Thomas, de oprichter van Maatwerk Photobooth, heeft met Booqable een uniek bedrijf opgebouwd in de Nederlandse markt voor fotografie en evenementen. De naam “Maatwerk” spreekt boekdelen en betekent “op maat gemaakt” – een perfecte beschrijving van hun aanpak. Gevestigd in Gelderland, bedienen ze grote Nederlandse steden met op maat gemaakte fotohokjes voor evenementen. Thomas maakte de overstap van een standaard fotografieservice naar een alles-in-één verhuurservice voor fotohokjes, gespecialiseerd in het leveren van op maat gemaakte fotohokjes voor zowel commerciële als privé-evenementen.
Omdat het klantenbestand van Maatwerk Photobooth divers is, variërend van bedrijven die bedrijfsevenementen organiseren tot particulieren die privéfeesten plannen, wordt elk fotohokje handmatig aangepast aan de specifieke behoeften van elk evenement. Dit is een van de redenen waarom Thomas al snel besefte dat hun bestaande managementproces, dat afhankelijk was van leadformulieren en handmatige tracking via Google Agenda, noch schaalbaar noch toekomstbestendig was. Op zoek naar een alles-in-één oplossing om het tijdrovende verhuurbeheer voor hem uit handen te nemen, koos hij voor Booqable om alles te regelen - van het runnen van een professionele verhuurwebsite tot het eenvoudig beheren van inventaris en betalingen.
Overstappen op de verhuurwebsitebouwer
Het omslagpunt kwam toen Maatwerk Photobooth de verhuurwebsitebouwer van Booqable ontdekte. Voorheen was hun customer journey uitdagend, waarbij potentiële klanten door complexe webformulieren en handmatige prijsberekeningen moesten navigeren. De verhuurwebsitebouwer van Booqable veranderde dit hele proces.
De websitebouwer hielp Thomas een volledig unieke en professionele online aanwezigheid te creëren zonder enige programmeerkennis. Door de eenvoudige ontwerptools van het platform te gebruiken, kon hij elk aspect van de site aanpassen - van kleurenschema’s en lettertypen tot lay-out en beeldmateriaal - waardoor de website perfect de merkidentiteit van Maatwerk Photobooth weerspiegelde.
De gebruiksvriendelijke interface zorgde voor een soepele integratie van hun merkverhaal, waarbij hun op maat gemaakte fotohokjes en unieke serviceaanbod werden gepresenteerd. Met slechts een paar klikken creëerden ze een verbluffende, volledig functionele verhuurwebsite die eruitzag alsof hij was ontworpen door een professioneel webontwikkelingsteam. Thomas en zijn team vonden de overgang opmerkelijk soepel. Ze selecteerden uit kant-en-klare sjablonen, voegden eenvoudig hun eigen afbeeldingen en tekst toe en pasten de kleuren en stijl aan hun merk aan. De ingebouwde beschikbaarheidsfunctie reserveert direct fotohokjes en toont de realtime beschikbaarheid direct op hun verhuurwebsite.
Een van de grootste voordelen was de mogelijkheid om hun verhuurwebsite rechtstreeks via Booqable te beheren, waardoor de rompslomp en extra kosten van apart websitebeheer werden weggenomen. De software voor het verhuren van fotohokjes zorgde voor een duidelijke, professionele online aanwezigheid die de kwaliteit en aandacht voor detail van hun bedrijf liet zien.
Online betalingen accepteren met iDeal
Voor een bedrijf dat in Nederland actief is, is betalingsintegratie cruciaal. De Stripe-integratie van Booqable loste deze uitdaging op door iDeal-betalingen mogelijk te maken, de populairste betalingsgateway van het land. Deze functie maakte de boekingservaring voor klanten snel, veilig en vertrouwd voor lokale klanten.
De Stripe-integratie maakt eenvoudig verbinding met meerdere internationale betalingsgateways. Dankzij deze betalingsconnectiviteit kan Maatwerk Photobooth betalingen accepteren van andere populaire betaalmethoden, zoals creditcards en PayPal. Bovendien synchroniseert de integratie rechtstreeks met de online kassa van Booqable, waardoor realtime updates van de betalingsstatus direct worden weergegeven in het backend-dashboard.
Vanuit de backend van Booqable kan Thomas direct betalingslinks genereren of indien nodig kaartautorisatiefuncties gebruiken, wat flexibiliteit biedt voor verschillende boekingsscenario’s. Klanten kunnen nu boekingen voltooien met een paar klikken, met een betaalmethode die vertrouwd en veilig aanvoelt.
Dagelijks beheer met Booqable
Booqable heeft de manier veranderd waarop Maatwerk Photobooth zijn dagelijkse taken en planning uitvoert. Hun typische dag volgt nu een workflow die het bedrijf beter ondersteunt en nog meer tijd vrijmaakt. Het proces begint met het controleren van het dashboardschema, dat een live overzicht biedt van aankomende ophalingen en retouren van de dag en week.
Thomas kan snel webshopbestellingen bijwerken door een voorraadnummer van een fotohokje toe te wijzen voordat hij de bestelling bijwerkt als opgehaald. Dit zorgt ervoor dat elk fotohokje en accessoire-artikel te allen tijde nauwkeurig wordt gevolgd en verantwoord, waardoor verlies van apparatuur en dubbele boekingen van online bestellingen worden voorkomen. De eenvoudige interface van het systeem maakt het gemakkelijk om leveringen voor te bereiden, met downloadbare en afdrukbare pakbonnen die de logistiek eenvoudig en duidelijk maken.
De mobiele app is ook een gamechanger geweest voor hun bedrijf, waardoor het team onderweg bestellingen kan volgen en de communicatie effectief kan beheren. Het betalingsbeheer is ongelooflijk soepel geworden, met directe integratie via de Stripe-gateway, waardoor directe en veilige transacties mogelijk zijn.
Thomas heeft de tijd die wordt besteed aan klantcommunicatie aanzienlijk verminderd, omdat het geautomatiseerde systeem de meeste boekingsaanvragen en -gegevens verwerkt. Het bedrijf heeft een opmerkelijke toename in het aantal boekingen ervaren, waarbij het online proces meer klanten aantrekt. Door vooraf te betalen, hebben ze de rompslomp van complexe contractopstellingen geëlimineerd. Misschien wel het belangrijkste is dat het team een betere communicatie met bezorgers heeft bereikt, waardoor hun werk gemakkelijker is geworden.
Een doel voor groei
Met hun doel om te groeien, wil Maatwerk Photobooth uitbreiden naar 10-15 fotohokjes die elke dag binnen en buiten gaan. De cijfers spreken boekdelen. Waar ze voorheen voornamelijk bestaande fotografieklanten bedienden, trekken ze nu nieuwe klanten aan via hun online platform.
De overstap naar Booqable was meer dan alleen een softwarewijziging; het was een complete bedrijfsupdate. Van een handmatig, tijdrovend verhuurproces naar een eenvoudige, professionele bediening, Maatwerk Photobooth heeft bewezen dat de juiste verhuursoftware kleine bedrijven kan helpen groeien en succesvol te zijn.
