Grace Bennett führt Hello Dearest Events zusammen mit ihrer Schwester und ihrer Mutter, ein Familienunternehmen mit Sitz in South East Queensland, Australien. Was als Teilnahme an Events und Getränkeservice für Kunden begann, wuchs zu etwas Größerem heran, als das Trio bemerkte, wie viele Menschen auch Eventausrüstung mieten mussten.
Heute ist Hello Dearest Events ein Eventverleihgeschäft, das Möbel, Tischdekorationsstücke und Bar-Setups an Menschen liefert, die Events in der Region planen, und ein Großteil dieses Inventars wurde von den dreien handgefertigt oder renoviert.
Vor Booqable führte das Team seine Eventverleihbuchungen vollständig über E-Mail durch und schrieb jedes Angebot und jede Rechnung einzeln. Es funktionierte, ließ aber wenig Raum zum Atmen, besonders mit nur drei Personen, die alles von der Beschaffung von Stücken bis zur Koordination von Lieferungen und Abholungen abdeckten.
Sie wollten, dass ihre Kunden ein richtiges Buchungserlebnis bekommen, ohne mehr manuelle Arbeit auf ihrer Seite hinzuzufügen, und sie wollten, dass es mit der Website funktioniert, die sie bereits hatten. Das brachte sie zu Booqable, wo sie ihre bestehende Website verbanden, damit sie Bestellungen von Anfang bis Ende verfolgen und ihr Inventar in Kollektionen organisieren konnten.
Vermietungsbestellungen von Anfang bis Ende verfolgen
Vor Booqable lebte die Nachverfolgung, wer was gebucht hatte und wann es rausgehen oder zurückkommen musste, vollständig in Graces Posteingang. Jedes Angebot und jede Rechnung musste von Hand erstellt werden, was viel Raum für vermischte Daten oder doppelt gebuchte Stücke während einer geschäftigen Eventverleihsaison ließ.
Mit Booqable synchronisiert sich die Bestellung sofort mit dem Backend, wenn ein Kunde online bucht, und der Artikel wird automatisch reserviert. Er landet im Kalender und im täglichen Planer, sodass das Team genau sehen kann, was jeden Tag rausgeht und zurückkommt. Bestellungen tragen einen Status, sodass ein Stück von reserviert zu abgeholt und später zu zurückgegeben wechseln kann, direkt aus der App oder dem Backend.
Sobald eine Bestellung zurückgegeben wird, kann sie archiviert werden, was einen Datensatz für die spätere Berichterstattung bewahrt. Und wenn jemand prüfen möchte, ob ein Artikel für ein bestimmtes Datum frei ist, ist das ein schneller Blick in die App, anstatt eine Suche durch alte E-Mails.
Grace nannte die Verfolgung von Bestellungen von Anfang bis Ende als eine ihrer Lieblingssachen an Booqable. Für Hello Dearest Events bedeutete das:
- Kein Aufschreiben mehr jedes Angebots und jeder Rechnung von Hand
- Ein klarer Überblick darüber, was gebucht, abgeholt oder zurückgegeben ist, zu jedem Zeitpunkt
- Echte Zeitersparnis während ihrer geschäftigsten Eventverleih-Zeiträume
Diese Zeitersparnis ist genau das, wonach das Team gesucht hat. Anstatt Details über E-Mails zu jagen, können sie den vollständigen Status einer Bestellung auf einen Blick sehen und diese Zeit wieder in die Führung des Geschäfts stecken.
Produktkollektionen online anzeigen
Mit Möbeln, Tischdekorationsstücken und Bar-Setups, die alle in einem Inventar liegen, war es schwierig, Kunden ein klares Bild davon zu geben, was für ihr Event zusammengehörte. Das Durchsuchen musste sich einfach anfühlen, nicht wie das Scrollen durch eine lange, unsortierte Liste.
Booqable ermöglicht es Hello Dearest Events, jedes Produkt im Backend einer Kollektion zuzuweisen und diese Kollektionen dann auf einzelnen Seiten ihres Online-Shops anzuzeigen. Da ihr Shop über ihre bestehende Website läuft, sieht jemand, der Tischdekorationsstücke oder Bar-Setups durchsucht, nur das, was für seine Eventvermietung relevant ist, statt jedes Element im Katalog auf einmal.
Für ein kleines Familienunternehmen, das auf Stil und kreativem Flair aufgebaut ist, ist das wichtig, weil es ihr Sortiment für sich selbst sprechen lässt. Kollektionen haben Hello Dearest Events geholfen:
- Kunden eine sauberere, organisiertere Möglichkeit zu geben, nach Kategorie zu browsen
- Möbel und Tischdekorationsstücke als eigene, unterschiedliche Gruppen hervorzuheben
- Ihren Katalog mit dem gleichen Schliff wie ihre Events zu präsentieren
Kunden können jetzt die richtigen Stücke für ihre Eventvermietung finden, ohne sich durch unabhängiges Inventar zu wühlen. Das ist eine Sache weniger, die zwischen einer Buchung und einem wunderschön gedeckten Tisch steht.
Geschäftsziele erreichen
Grace beschreibt Booqable als einen “One-Stop-Shop, der zu den Zielen des Teams passt, ein kreatives, organisiertes Geschäft zu führen”. Während Hello Dearest Events wächst, hoffen sie auf mehr der gleichen Ergebnisse von glücklichen Stammkunden, einer breiteren Produktpalette und Vermietungsbuchungen, die weniger tägliche persönliche Aufmerksamkeit benötigen. Mit Bestellverfolgung und Kollektionen, die bereits einen Großteil dieser Arbeit erledigen, sind sie auf einem guten Weg dorthin.
