Chelsea Kendoll runt sinds 2014 haar handgemaakte bruiloftsdecoratiebedrijf, KendollMade. Van taarttoppers tot op maat gemaakte borden, haar online winkel heeft koppels geholpen hun evenementvisies tot leven te brengen. Maar nadat haar beide zonen in 2024 trouwden, stonden haar garage en een groot deel van haar boerderij vol met nog meer trouwstukken, zoals banken, bogen, vazen en tafeldecoratie.
“Onze garage, en eerlijk gezegd, de helft van de boerderij, veranderde in een volwaardige opslagruimte voor bruiloften,” zei ze. Toen kwam ze op het idee om van haar inventaris een verhuurafdeling te maken. Het was volkomen logisch, maar de bestaande e-commerce-opzet van Chelsea kon het niet aan. Hoewel het werkte voor de verkoop van producten, was het niet gebouwd om de huurvoorraad, de beschikbaarheid van datums of het innen van aanbetalingen te beheren.
Proberen om zowel verkoop als verhuur in één systeem te beheren, zou leiden tot verwarring voor klanten en meer werk voor haar. “Ik had een website nodig om het voor elkaar te krijgen”, zei ze. Toen ontdekte ze Booqable. Met zijn verhuurwebsitebouwer, gedeeltelijke betalingen en factureringstools was Chelsea in staat om de nieuwe kant van KendollMade met structuur en vertrouwen te lanceren, waardoor ze een schone manier kreeg om haar groeiende bruiloftsverhuurbedrijf te scheiden en te beheren.
Het bouwen van een website voor evenementenverhuur
Vóór Booqable had Chelsea geen systemen opgezet om haar verhuur te beheren. “Om eerlijk te zijn, lukte het me niet veel voor Booqable. Ik heb gewacht tot de website in de lucht was”, zegt ze. Haar handgemaakte producten werden al via een aparte webshop verkocht, maar verhuurartikelen vereisten een heel andere opzet. Ze wilde klanten niet in verwarring brengen of de beschikbaarheid handmatig beheren via berichten en spreadsheets.
Wat ze nodig had, was een verhuurspecifieke website waarmee klanten konden bladeren, boeken en de beschikbaarheid konden controleren zonder uren aan administratie aan haar week toe te voegen. De websitebouwer van Booqable gaf KendollMade een toegewijd huis voor zijn catalogus voor evenementenverhuur. In plaats van te jongleren met meerdere platforms of te proberen huurlogica in een e-commercesjabloon in te passen, was Chelsea in staat om een klantvriendelijke, zelfstandige website voor evenementenverhuur te maken met ingebouwde functies voor zoeken, boeken en zichtbaarheid van de voorraad. Ze hoefde zich geen zorgen meer te maken over miscommunicatie, verdubbeling van de voorraad of het mislopen van boekingen omdat het proces te moeilijk was.
De Booqable websitebouwer stelt haar nu in staat om:
-
Toon en categoriseer haar volledige assortiment verhuurproducten in één gemakkelijk te navigeren ruimte
-
Pas productvermeldingen en websitetekst aan om de stem van haar merk weer te geven
-
Laat klanten online door de beschikbaarheid bladeren en items reserveren zonder heen en weer e-mails
Het hebben van een door Booqable aangedreven website hielp Chelsea om het pijnlijke vallen en opstaan van verschillende tools aan elkaar te koppelen. In plaats daarvan kreeg ze een speciaal gebouwd systeem voor bruiloftsverhuur dat intuïtief aanvoelt voor zowel haar als haar klanten.
Accepteer voorschotten met gedeeltelijke betalingen
Een van de grootste vroege uitdagingen waarmee Chelsea werd geconfronteerd, was het innen van deposito’s van klanten. “Ik had een manier nodig om een provisie te verzamelen”, vertelde ze. Vóór Booqable betekende dit handmatig heen en weer e-mailen om een betaling aan te vragen, bijhouden wie er had betaald in een notitieboekje of spreadsheet, en hopen dat klanten doorgingen zonder een formeel reserveringssysteem te hebben. Dat proces was niet alleen tijdrovend. Het liet Chelsea ook open voor annuleringen en gederfde inkomsten.
Met de functie voor gedeeltelijke betalingen van Booqable verdween dat pijnpunt. KendollMade-klanten kunnen nu hun evenementhuurartikelen reserveren door direct bij het afrekenen een aanbetaling te doen. Dit bevestigt onmiddellijk hun boeking en vermindert wrijving in het betalingsproces.
Met deze functie kan Chelsea:
-
Laat klanten online een voorschot betalen om artikelen vast te houden zonder dat ze het volledige bedrag vooraf hoeven te betalen
-
Stel aangepaste aanbetalingspercentages in in de Booqable-afrekeninstellingen
-
Houd automatisch bij welke bestellingen gedeeltelijke betalingen zijn geïnd en welke nog eindsaldi nodig hebben
Booqable hielp KendollMade om de lastige follow-ups en handmatige betalingsregistratie over te slaan. In plaats daarvan voegde het vertrouwen en duidelijkheid toe aan beide kanten van de transactie. Chelsea kan zich nu concentreren op het klaarmaken van de verhuur, niet op het najagen van geld.
Automatiseren van facturen en verhuuradministratie
Het beheren van facturen was vroeger een van de meest tijdrovende onderdelen van de workflow van Chelsea. “Ik had een manier nodig om de klanten te factureren”, legde ze uit. Zonder een centraal platform had ze handmatig facturen moeten genereren, moeten bijhouden wie wat verschuldigd was en notities moeten bijhouden via meerdere tools. Het was niet alleen vervelend, het verhoogde ook het risico op gemiste betalingen en dubbele inspanningen.
De ingebouwde facturatie van Booqable nam de stress van dit proces weg. Nu worden facturen aangemaakt binnen hetzelfde systeem dat Chelsea gebruikt om bestellingen en voorraad te beheren. Zodra een klant afrekent met een gedeeltelijke betaling, kan ze met slechts een paar klikken een volledige factuur genereren en e-mailen zonder van systeem te wisselen of gegevens te kopiëren. De factuur wordt automatisch gekoppeld aan de bestelling, waarop staat wat er betaald is en wat er nog openstaat.
Haar dagelijkse leven ziet er nu als volgt uit: Een klant plaatst een bestelling via de KendollMade evenementenverhuurwebsite met een aanbetaling. Chelsea opent de bestelling, genereert de factuur en verstuurt deze. Ze kijkt ‘s ochtends op haar dashboard om te zien welke bestellingen gepland staan om af te halen of terug te brengen. Ze drukt pakbonnen af, maakt de artikelen klaar, werkt de bestelstatus bij in Booqable en gaat verder, wetende dat de voorraad live wordt bijgewerkt om dubbele boekingen te voorkomen.
Met facturatie via Booqable kan Chelsea:
-
Vermijd het handmatig aanmaken en opvolgen van facturen door facturen rechtstreeks vanuit elke bestelling te verzenden
-
Volg wat er is betaald en wat er openstaat zonder een apart document bij te houden
-
Presenteer een meer professionele ervaring aan klanten door te automatiseren wat vroeger onhandige taken waren
In plaats van elke week uren aan administratie te besteden, heeft Chelsea nu een herhaalbaar, betrouwbaar proces dat haar groeiende bedrijf ondersteunt en ruimte laat voor creativiteit en tijd met het gezin.
Een familiebedrijf gebouwd om lang mee te gaan
KendollMade is een bedrijf dat geworteld is in familie, creativiteit en bruikbaarheid. Met hulp van Booqable heeft Chelsea een soepel verhuurproces opgebouwd dat haar klanten en haar eigen visie ondersteunt. Of het nu gaat om het bouwen van een professionele website voor evenementenverhuur, het innen van aanbetalingen via gedeeltelijke betalingen of het afhandelen van facturering zonder stress, Booqable heeft haar geholpen de basis te leggen voor succes.
Zoals Chelsea het zegt: “We zijn nog nieuw in de verhuurkant van het bedrijf en blijven elke dag leren en groeien.” Met haar man, zonen en schoondochter die meehelpen en binnenkort een nieuwe baby die zich bij het gezin voegt, is KendollMade klaar om te blijven groeien en betekenisvolle ervaringen voor klanten en herinneringen voor toekomstige generaties te creëren.
