Julius, con sede en Sydney, ha pasado más de 50 años trabajando en alquiler audiovisual. “Comencé Graftons Sound and Lighting en Sydney hace 50+ años”, compartió, y su experiencia finalmente lo llevó a comprar Sydney PA Hire, un negocio establecido por primera vez en 2010.
La empresa ofrece alquiler audiovisual para bodas, escuelas, grupos comunitarios, eventos corporativos y todo lo demás. Antes de usar Booqable, el negocio funcionaba en Rental Point, pero no le dio a Julius el control que necesitaba a medida que crecía la demanda.
Julius y su equipo pasaron demasiado tiempo respondiendo preguntas de disponibilidad y actualizando las reservas manualmente. A medida que el sitio web de alquiler generaba más consultas, mantener todo alineado se volvió más difícil. El cambio al plugin de WordPress, las herramientas de gestión de inventario y la aplicación móvil de Booqable le dio a la empresa una forma de aportar décadas de experiencia a un sistema totalmente digital.
Una larga carrera, un nuevo capítulo
El nuevo capítulo de Julius con Sydney PA Hire se basó en su conocimiento de larga data de la industria. El negocio atrae a una amplia gama de clientes: “Empresas, Escuelas, Eventos, Comunidad, Bodas”. Estos clientes necesitan de todo, desde micrófonos hasta sistemas de megafonía completos y, con Booqable, el inventario se actualiza automáticamente en cada reserva.
“Funciona muy bien para nosotros”, explicó Julius. Los clientes navegan por el sitio web de alquiler, hacen clic en una ficha de producto, eligen fechas del calendario y pagan en línea. El sistema reserva artículos al instante, eliminando las reservas dobles que solían ocurrir cuando todo se verificaba manualmente. Para un pequeño equipo de cuatro personas que solo maneja entregas, tener reservas, pagos e inventario en un solo lugar se ha vuelto esencial.
Mirando hacia el futuro, Julius tiene planes audaces. Cuando se le preguntó dónde ve a la empresa en cinco años, dijo: “¡500% más grande!” Con el crecimiento de las reservas en línea y el calendario cada vez más predecible, el negocio se siente listo para la siguiente etapa. El inventario, los pedidos y los detalles de los clientes viven en una sola plataforma, lo que brinda al equipo la claridad que necesita para el crecimiento a largo plazo.
Uso del plugin Booqable WordPress
El complemento de WordPress se volvió importante una vez que el equipo se dio cuenta de cuánto tiempo se perdía respondiendo preguntas de disponibilidad por teléfono. Los clientes a menudo se comunicaban con ellos solo para verificar si una cita estaba libre, lo que ralentizaba el día. Julius necesitaba que la disponibilidad se mostrara claramente en línea, y la necesitaba para trabajar con el sitio web de alquiler que había estado ejecutando desde 2010.
“Usamos WordPress para el alojamiento de nuestro sitio web y hemos integrado los componentes de reserva en línea de Booqable a través del complemento de WordPress en nuestra página para las tarjetas de producto y el selector de fechas”, dijo. Los clientes ahora pueden ver la disponibilidad al instante, elegir sus fechas y proceder al pago para reservar sus productos al instante.
Julius también agregó campos de pago personalizados para recopilar detalles importantes del evento, como la cantidad de invitados, si hay energía disponible y si el evento es en interiores o exteriores. Para su equipo, esta configuración logra tres cosas importantes:
-
Reduce el número de llamadas preguntando por disponibilidad.
-
Muestra calendarios de productos precisos que se actualizan en tiempo real.
-
Recopila información del evento durante el pago para que la preparación sea más fácil.
El beneficio es inmediato. Los clientes obtienen respuestas sin esperar y el equipo evita los pequeños errores que solían aparecer cuando todo requería una verificación manual.
Uso de la aplicación móvil Booqable
La aplicación móvil se volvió esencial porque el trabajo de alquiler de eventos nunca ocurre en un solo lugar. Las entregas implican horarios ajustados, múltiples vehículos y diferentes miembros del personal que se dirigen a diferentes lugares. Antes de la aplicación, el equipo dependía de notas impresas o acceso a computadoras portátiles, lo que no era práctico en los fines de semana ocupados.
Ahora el equipo usa la aplicación para cada reserva. Cada miembro del personal puede ver todas las reservas asignadas al día, incluidos los productos exactos, las direcciones y las notas de los clientes. Al entregar equipos para bodas, presentaciones corporativas o eventos comunitarios, todos tienen la misma información en vivo. Si un cliente llama con un cambio o una actualización, el pedido se edita instantáneamente y todos los vehículos ven los mismos detalles.
Para una empresa de AV, esto es crucial. Los artículos deben retirarse al salir del almacén, confirmarse a la llegada y volver a registrarse al final de la noche. La aplicación móvil permite al equipo hacer esto directamente en el sitio, por lo que nada se pierde y nadie necesita adivinar qué artículos fueron a qué lugar.
La aplicación logra tres cosas para ellos:
-
Brinda a cada miembro del equipo detalles de reserva en tiempo real en varios vehículos.
-
Facilita el registro de entrada y salida del equipo en cada ubicación.
-
Mantiene los planes de entrega precisos cuando los clientes solicitan cambios en el día.
El resultado es que los días de eventos transcurren mucho mejor y el equipo siempre trabaja con la misma información. La aplicación les brinda exactamente lo que necesitan, justo cuando lo necesitan.
Construyendo una mejor jornada laboral
El traslado de Sydney PA Hire a Booqable ayudó a un negocio de alquiler audiovisual de larga data a adoptar plenamente las reservas en línea. Con un sitio web de alquiler moderno, un selector de fechas integrado, calendarios precisos y una aplicación móvil creada para los días de entrega ocupados, el equipo puede concentrarse en el servicio al cliente en lugar de horas de administración.
Como dijo Julius, los comentarios de los clientes han sido “sólidos” y el negocio está mejor posicionado para el crecimiento que espera en los próximos años.
