Voor veel verhuurbedrijven is het factureren van klanten de laatste stap om betaald te krijgen voor hun producten of diensten. Het genereren en efficiënt verzenden van facturen is dan ook van groot belang. De beste manier om dit proces zo efficiënt mogelijk in te richten is door Booqable’s verhuursoftware te gebruiken, waarmee je snel facturen kunt aanmaken en versturen.
Door verhuursoftware te gebruiken voor facturatie kun je klanten ook eenvoudig laten betalen door een betalingsprovider te koppelen. Ontdek hoe je met Booqable facturen kunt aanmaken en versturen, en betalingen kunt accepteren.
Wat is een verhuurfactuur?
Facturen zijn financiële documenten die de producten of diensten beschrijven waarvoor je klant heeft ingestemd om te betalen. Ze bevatten een specifieke lijst met prijzen en het totaal verschuldigde bedrag, dat het volledige bedrag kan zijn of een borg. In specifieke verhuurbranches zijn facturen de meest gebruikelijke vorm om iets in rekening te brengen, terwijl andere sectoren betaling accepteren op het moment van de boeking.
Een klant kan bijvoorbeeld vragen om een offerte voor meubilair en decoratie voor zijn bruiloft. Het verhuurbedrijf doet dan een voorstel en als de klant akkoord gaat, volgt een factuur. Dit is het bedrag dat de klant binnen een bepaalde termijn moet betalen om de goederen en diensten te kunnen ontvangen.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Wat moet er op een verhuurfactuur staan?
Facturen zijn over het algemeen vrij eenvoudig, ongeacht de niche of de soorten producten of diensten die worden aangeboden. Hoewel in Booqable productafbeeldingen worden opgenomen zodat klanten weten waar ze voor betalen, zijn de essentiële elementen die een factuur moet bevatten:
- De bedrijfs- en klantnaam en contactinformatie
- De producten of diensten die worden geleverd
- De overeengekomen prijs voor deze producten of diensten
- De huurperiode en -duur
- De factuurdatum
- De betalingstermijn en eventuele borg
De facturatiefunctie in Booqable vult deze gegevens automatisch in aan de hand van de gegevens op de bijbehorende order. Zo kun je eenvoudig en snel professionele facturen aanmaken en versturen naar klanten. Je kunt het standaardsjabloon gebruiken of een stap verder gaan door de getoonde informatie naar wens aan te passen.
Hoe je facturen aanmaakt in Booqable
Het genereren van een factuur binnen Booqable stelt je in staat om facturen direct binnen uw account te maken en te versturen naar klanten die uw producten of diensten hebben aangevraagd. In het rechter menu van elke order krijg je de optie om een nieuwe factuur aan te maken en te versturen. En als je de order in de toekomst bijwerkt, kunt je een bijgewerkte factuur sturen met aftrek van de vooruitbetaalde kosten.
Facturatie automatiseren
Elke keer wanneer je binnen Booqable een nieuwe reservering ontvangt of aanmaakt, heb je de mogelijkheid om een nieuwe factuur aan te maken. Deze factuur wordt automatisch gevuld met de gegevens die jij en je klant hebben opgegeven. Dit bespaart tijd bij het opnieuw invullen van facturen en zorgt ervoor dat je een order sneller kunt verwerken. Bovendien kunt je er zeker van zijn dat klanten een professionele factuur ontvangen.
Factuurversies beheren
Als je voor het eerst een factuur aanmaakt, wordt deze gemarkeerd als “Pro-forma”, wat betekent dat de factuur nog kan worden bijgewerkt. Zodra je een factuur definitief hebt gemaakt, kan deze naar een klant worden gestuurd. Als je een aanpassing maakt nadat een factuur definitief is, wordt er een nieuwe “Pro-forma” gegenereerd. Je kunt dan controleren of eventuele betalingen in mindering zijn gebracht en de bijgewerkte factuur definitief maken. Je kunt ook creditfacturen aanmaken voor het geval het orderbedrag daalt.
Facturen naar klanten sturen
Als je tevreden bent met de factuur, kunt je deze direct vanuit Booqable naar het door de klant opgegeven e-mailadres sturen. Dit kan met een handmatige e-mail of een e-mailsjabloon dat automatisch gevuld wordt met de klantgegevens. Dit betekent dat het maken en versturen van e-mails binnen een paar minuten kan worden gedaan.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
Betaald krijgen met Booqable
Om betalingen te ontvangen met Booqable moet je een betalingsprovider aan je account koppelen. Je kunt kiezen voor Stripe of PayPal, die veilige betalingsdiensten bieden voor jou en je klanten. Je kunt een betaallink genereren en versturen vanuit een order in hetzelfde menu waar je een factuur hebt aangemaakt.
Als een klant een factuur betaalt, wordt de betaalstatus van de bestelling automatisch gewijzigd naar betaald. Je kunt er ook voor kiezen om klanten te vragen alleen een deel te betalen en het totale bedrag op een later tijdstip te voldoen. Dit maakt het eenvoudiger om betalingen te beheren en ervoor te zorgen dat je geen betalingen mist.
Centraliseer je verhuurtools met Booqable
Met Booqable blijf je gestructureerd en beheer je elk aspect van je verhuurbedrijf in één overzichtelijk systeem. Het maken en versturen van facturen is een essentieel onderdeel van het succesvol runnen van een verhuurbedrijf, naast het beheren van de voorraad, het accepteren van online reserveringen en het monitoren van de prestaties. Je kunt zowel geld als tijd besparen door deze tools in één systeem te hebben.
