Voor verhuurbedrijven is het bijhouden van apparatuur essentieel. Of u nu camera-apparatuur, gereedschap of evenementenbenodigdheden verhuurt, elk artikel moet gemakkelijk te identificeren, te lokaliseren en snel in of uit te checken zijn.
Barcode-etiketten helpen dit mogelijk te maken. Door elk artikel een unieke identificatie te geven, kan uw team apparatuur scannen en direct toegang krijgen tot de informatie in uw inventarissysteem. Dit is veel sneller en betrouwbaarder dan handmatig zoeken naar artikelen of het controleren van serienummers.
Bijvoorbeeld, in een cameraverhuurwinkel kan personeel snel geretourneerde camera’s en lenzen scannen in plaats van serienummers te lezen en te matchen. In een evenementenverhuurbedrijf dat grote hoeveelheden apparatuur beheert zoals stoelen of verlichting, helpt het scannen van barcodes ervoor te zorgen dat elk artikel wordt verantwoord tijdens ordervoorbereiding en retours.
Barcode-etikettering verbetert ook de nauwkeurigheid. Omdat artikelen worden gescand in plaats van handmatig ingevoerd, vermindert dit de kans op menselijke fouten en helpt het u betrouwbare registraties bij te houden van waar apparatuur zich bevindt, wie het voor het laatst huurde en wanneer het weer beschikbaar is.
Barcodes scannen vanaf uw smartphone
Zodra u barcode-etiketten aan uw apparatuur heeft toegevoegd, is de volgende stap ze te scannen tijdens dagelijkse operaties.
U zou kunnen aannemen dat dit een speciale barcodescanner vereist, maar dankzij Booqable is dat niet langer nodig.
Met de mobiele Booqable-app kunt u barcodes direct scannen met de camera op uw smartphone of tablet. Dit stelt uw team in staat artikelen in en uit bestellingen te checken, producten in inventaris snel te lokaliseren, barcodes aan nieuwe artikelen toe te wijzen en apparatuur tijdens retours te bevestigen.
Omdat het scannen via de camera van uw apparaat gebeurt, kunt u direct beginnen met barcode-workflows zonder extra hardware aan te schaffen.
Zodra uw team gewend raakt aan het scannen van artikelen tijdens checkouts en retours, worden barcode-etiketten snel een van de gemakkelijkste manieren om de efficiëntie in uw verhuuroperaties te verbeteren.
Wat u moet weten over etiketafdrukken
Als u net begint met barcodes, vraagt u zich misschien af welk type barcode u moet gebruiken, of uw software barcode-scannen ondersteunt en hoe u uw eigen etiketten kunt ontwerpen en afdrukken.
In dit bericht leiden we u door het ontwerpen en afdrukken van professionele barcode-etiketten met behulp van de DYMO LabelWriter 450, een populaire en betaalbare etikettenprinter die goed werkt voor verhuurbedrijven.
De juiste etiketgrootte kiezen
DYMO ondersteunt een reeks etiketgroottes, en de beste optie hangt af van wat u etiketteert.
Kleine etiketten van ongeveer 2,5 cm breed werken goed voor compacte artikelen zoals cameralenzen, kabels of klein gereedschap. Deze etiketten kunnen QR-codes bevatten, waarmee u het artikel snel met uw telefoon kunt scannen om het record in uw verhuursysteem op te halen. QR-codes zijn vooral handig voor snelle check-ins, checkouts en inventaristellingen, en ze werken goed op gebogen oppervlakken zoals lenzen of cilindrische apparatuur.
Grotere etiketten, zoals 5 cm x 5,9 cm, bieden meer ruimte voor grotere apparatuur en kunnen aanvullende informatie bevatten zoals asset-ID’s, artikelnamen of grotere QR-codes voor gemakkelijker scannen.
Als uw etiketten zwaar gebruik moeten doorstaan, wilt u misschien duurzamere opties overwegen. U kunt investeren in een hoogwaardige industriële etikettenprinter ontworpen voor ruwe omgevingen. Een andere optie is uw etiketten te laten afdrukken door een professionele etikettenleverancier die gespecialiseerd is in duurzame asset-etiketten.
Tip: De DYMO LW Durable-serie biedt extra veerkracht met industriële lijm en een krasbestendige coating, waardoor ze goed geschikt zijn voor verhuurapparatuur die vaak wordt gehanteerd terwijl ze nog steeds duidelijk QR-code scannen mogelijk maken voor snelle artikel-identificatie.
Etiketten ontwerpen met DYMO-software
De DYMO Label-software maakt etiketontwerp eenvoudig met een drag-and-drop-interface. U kunt eenvoudig uw bedrijfslogo, adressen, tekst, merkelementen en barcodevelden toevoegen.
De software is gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te leren, zelfs als u geen ontwerpervaring heeft.
Voordat u begint met afdrukken
Voordat u uw etiketten ontwerpt, zorg ervoor dat u al barcodes aan uw producten in Booqable heeft toegevoegd.
Zodra uw etiketindeling klaar is, kunt u productgegevens importeren uit een spreadsheet, zoals een Booqable-export, en al uw barcode-etiketten in één batch genereren. Deze aanpak is sneller en vermindert het risico op handmatige fouten.
Opmerking: Booqable ondersteunt de volgende barcode-stijlen:
- QR-codes (onze meest aanbevolen methode)
- EAN-8
- EAN-13
- Code 39
- Code 93
- Code 128
U kunt de juiste symbologie selecteren bij het ontwerpen van uw aangepaste lay-out in de DYMO Label-software.
Onze stap-voor-stap handleiding
Uw Booqable-producten exporteren naar een CSV-bestand
- Ga vanuit uw Booqable-account naar Inventaris, vervolgens Producten, en klik op Exporteren.
- Uw inventaris-CSV-bestand wordt gedownload in uw browser en bevat nuttige gegevens zoals productnamen, identifiers, SKU’s en barcodes.
- U kunt dit bestand vervolgens importeren in de DYMO Label-software om uw barcode-etiketten te ontwerpen en af te drukken.
Een aangepaste indeling voor barcode-etiketten ontwerpen
Met de geïnstalleerde DYMO Label-software kunt u aangepaste lay-outs voor uw barcode-etiketten bouwen.
- Open de DYMO Label-software en selecteer de gewenste etiketgrootte.
- Selecteer een lay-out uit de voorinstellingen. Kies voor dit voorbeeld de lege lay-out.
- Klik op Invoegen om de etiketobjecten te bekijken die u aan uw lay-out kunt toevoegen.
- Voeg een Barcode-object toe aan uw etiket.
- Positioneer de barcode waar u hem wilt en klik op Eigenschappen in het linkerpaneel.
- Selecteer in het menu Barcode Object Eigenschappen de juiste barcode-symbologie uit het vervolgkeuzemenu.
- Voeg een Tekst-etiketobject toe om aanvullende informatie zoals de productnaam weer te geven.
- Wanneer u klaar bent met het ontwerpen van uw lay-out, ga naar Bestand en selecteer Opslaan als Lay-out. Geef uw ontwerp een naam en klik op Opslaan.
Druk uw aangepaste barcode-etiketten af
Na het opslaan van uw etiketindeling kunt u het CSV-bestand importeren dat u uit Booqable heeft geëxporteerd en de productgegevens verbinden met de etiketvelden.
- Ga naar Bestand en klik op Gegevens importeren.
- Klik op Bladeren en selecteer het CSV-bestand geëxporteerd uit Booqable.
- Bevestig dat de informatie correct is geïmporteerd.
- Klik op een veld in uw etiketvoorbeeld en selecteer de overeenkomstige kolom uit de gegevensvelden. Selecteer bijvoorbeeld het barcodeveld voor het barcode-object.
- Herhaal dit proces voor eventuele aanvullende velden die in uw ontwerp zijn opgenomen.
Wanneer het barcodeveld is ingevuld, kan de DYMO Label-software automatisch een spatie aan het einde van de barcodewaarde toevoegen. Zorg ervoor dat u deze spatie verwijdert, anders kan de barcode mogelijk niet correct scannen.
Zodra alles er correct uitziet en de juiste printer is geselecteerd, kunt u op Afdrukken klikken.
Barcode-etiketten toewijzen aan nieuwe producten
Bij het toevoegen van barcodes aan een groot aantal producten is de hierboven beschreven CSV-importmethode de meest efficiënte aanpak.
Als u echter slechts een paar artikelen aan uw inventaris toevoegt, kan het gemakkelijker zijn om barcodes toe te wijzen met behulp van de mobiele Booqable-app.
- Na het afdrukken van uw barcode-etiketten en het bevestigen ervan aan uw apparatuur, open de mobiele Booqable-app en ga naar Instellingen, selecteer vervolgens Barcodes instellen.
- Vanaf daar kunt u de nieuwe barcode scannen met de camera van uw telefoon en het product selecteren waaraan u het wilt toewijzen.
Slotgedachten
Barcode-etiketten zijn een eenvoudige maar krachtige manier om te verbeteren hoe u verhuurapparatuur beheert. Door artikelen te scannen tijdens checkouts en retours, kan uw team sneller werken, handmatige fouten verminderen en inventarisregistraties nauwkeurig houden.
Of u nu een cameraverhuurwinkel runt die waardevolle apparatuur beheert of een evenementenverhuurbedrijf dat grote hoeveelheden apparatuur volgt, barcode-workflows helpen u georganiseerd te blijven.
Met tools zoals de DYMO LabelWriter 450 samen met de mobiele Booqable-app, kunt u barcode-etiketten ontwerpen, afdrukken en scannen zonder complexe hardware of dure installatie. Eenmaal geïmplementeerd, wordt barcode-etikettering een van de meest effectieve manieren om uw verhuurinventaris onder controle te houden.
