal verbonden, zodat het team altijd weet wat er uitgaat en wanneer het terugkomt. Deze evenementverhuurssoftware beheert voorraad op een manier die aansluit bij echte verhuurworkflows.
Voor One Party Rentals bereikt dit:
-
Automatische planning van ophaal- en retourtijden op het dashboard
-
Blokkeren van producten in de beschikbaarheidskalender voor gereserveerde datums
-
Voorkomen van dubbele boekingen bij overlappende bestellingen
Het praktische resultaat is dat personeel niet langer handmatig schema’s of voorraad hoeft te controleren. Bestellingen zijn duidelijk gepland, producten zijn beschermd tegen dubbel geboekt worden, en het team kan zich concentreren op het voorbereiden van leveringen in plaats van boekingsproblemen op te lossen.
Met vertrouwen groeien met Booqable
Naar de toekomst kijkend, hoopt Leya One Party Rentals verder uit te breiden, met het langetermijndoel om het bedrijf te franchisen. Een betrouwbare evenementverhuurssoftware-basis maakt dat doel mogelijk. Bestellingen zijn gemakkelijker te beheren, beschikbaarheid is duidelijk, en het team van vijf weet altijd waar informatie te vinden is zonder spreadsheets of berichten na te jagen.
Zoals Leya het zegt: “Booqable maakt het voor ons gemakkelijker om alles zelf te beheren en al onze bestellingen in één oogopslag te zien.” Met Booqable dat hun evenementverhuurproces ondersteunt, is het bedrijf beter voorbereid om te groeien terwijl het lokale klanten blijft bedienen die betrouwbare verhuurapparatuur nodig hebben.
