De Complete Gids voor Het Labelen van Materialen

Het beheer van de inventaris van apparatuur kan steeds tijdrovender worden naarmate uw voorraadniveaus toenemen. Voor een succesvolle voorraadbeheerstrategie is het van cruciaal belang manieren te vinden om uw meest waardevolle activa bij te houden. Een effectieve methode is het labelen van bedrijfsmiddelen. In deze uitgebreide gids gaan we in op het concept van asset labeling, de voordelen ervan en hoe het uw voorraadbeheer workflow aanzienlijk kan verbeteren.

Asset labeling, ook bekend als asset tagging, houdt in dat aan elk stuk huurmateriaal een unieke identificatiecode wordt toegekend. Terwijl veel bedrijven al serienummers en SKU’s gebruiken voor het bijhouden van hun inventaris, voegt asset labeling een fysiek label toe aan uw producten, vaak met een barcode en aanvullende informatie voor classificatiedoeleinden.

Wat maakt asset labeling succesvol?

Het labelen van uw huurvoorraad heeft verschillende voordelen. Eerst en vooral helpen activalabels u individuele voorraaditems te onderscheiden en geven ze aan dat een stuk uitrusting aan uw bedrijf toebehoort.

In combinatie met een externe barcodescanner versnellen ze ook het in- en uitchecken van uw apparatuur, terwijl ze ook dienen als beveiliging tegen het uitdelen van het verkeerde materiaal.

Ten slotte zorgt het labelen van uw materiaal ervoor dat er geen onduidelijkheid bestaat wanneer u met teamgenoten communiceert over uw huurmateriaal. Verwijzen naar “die fiets die we vorige zomer kochten” wordt snel oud.

Welke spullen hebben een label nodig?

Voordat u begint met het labelen van uw inventaris, moet u beslissen welke uitrusting een unieke identificatiecode nodig heeft. Uw meest waardevolle producten zijn waarschijnlijk de beste plaats om te beginnen, aangezien zij het meest vatbaar zijn voor diefstal. Het is ook waarschijnlijk dat u deze artikelen individueel wilt volgen, waarvoor u deze identificatiemiddelen nodig hebt.

Relatief goedkope voorwerpen vereisen wellicht een andere aanpak, omdat u ze misschien sneller wilt behandelen. Dan is een enkele tag om een productgroep te definiëren een verstandige aanpak. Op die manier krijgt u nog steeds de voordelen van etikettering, zonder de noodzaak om producten individueel te volgen. In wezen wilt u alleen labels gebruiken voor goederen die u terug verwacht.

Tip: Het labelen van goederen wordt nog interessanter wanneer u software voor huurbeheer gebruikt. Als u bestellingen uitvoert, fungeert de software als een verdedigingsmechanisme tegen het uitdelen van de verkeerde apparatuur, en de rapportage over specifieke producten is grotendeels geautomatiseerd.

Hoe maakt u een asset label?

Labels hebben weinig ruimte, dus denk goed na over de informatie die u wilt opnemen. Hoewel er geen gestandaardiseerde manier is om bedrijfsmiddelen voor verhuur bij te houden, kunt u zich het beste houden aan een paar richtlijnen. Wanneer u labels ontwerpt voor uw verhuurinventaris, moet u ten minste de volgende elementen opnemen:

**1. Elk product (of productgroep) heeft een uniek identificatienummer nodig om het te onderscheiden van andere producten. Uw nummering moet consistent zijn en gemakkelijk te herkennen door een menselijke lezer. Uiteindelijk probeert u het voorraadbeheer efficiënter te maken, en het is belangrijk dat u uw huurmateriaal kunt identificeren.

Sommige organisaties gebruiken een nummervolgorde, terwijl andere organisaties de identificatiemiddelen onderscheiden door er letters aan toe te voegen. Een alfanumerieke identificatie ziet er ongeveer uit als B02768 of C26275, maar u kunt ze herkenbaarder maken door afkortingen te gebruiken als “CA” voor camera-apparatuur en “MB” voor mountainbikes.

2. Bedrijfslogo: In plaats van te vermelden dat een apparaat eigendom is van uw verhuurbedrijf, kunt u zich beter onderscheiden met uw bedrijfslogo. Het toevoegen van uw logo, of ten minste uw bedrijfsnaam, maakt mensen meer bewust van uw merk en verhoogt de kans op het terugvinden van verloren en gestolen verhuurapparatuur.

3. Kleurcategorisering: Met zoveel producten te beheren, kan het vinden van de juiste apparatuur even duren. Dat is wanneer een ander element nuttig is: kleuren. Door uw activa van een kleurcode te voorzien, kan uw team snel producten sorteren wanneer klanten hun uitrusting ophalen en terugbrengen, wat het uitchecken en terugbrengen versnelt. Een win-win voor zowel uw klanten als uw collega’s.

4. Barcodes: Barcodes zijn het fundament van elk efficiënt verhuurbeheerproces. Naarmate de voorraad toeneemt, wordt het handmatig invoeren van informatie vermoeiend en wordt het afhandelen van bestellingen een traag proces. Uw kassa- en retourprocessen worden veel sneller met een barcodescanner, en als bonus worden fouten tot een minimum beperkt.

Hier ziet u een melding van Booqable nadat u het verkeerde apparaat hebt gescand:

Met een ruw idee van hoe een asset label eruit moet zien, laten we eens kijken naar een voorbeeld tag met alle eerder genoemde elementen.

Tip: Combineer het scannen van barcodes met de juiste verhuursoftware, en uw team kan binnen enkele seconden relevante gegevens opvragen en controleren of ze de juiste apparatuur hebben verzameld.

Welk type barcode is een asset tag?

Barcodes zijn het nuttigste onderdeel van een asset label. Voor verhuur is de ene symbologie niet noodzakelijk beter dan de andere, hoewel sommige beknopter en ruimte-efficiënter zijn. Gangbare varianten zijn Code 39, Code 128 en de gewone UPC- en EAN-barcodes die u op de meeste winkelproducten aantreft.

Houd bij het kiezen van uw symbolen rekening met de grootte. Kiest u er een die te klein is, dan kan het etiket onleesbaar zijn. Kiest u er een die te groot is, dan kan het label van dichtbij moeilijk te scannen zijn. Als de ruimte beperkt is, kunt u Code 128 overwegen, aangezien die iets beknopter is dan Code 39. Code 128 vereist echter een hoogwaardige printer voor goede scanprestaties.

Barcodes instellen met de Booqable mobiele app

Het associëren van barcodes is toegankelijk in de mobiele app en kost aanzienlijk minder tijd dan voorheen. U hoeft alleen maar barcodes op uw producten te plakken, ze op te zoeken in de app, de barcode te scannen en te bevestigen dat u ze aan dat product wilt koppelen. Als u een barcode niet wilt scannen, kunt u de barcode-informatie ook handmatig invoeren.

Als u nog geen barcodes hebt, raden wij u aan ze te bestellen bij een leverancier die sequentiële barcodes kan afdrukken, of u kunt online barcodes genereren en ze zelf afdrukken. Je kunt in Booqable bijna elk type barcode gebruiken voor je producten, dus je kunt zelf kiezen welke je gebruikt en hoe je het van jouw kant wilt instellen.

Welk materiaal is het beste voor asset tags?

De omgeving waarin klanten uw verhuurapparatuur gebruiken, heeft de grootste invloed op uw asset tags. Als producten worden blootgesteld aan de elementen, hebt u wellicht iets duurzaams nodig. Voor gebruik binnenshuis kunt u kiezen voor iets minder robuust.

Wij raden u aan tags van professionele kwaliteit te bestellen. Deze gaan vaak langer mee en bieden betere scanprestaties dan de meeste labelprinters voor consumenten. Wij hebben drie veelgebruikte materialen voor professioneel gebruik verzameld die in uiteenlopende situaties kunnen werken.

1. Polyester tags: Polyester, polypropyleen en vinyl labels zijn perfect voor het traceren van goederen in binnenomgevingen. Deze tags zijn gemaakt van een polyester basis en overgelamineerd met een transparante film voor een betere duurzaamheid en bescherming. Ze zijn bestand tegen gematigde externe omstandigheden, maar zijn het meest geschikt voor gebruik binnenshuis.

2. Folietags: Deze tags zijn geschikt voor binnen- en buitentoepassingen. Folietags zijn populair omdat ze een aanzienlijke duurzaamheid bieden tegen een relatief lage prijs. Omdat ze uitstekend bestand zijn tegen koude, hitte en UV-licht, gaan folie-etiketten meestal meer dan tien jaar mee. Deze kwaliteiten maken ze geschikt voor vrijwel elke verhuurindustrie, hoewel zware machines misschien iets stevigers nodig hebben.

**3. Geanodiseerd aluminium tags: ** Aluminium tags zijn ontworpen om te houden onder de zwaarste omstandigheden, waardoor ze de meest duurzame activa tag beschikbaar. De gegevens op deze labels zijn verzegeld onder de anodische laag van het aluminium, wat betekent dat ze bestand zijn tegen alles van extreme kou en hitte tot chemicaliën, schuurmiddelen en oplosmiddelen.

Tip: Afhankelijk van de omvang van uw verhuurinventaris, raden wij u aan een monster te bestellen voordat u uw definitieve bestelling plaatst. Door monsters te bestellen, kunt u verschillende materialen testen en zien wat voor u werkt. Wat betreft de plaatsing op uw producten, zorg ervoor dat u de labels aan de achterkant van uw apparatuur bevestigt.

Asset labeling voor verhuurapparatuur

Asset labeling is een krachtig instrument voor het stroomlijnen van middelenbeheer en het verbeteren van de algemene efficiëntie. Door unieke identificatiecodes toe te kennen en relevante informatie op te nemen, kunnen bedrijven hun bedrijfsmiddelen gemakkelijk traceren, lokaliseren en onderhouden.

Of u nu kiest voor streepjescodes, QR-codes of andere etiketteringsmethoden, de invoering van het labelen van bedrijfsmiddelen kan een revolutie teweegbrengen in het beheer van uw bedrijfsmiddelen, wat leidt tot een hogere productiviteit en lagere kosten.

Door te investeren in labels beschermt u niet alleen uw bedrijf tegen verlies van apparatuur en diefstal. Labels zorgen er ook voor dat teamleden het juiste materiaal sneller kunnen vinden, terwijl ze tegelijkertijd menselijke fouten verminderen.