Roshanda Drake verbrachte über 25 Jahre im Innendesign, bevor sie 2023 The Drake Social Club in Houston gründete. Sie erkannte eine Lücke zwischen einfacher Partyausstattung und vollständigem Event-Design und wollte diese mit Event-Vermietungen füllen, die mit derselben Sorgfalt ausgewählt und gestaltet werden wie ein gut durchdachter Raum.
Heute vermietet The Drake Social Club maßgeschneiderte Tischwäsche, strukturierte Vorhänge, besondere Sitzgelegenheiten wie durchsichtige Lucent-Stühle und Hampton-Schildpatt-Bambusstühle, goldene Teller mit Perlenrand, architektonische Requisiten und kuratierte Dekoration. Zu ihren Kunden zählen Bräute, private Gastgeber, Firmenorganisatoren und Eventplaner. Die meisten von ihnen buchen komplette Tischgestaltungen statt nur einzelne Artikel zum Abholen, und die meisten Event-Vermietungen beinhalten Lieferung, Aufbau und Abbau durch Roshandas Team mit höchstem Serviceanspruch.
Kundenreisen beginnen meist online. Kunden durchstöbern den Katalog auf der Booqable-Vermietungswebsite und fordern ein Angebot an, und das Team verwandelt jede Anfrage im Booqable-Backoffice in eine Bestellung. Andere buchen eine private Beratung im Showroom. Vor Booqable verwaltete Roshanda Event-Vermietungen mit Tabellenkalkulationen, separater Rechnungssoftware, manuellen Kalendern und Papierarbeitsaufträgen. Sie entschied sich für Booqable als ihr Vermietungs-Backoffice und ihre Website, und Angebote sowie Packlisten gehörten schnell zu den beiden Funktionen, auf die sich ihr Team am meisten verlässt.
Professionelle Angebotsvorschläge mit wenigen Klicks
Hochwertige Event-Vermietungen hängen von schnellen Antworten ab. Aber ein Angebot zu erstellen bedeutete zunächst, die Verfügbarkeit manuell zu prüfen. „Das manuelle Abgleichen der Lagerverfügbarkeit vor dem Versenden formaler Angebote verlangsamte die Reaktionszeiten bei hochwertigen Interessenten“, sagt Roshanda.
Sobald eine Bestellung in Booqable erstellt ist, generiert das Team mit einem Klick ein Angebot. Es wird automatisch mit den Kundendaten, Artikeln, Terminen und Preisen ausgefüllt. Von dort aus senden sie es direkt aus ihrem Booqable-Konto mithilfe einer vorgefertigten E-Mail-Vorlage zusammen mit einer Anfrage zur digitalen Signatur. Und da Booqable den Bestand während der Erstellung der Bestellung prüft, spiegelt jedes Angebot wider, was tatsächlich verfügbar ist.
„Wir haben jede Woche Stunden bei der administrativen Verwaltung und Angebotserstellung gespart“, sagt Roshanda. „Kunden schätzen die Schnelligkeit und Klarheit, wenn sie detaillierte, genaue Mietverträge erhalten.“
Angebote helfen The Drake Social Club dabei:
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Anfragen für Event-Vermietungen zu beantworten, solange die Leads noch heiß sind
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Detaillierte Angebote zu versenden, die dem hochwertigen Erscheinungsbild der Marke entsprechen
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Eine unterschriebene Bestätigung zu erhalten, ohne Papierkram hinterherzulaufen
Anstatt vor jedem Angebot Kalender abzugleichen, versendet das Team genaue Angebote in Minuten. Und mit schnelleren Antworten werden mehr Erstanfragen zu bestätigten Buchungen für Event-Vermietungen.
Jede Bestellung von Anfang an richtig packen
Eine einzige Tischgestaltung kann Dutzende von Tischwäsche, Tellern, Stühlen und Requisiten umfassen. Vor Booqable erforderte das Synchronhalten von Vorbereitungslisten, Lieferplänen und Lagerbeständen ständige manuelle Aktualisierungen. Ein einziger vergessener Artikel konnte eine Lücke auf dem Tisch am Veranstaltungsort bedeuten.
Packlisten funktionieren genau wie Angebote. Nachdem eine Bestellung erstellt wurde, generiert das Team mit einem Klick eine Packliste. Sie listet jedes Produkt in der Bestellung auf, damit das Lagerteam genau weiß, was für jede Veranstaltung geladen werden muss. Roshanda beschreibt sie als „übersichtliche, handlungsorientierte Pick-Listen für unsere Liefer- und Aufbauteams“.
Für Unternehmen, die Event-Vermietungen über ein großes Gebiet wie Greater Houston liefern, helfen Packlisten dabei:
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Jeden Artikel zu laden, bevor der Transporter losfährt, damit niemand wegen eines vergessenen Tellers quer durch die Stadt zurückfahren muss
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Vertragsteams eine klare Liste an die Hand zu geben, nach der sie arbeiten können, selbst bei ihrer ersten Veranstaltung
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Event-Vermietungen nach dem Abbau wieder einzuchecken, sodass Tischwäsche und Stühle vor der nächsten Buchung geprüft und gereinigt werden
Das Team arbeitet nicht mehr mit veralteten Papierarbeitsaufträgen. Jede Lieferung verlässt das Lager vollständig, sodass die Aufbautage pünktlich beginnen.
Vom Innendesign zu Event-Vermietungen in Houston
Für Roshanda liegt die größte Veränderung darin, wofür ihre Zeit verwendet wird. „Die Bestellgenauigkeit hat 100 % erreicht, sodass unser Führungsteam den Fokus von der Backoffice-Logistik auf hochwertiges Raumdesign, Kundenberatungen und Geschäftserweiterung verlagern kann.“
Durch die Verlagerung ihrer Event-Vermietungen aus Tabellenkalkulationen hin zu Booqable versendet The Drake Social Club nun professionelle Angebote in Minuten und packt jede Bestellung beim ersten Mal korrekt. Kunden erhalten klare, detaillierte Angebote, und das Team erhält eine zuverlässige Liste für jeden Aufbau. In den nächsten Jahren plant Roshanda, die Abteilung für Spezialvermietungen auszubauen und die eigenen Dekorationslinien der Marke zu erweitern. Während das Unternehmen größere private und geschäftliche Event-Vermietungen in Greater Houston übernimmt, wird Booqable das Backoffice im Hintergrund am Laufen halten, während sich das Team auf das Design konzentriert.
