Het runnen van een verhuurbedrijf betekent dagelijks omgaan met wijzigingen. Klanten voegen artikelen toe, verlengen de huurperiode of brengen apparatuur soms eerder terug. In andere gevallen moeten betalingen worden terugbetaald vanwege annuleringen, borgsommen of wijzigingen in een bestelling. Het goed beheren van deze situaties is essentieel, niet alleen om nauwkeurige gegevens bij te houden, maar ook om vertrouwen op te bouwen bij klanten.
Booqable integreert rechtstreeks met Stripe om betalingen en terugbetalingen te verwerken. Dit betekent dat u veilig huurkosten kunt vastleggen, borgsommen kunt inhouden en terugbetalingen kunt doen zonder uw Booqable-account te verlaten. In combinatie met duidelijke factuurrevisies maakt deze integratie het eenvoudig om zowel betalingen als documenten op één plek te beheren. Samen geven deze functies u de zekerheid dat uw financiële gegevens altijd correct zijn en dat uw klanten eerlijk worden behandeld.
Waarom eenvoudige revisies en terugbetalingen belangrijk zijn
Voor een verhuurbedrijf kan het snel afhandelen van wijzigingen het verschil betekenen tussen een soepele klantervaring en een geschil. Stel je een fotoverhuurbedrijf voor waar een klant op het laatste moment besluit een extra lens toe te voegen, of een bouwbedrijf dat één item van een grote bestelling moet annuleren. In beide gevallen moeten facturen en betalingen nauwkeurig worden bijgewerkt.
Terugbetalingen voor verhuurbedrijven zijn ook onvermijdelijk. Jouw bedrijf moet mogelijk een borg terugbetalen wanneer items in goede staat worden teruggebracht, of als een klant de reserveringstijd verkort. Zonder een duidelijk proces kunnen deze situaties verwarrend zijn voor zowel de klant als het bedrijf.
Daarom zijn de facturatie- en betalingsfuncties van Booqable ontworpen om deze situaties met slechts een paar klikken af te handelen, terwijl je administratie compleet blijft.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $27/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp Vanaf $27/maand.
Tips om ingewikkelde terugbetalingen te voorkomen
Vraag vooraf een restitueerbare borg
Veel verhuurbedrijven kiezen ervoor om bij het ophalen een borg te vragen in plaats van het volledige orderbedrag in rekening te brengen. Een verhuurbedrijf voor feestartikelen kan bijvoorbeeld een borg van $ 100 in rekening brengen bij het uitdelen van stoelen en tafels. Als alles volgens verwachting retour komt, kan de borg eenvoudig rechtstreeks vanuit het bestelscherm in je Booqable-backoffice worden terugbetaald wanneer je een bestelling als geretourneerd markeert.
De terugbetaling wordt veilig verwerkt via Stripe, maar omdat de handeling in Booqable wordt uitgevoerd, hoeft u niet in te loggen op uw Stripe-account. Dit voorkomt onnodige terugbetalingen van grote bedragen en houdt het proces snel voor zowel personeel als klanten.
Gebruik een creditcard pre-autorisatie
Met Stripe geïntegreerd, kunt u met Booqable handmatig een creditcard autorisatie plaatsen, rechtstreeks vanuit een bestelling. Dit kan worden gedaan nadat een online reservering is gemaakt of tijdens het invoeren van een handmatige bestelling in de backoffice van Booqable. Zo kan een fietsverhuurbedrijf/-winkel zowel het huurbedrag als een borg bij het ophalen autoriseren, zonder de kaart van de klant direct te belasten.
Wanneer de fietsen veilig zijn teruggebracht, kunt u de borg vrijgeven en alleen de huurkosten vastleggen, allemaal vanuit hetzelfde bestelscherm, terwijl Booqable automatisch bij Stripe controleert hoe lang u nog hebt voordat de reservering verloopt. Dit geeft u een duidelijk tijdsbestek om te handelen en helpt te voorkomen dat een autorisatie verloren gaat.
Omdat de kaart van de klant pas wordt belast zodra het eindbedrag is vastgelegd, hoeft er geen restitutie te worden verwerkt als de bestelling wordt gewijzigd of de aanbetaling wordt teruggestort. Dit betekent dat u geen transactiekosten betaalt voor teruggestorte betalingen, waardoor uw verhuurbedrijf op termijn geld bespaart.
Gebruik de facturering van Booqable om u voor te bereiden op wijzigingen
Omdat facturen in Booqable gekoppeld zijn aan bestellingen, kunnen ze worden aangepast wanneer er iets verandert. Een gereedschapverhuurbedrijf dat een ongebruikte boor uit de bestelling van een klant moet verwijderen, hoeft niet opnieuw te beginnen. In plaats daarvan kunnen ze de bestaande factuur herzien. Deze opzet maakt toekomstige restituties voor verhuurbedrijven minder waarschijnlijk en houdt de administratie overzichtelijk.
Terugbetalingen verwerken in Booqable
Terugbetalingen in Booqable zijn ontworpen om snel en flexibel te zijn. Een van de grootste voordelen is dat het systeem u waarschuwt wanneer een terugbetaling mogelijk vereist is. Als u artikelen uit de productlijst van een bestelling verwijdert, de huurdatum wijzigt of op “retourneren” klikt bij een bestelling waarvoor de aanbetaling niet langer nodig is, wordt de betalingsstatus automatisch bijgewerkt. Booqable laat u zien dat de bestelling te veel is aangerekend en toont het exacte bedrag dat moet worden terugbetaald, of dit nu de aanbetaling of een deel van de huurkosten is.
Als een betaling is gedaan met contant geld, cheque of bankoverschrijving, kunt u de terugbetaling handmatig registreren. Voor creditcardbetalingen die via Booqable zijn verwerkt, kan de terugbetaling rechtstreeks vanaf de bestelpagina worden uitgevoerd. Of het bedrag nu gedeeltelijk of volledig is, het wordt via Stripe teruggestuurd naar de oorspronkelijke betaalmethode van de klant. Hierdoor blijven alle financiële activiteiten op één plek, waardoor terugbetalingen voor verhuurbedrijven transparant en nauwkeurig zijn.
Houd uw administratie overzichtelijk met factuurrevisies
Factuurrevisies in Booqable zorgen ervoor dat uw papierwerk nauwkeurig en professioneel blijft zonder dat u het overzicht verliest over wat er in het verleden is gebeurd. De door Booqable definitief gemaakte factuurrevisies zijn direct gekoppeld aan wijzigingen op het bestelscherm. Als u de productinhoud van een bestelling aanpast, zoals het toevoegen van een extra stoel voor een feestverhuur of het verwijderen van een boormachine uit een gereedschapsverhuur, vraagt Booqable u automatisch om een nieuwe factuurrevisie aan te maken. Zo hoeft u er nooit aan te denken om een factuur handmatig bij te werken.
Elke revisie behoudt het oorspronkelijke factuurnummer met een achtervoegsel zoals R1 of R2, zodat u altijd weet welke versie actueel is en wat er is gewijzigd. Nadat de herziene factuur is gemaakt, kan deze eenvoudig met klanten worden gedeeld als e-mailbijlage. Door de revisie te koppelen aan een e-mailsjabloon kunt u updates professioneel communiceren zonder extra moeite.
Factuurrevisies zijn ook van toepassing op situaties waarin artikelen uit een bestelling worden verwijderd en een terugbetaling vereist is. In deze gevallen maakt Booqable een creditfactuur aan die de kostenverlaging weerspiegelt. Als een verhuurbedrijf voor bruiloften bijvoorbeeld een set lampen verwijdert die een klant niet meer nodig heeft, genereert het systeem een creditfactuur naast de revisie, zodat de terugbetaling wordt verantwoord en de documentatie overzichtelijk blijft.
Het grootste voordeel is dat revisies en credits geen vervangingen zijn voor de originele facturen, maar gekoppelde updates. In het gedeelte Documenten worden alle versies van facturen opgeslagen, terwijl in het gedeelte Betalingen de bijbehorende financiële activiteiten worden bijgehouden. Dit creëert een compleet overzicht van wijzigingen, wat zowel het verhuurbedrijf als de klant ten goede komt.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
Vertrouwen opbouwen door middel van duidelijke processen
In de verhuursector zijn terugbetalingen en factuurwijzigingen aan de orde van de dag. Wat het belangrijkst is, is hoe gemakkelijk ze te verwerken zijn zonder verwarring of extra werk te veroorzaken. Booqable biedt u de tools om terugbetalingen voor verhuurbedrijven snel te verwerken en huurfactuurrevisies te maken die uw financiële administratie accuraat houden. Of u nu borgsommen beheert, betalingen terugbetaalt of facturen aanpast, u beschikt altijd over duidelijke gegevens waarop u kunt vertrouwen.
Door gebruik te maken van borgsommen, pre-autorisaties en de ingebouwde facturering van Booqable, vermindert u niet alleen het aantal terugbetalingen dat u moet doen, maar beheert u ze ook met vertrouwen wanneer ze zich voordoen. Klanten krijgen duidelijke documentatie en uw bedrijf krijgt het vertrouwen dat het verdient.
