Braeden en Miranda kochten hun evenementenverhuurbedrijf in 2014 met een duidelijk doel voor ogen: een klein bedrijf vanuit huis opzetten en uitbouwen tot iets echt van henzelf. Destijds richtten ze zich voornamelijk op stoelhoezen en linnengoed, maar ze zagen een veel grotere kans. Met een gedeelde liefde voor vintage meubels en design bouwden ze een collectie unieke verhuurproducten op die hun bedrijf uitgroeide tot een vertrouwde keuze voor bruiloften en evenementen in heel Alberta.
In de loop der jaren voegden ze boerderijtafels, antieke banken en zorgvuldig samengestelde decoratiestukken toe die hun klanten nergens anders konden vinden. Hoewel ze werken met een mix van klanten, waaronder evenementenplanners en families, komen de meeste boekingen van bruiden die hun trouwdag plannen. Voordat ze Booqable gebruikten, beheerden ze alles handmatig: ze registreerden bestellingen in een dagtimer, maakten handmatig offertes en beantwoordden vragen over de beschikbaarheid via e-mail. Hun website was niet gebouwd voor verhuur en er waren voortdurend aanpassingen nodig om hem bruikbaar te maken. De grootste uitdagingen waren het overzichtelijk houden van prijzen en beschikbaarheid, het beheren van de voorraad en het besparen van tijd bij het maken van offertes.
Toen ze overstapten op de evenementenverhuursoftware van Booqable, veranderden de zaken. Functies zoals de online beschikbaarheidsweergave en het direct genereren van offertes maakten het voor klanten makkelijker om te plannen en voor Braeden en Miranda om zich te concentreren op de groei van hun bedrijf.
Productbeschikbaarheid online weergeven
Voordat ze overschakelden naar Booqable, besteedden Braeden en Miranda een groot deel van hun dag aan het beantwoorden van e-mails die allemaal begonnen met dezelfde vraag: “Is dit beschikbaar voor mijn datum?” Het constante heen en weer gepraat was tijdrovend en leidde niet altijd tot een boeking. “We controleerden de agenda, reageerden, wachtten vervolgens op een reactie en soms gebeurde dat ook niet”, legt Miranda uit. “Het vertraagde alles.”
Nu gebruiken ze een volledig door Booqable gebouwde website voor evenementenverhuur, compleet met functies die precies op hun behoeften zijn afgestemd. Elk product op hun site toont direct de beschikbaarheid. Klanten kunnen door de catalogus bladeren en voor elk artikel is er een speciale pop-up in de kalender die de beschikbaarheid voor een toekomstige datum weergeeft. Dit betekent dat u niet meer hoeft te wachten en niet hoeft te gokken wat er op voorraad is. Als een klant iets ziet wat hij of zij mooi vindt, weet hij of zij direct of het geschikt is voor hun evenement. Het resultaat is een huurervaring die voor iedereen gemakkelijker is. “Mensen vinden het erg prettig om te kunnen plannen zonder ons eerst te hoeven e-mailen”, zegt Miranda. “Ze kunnen controleren, een offerte opstellen en verdergaan zonder op ons te wachten.”
Met Booqable’s online beschikbaarheidsweergave kunnen ze:
-
Klanten direct vanaf de website de beschikbaarheid van een artikel laten controleren
-
Een productspecifieke kalender tonen voor toekomstige planning
-
Elke week uren besparen door minder e-mails over de beschikbaarheid te ontvangen
Offertes in seconden maken
“Vóór Booqable schreven we elke offerte handmatig in een Google Doc. Ik moest de beschikbaarheid controleren, prijzen opzoeken, artikelbeschrijvingen kopiëren en plakken, het totaalbedrag berekenen en ervoor zorgen dat alle klantgegevens correct waren toegevoegd”, zegt Miranda. “Het werkte, maar het kostte veel tijd, vooral als de klant wijzigingen had of de lijst wilde bijwerken. Je kon gemakkelijk fouten maken of iets vergeten.”
Met Booqables offertetool is dat hele proces nu teruggebracht tot een paar klikken. Wanneer een klant een aanvraag indient, openen Braeden en Miranda een nieuwe bestelling, voeren ze de datums van het evenement in, selecteren ze de artikelen en klikken ze op ‘Offerte genereren’. Booqable vult de volledige bestelling automatisch in met productnamen, prijzen, hoeveelheden, belastingen, klantgegevens en totalen. Alles is klaar voor verzending, met de mogelijkheid om het bij een vooraf geschreven e-mail te voegen voor een snelle en professionele reactie.
Voor online bestellingen is het net zo eenvoudig. Wanneer een klant artikelen aan zijn winkelwagentje toevoegt en een aanvraag indient, komen alle gegevens bij Miranda terecht: producten, hoeveelheden, datums van het evenement en contactgegevens. Ze hoeft alleen maar op ‘Offerte maken’ te klikken en Booqable zet alles om in een professioneel, verzendklaar document. Het bevat alle prijs- en klantgegevens en ze kan het direct e-mailen zonder ook maar één detail opnieuw in te voeren.
Met Booqable’s directe offertegeneratie kunnen Braeden en Miranda:
-
Handmatig offertes schrijven en prijsberekeningen overslaan
-
Consistente, nauwkeurige offertes versturen binnen enkele minuten
-
Meer aanvragen verwerken zonder overladen te worden met administratie
Vooruitkijken
Sinds Booqable is toegevoegd, merken Braeden en Miranda dat er meer boekingen binnenkomen, vooral van klanten die snelle antwoorden en een duidelijk boekingspad willen. Ze hebben ook positieve feedback gekregen over de site zelf, waarbij veel klanten aangaven hoe veel gemakkelijker het is om te browsen en te plannen. “Tot nu toe is de feedback geweldig. Klanten vinden het fijn om meteen te zien of het gewenste artikel beschikbaar is voor hun datum en dat ze direct een prijsopgave kunnen krijgen”, zegt Miranda.
Door gebruik te maken van Booqables verhuurbedrijf voor bruiloften, hebben Braeden en Miranda een klein, handmatig bedrijfje omgetoverd tot iets veel groters. Met een focus op unieke stukken en een persoonlijkere klantervaring hebben ze een bedrijf opgebouwd dat hun stijl weerspiegelt. Booqable ondersteunt hen achter de schermen, waardoor ze meer tijd overhouden om te blijven groeien en plannen te maken voor de toekomst.
