Gian Bortolotti leitet Ibeam São Paulo, ein Unternehmen für Produktionsdienstleistungen in Brasilien, das seit mehr als 30 Jahren an Firmenevents, Konzerten und Theateraufführungen mitwirkt. Ibeam liefert die Ausrüstung und das Team, um für seine Agenturkunden Großveranstaltungen umzusetzen.
„Wir sind sehr auf Projektion für Großveranstaltungen spezialisiert“, sagt Gian. Im Laufe der Jahre hat dieser Fokus Ibeam geholfen, eine umfangreiche Sammlung an Projektions- und AV-Ausrüstung aufzubauen, die vom Lager in São Paulo aus verwaltet wird. Das eröffnete auch eine Gelegenheit: Andere technische Unternehmen könnten die Ausrüstung mieten, ohne das gesamte Produktionsteam von Ibeam zu beauftragen.
Ibeam baut derzeit einen AV-Vermietungszweig des Unternehmens auf. Während Agenturen weiterhin die Hauptkunden für Produktionsdienstleistungen bleiben, richtet sich das Vermietungsangebot an technische Unternehmen mit eigenem Team, die Zugang zu Ausrüstung benötigen.
Um den Start zu unterstützen, richtet Ibeam mit dem Website-Builder von Booqable eine Vermietungswebsite ein, auf der potenzielle Kunden den Katalog durchsuchen und Ausrüstung anfragen können. Das Team hat sich außerdem für Booqable entschieden, um Vermietungsbestand, Aufträge und Kundendaten zu verwalten.
Verfügbarkeit automatisch verwalten
Ibeam verwaltet die Ausrüstung für seine Produktionsarbeit bereits mit einem eigenen FileMaker-System. Die Vermietung bringt einen anderen Arbeitsablauf mit sich: Ausrüstung kann für unterschiedlich lange Zeiträume mit einem anderen Unternehmen das Haus verlassen, weshalb das Team wissen muss, was für welche Vermietung reserviert ist und wann es zurückerwartet wird.
Booqable gibt Ibeam die Werkzeuge, um diesen Arbeitsablauf zu steuern:
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Bestand und Verfügbarkeit: Das Team kann Produkte und Lagerbestände hinzufügen und dann die Verfügbarkeit anhand der in Booqable erfassten Vermietungsaufträge verfolgen.
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Individuelle Ausrüstungsverfolgung: Lagerartikel können einzeln nachverfolgt werden, was bei hochwertiger Projektionsausrüstung nützlich ist.
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Planung von Abholung und Rückgabe: Vermietungsaufträge geben dem Lagerteam einen Überblick darüber, was planmäßig hinausgeht und zurückkommt.
Die Bestandsverwaltung fiel Gian von Anfang an auf. Mit einem Team von 20 Mitarbeitenden und einem Lager, das bereits Produktionsaufträge abwickelt, wird ein klarer Überblick über den Vermietungsbestand dem Personal helfen zu planen, was hinausgeht und zurückkommt. Um diesen Überblick über beide Unternehmensbereiche hinweg genau zu halten, muss Ibeam auch die für Produktionsaufträge in FileMaker reservierte Ausrüstung berücksichtigen.
Aufträge für neue Vermietungskunden organisieren
Für Gian besteht eine der größten Herausforderungen beim Start der Vermietung darin, eine neue Kundengruppe zu erreichen und zu bedienen. Das Produktionsgeschäft von Ibeam ist durch langjährige Agenturbeziehungen gewachsen. Die AV-Vermietung bringt technische Unternehmen mit eigenen Kontakten, Aufträgen und Unterlagen mit sich.
Booqable gibt dem Team einen eigenen Ort, um diese Vermietungsbeziehungen zu verwalten:
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Kundenprofile speichern Kontaktdaten und Auftragsverlauf.
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Angebote, Verträge und Rechnungen können aus Vermietungsaufträgen erstellt werden.
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Zahlungen und Berichte helfen dem Team, Aufträge zu verfolgen und zu sehen, wie sich die Vermietungsprodukte entwickeln.
Dies gibt Ibeam einen eigenen Arbeitsablauf für Vermietungskunden, während das Unternehmen den neuen Service neben dem etablierten Produktionsgeschäft aufbaut.
Platz für die Vermietung im Portfolio schaffen
Ibeam steht erst am Anfang seines AV-Vermietungsstarts, doch Gian hat ein klares Ziel für die kommenden Jahre: „Der Vermietung einen Platz in unserem Portfolio verschaffen.“
Mit jahrzehntelanger Projektionserfahrung und einer bestehenden Ausrüstungssammlung hat Ibeam eine Grundlage für das neue Angebot. Der nächste Schritt besteht darin, diese Ausrüstung für technische Unternehmen zugänglich zu machen und rund um die gewonnenen Kunden einen Vermietungsbetrieb aufzubauen.
