A veces la solución al problema no es la más obvia. Daniel Davison lo descubrió cuando buscaba un software para gestionar los equipos del Laboratorio de Interacción de la Universidad de Twente. Tras comprobar que el software de gestión del laboratorio no ofrecía todas las funciones que necesitaba, recurrió a los programas de alquiler y descubrió que Booqable era la mejor solución para las necesidades del laboratorio.
Los laboratorios de las universidades tienen muchos equipos que los estudiantes e investigadores utilizan para realizar sus proyectos. Este equipo necesita ser gestionado, y es necesario que haya un sistema para acceder a él. En este sentido, estos laboratorios funcionan de forma muy similar a las empresas de alquiler, y tiene sentido que el software de alquiler pueda ser la solución perfecta para gestionar y aceptar las reservas de equipos.
Laboratorio de Interacción de la Universidad de Twente
El Laboratorio de Interacción de la Universidad de Twente reúne a estudiantes e investigadores de la facultad de Ingeniería Eléctrica, Matemáticas e Informática que estudian la interacción de los medios humanos, la tecnología creativa y la tecnología de la interacción. El laboratorio está dirigido por Daniel Davison, que se encarga del equipo que utilizan los estudiantes e investigadores.
Cuando un estudiante o investigador inicia un proyecto en la universidad, tiene que pasar por Daniel para conseguir el equipo que necesita. Además del equipo, obtienen acceso a las instalaciones, la experiencia, los conocimientos y el software para ayudarles a alcanzar sus objetivos de investigación. El laboratorio de interacción es el lugar central al que deben acudir los estudiantes e investigadores del sector para completar sus proyectos.
El equipo que puede adquirirse en el laboratorio incluye tabletas, puntos de acceso wi-fi, ordenadores, micrófonos, auriculares, sensores hápticos, equipos de RV, cámaras, robots, proyectores e impresoras 3D, lo que proporciona a quienes investigan estudios relacionados con la interacción de los medios humanos la máxima gama de equipos para llevar a cabo su investigación y alcanzar sus objetivos.
No hay sistema central
Como el Interaction Lab trabaja con muchos estudiantes e investigadores, se encontraron con un problema. La gente compraba ordenadores portátiles, cámaras, equipos de RV, etc., para proyectos individuales, y se acumulaban o se añadían al inventario general. Con el tiempo, esto hizo que fuera un poco difícil saber lo que tenían y dónde estaba.
Además, la forma en que los estudiantes y los investigadores se inscribían en el equipo era un poco anticuada. El laboratorio tenía enormes hojas A1 en las que tenían que anotar sus nombres y lo que necesitaban. Esto funcionó durante un tiempo, pero cuando llegó la pandemia y hubo menos gente en persona, quedó claro que se necesitaba otra solución.
La combinación de no tener un sistema central con una visión de conjunto de los equipos y las reservas realizadas por los estudiantes e investigadores, y de no tener una forma fácil de hacer una reserva, dio lugar a posibles errores que había que evitar. Entre estos problemas se encontraban la no disponibilidad de los equipos, las dobles reservas, la escasez y la pérdida de equipos, todo lo cual resultaba muy difícil de controlar.
Facilitar las interacciones
Daniel sabía que tenía que encontrar una forma mejor de organizar el inventario del laboratorio, y los cambios provocados por la pandemia fueron una gran motivación. Primero buscó un software hecho explícitamente para la gestión de equipos de laboratorio, pero ninguno de ellos se ajustaba a sus necesidades. Así que recurrió a programas de alquiler y préstamo de equipos que funcionan de forma muy similar.
Eligió Booqable porque cumplía la mayoría de sus requisitos para una solución de software para la situación. Ahora, puede tener una visión general de los equipos que se prestan, quién los tiene, dónde están y qué hay disponible. Esto ha facilitado que todo esté en el lugar correcto y esté disponible cuando un estudiante o investigador lo requiera para un proyecto sin que surjan errores.
Mientras tanto, desde el punto de vista del estudiante y del investigador, pueden visitar fácilmente el portal en línea del laboratorio. Pueden ver qué equipos están disponibles, cuándo están disponibles y hacer una reserva sin tener que interactuar con nadie en el laboratorio. Ha recibido comentarios informales de que a los estudiantes les encanta el proceso y la claridad de saber qué equipos están disponibles.
Ahorro de tiempo y ampliación
Desde la implementación de Booqable en el sistema de préstamo del laboratorio, Daniel ha visto un ahorro sustancial de tiempo y menos dolores de cabeza relacionados con la disponibilidad de los equipos. Esto ha llevado a que el sistema funcione de forma mucho más eficiente, con menos trabajo manual y un enfoque más libre, lo que él y sus colegas aprecian mucho.
También ha permitido ampliar y renovar los laboratorios físicos utilizados por el Laboratorio de Interacción. Pronto, los estudiantes podrán reservar espacio en los laboratorios y recoger y utilizar el equipo cuando lo necesiten (siempre que esté disponible). Esto permitirá que el laboratorio atienda a más estudiantes e investigadores que nunca, sin necesidad de una administración adicional.
