Bewährte Praktiken der Geräteverfolgung für 2024

Heben Sie die Hand, wenn Sie denken, dass die Nachverfolgung von Geräten schwierig ist. Ohne die richtigen Tools werden Aktionen wie die Planung von Mietgeräten zu Produktivitätshindernissen - und bremsen Sie oft aus. Ganz zu schweigen davon, dass bei der Verfolgung Ihrer wertvollen Investitionen viel auf dem Spiel steht. Die Koordinierung all Ihrer Anlagen erfordert einen direkten Zugriff auf die erforderlichen Informationen über Mietgeräte. Und diese Daten zu erhalten, ist leichter gesagt als getan.

Wenn Sie sich auf Stift und Papier oder eine einfache Tabellenkalkulation verlassen, um Informationen über Ihre Leihgeräte zu erfassen, sind Sie anfällig. Herkömmliche Tools können zu manuellen Fehlern, Ineffizienz, höheren Kosten und im schlimmsten Fall zu einem Verlust der Ausrüstung führen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen ein paar Taktiken, die Unternehmen auf der ganzen Welt einsetzen, um ihre Mietgeräte zu verfolgen und die tägliche Arbeit ein wenig weniger stressig zu gestalten.

Tracking-Methoden, die Sie heute anwenden können

Bevor Sie sich daran machen, Ihre Vermögenswerte zu organisieren, sollten Sie wissen, dass Sie die Wahl haben, wie Sie Ihre Leihgeräte verfolgen. Wir haben Ihnen bereits Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie [Ihr Mietinventar] (https://booqable.com/de/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management/) einrichten können, von der Erstellung einer Produktdatenbank bis hin zur Kennzeichnung Ihrer Vermögenswerte. All dies beginnt mit einer ordnungsgemäßen Einrichtung in Ihrem Geräteverwaltungssystem.

Bei Booqable unterteilen wir jedes Produkt in zwei Arten der Nachverfolgung, die sich in der Software jeweils unterschiedlich verhalten. Nachverfolgungsmethoden sind eine der Kernfunktionen von Booqable und die beste Möglichkeit, verschiedene Arten von Vermögenswerten zu verwalten. Wenn Sie Ihr Inventar einrichten, können Sie die Ausrüstung in verfolgbare und Massenware unterteilen. Schauen wir uns die Vorteile der beiden Methoden an:

• Wenn Sie nachverfolgbar wählen, trennen Sie jedes Gerät durch eine eindeutige Kennung. Dies ist die genaueste Methode zur Nachverfolgung von beweglichen Ausrüstungen, die eine durchsuchbare Historie für jeden einzelnen Lagerartikel erstellt. So können Sie sehen, wo und bei wem sich die einzelnen Geräte befinden, und erhalten detaillierte Einblicke in die Nutzung, Berichterstattung und Bestellhistorie der einzelnen Lagerartikel.
• Mit der Option Bulk müssen Sie nicht so tief in die Materie eintauchen. Mit dieser Nachverfolgungsmethode können Sie größere Mengen effizienter handhaben als mit nachverfolgbaren Artikeln. Da Sie lediglich die vorhandenen Mengen verfolgen, müssen Sie nicht angeben, welche Lagerartikel Sie herausgeben. Daher erhalten Sie weniger detaillierte Informationen über die Verwendung und Leistung eines Lagerartikels, aber sie können Ihren Mitarbeitern eine Menge Arbeit bei der Planung der Ausrüstung ersparen.

Wie wählt man die richtigen Identifikatoren aus?

Kurz gesagt: Je nachdem, was für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Viele Unternehmen verwenden Seriennummern oder Strichcodes, um verfolgbare Gegenstände zu kennzeichnen, aber ehrlich gesagt, ist alles, was eindeutig ist, geeignet. Bei der Einführung von Booqable werden in der Regel kurze, gut lesbare Bezeichner verwendet. Wir empfehlen, auch logische Präfixe hinzuzufügen, um mehr Platz für relevante Informationen zu haben. Die Firmeninitialen eines Untervermieters, zum Beispiel. Oder einfach eine Abkürzung des Modellnamens, damit jeder in Ihrer Organisation das Modell auf einen Blick erkennen kann.

Planen Sie Geräte mit Live-Verfügbarkeit

Irgendwann im Laufe Ihres Arbeitstages werden Sie Geräte einplanen müssen. Vielleicht haben Sie einen Anruf erhalten, und es ist Zeit, die Verfügbarkeit zu prüfen. Oder Sie müssen eine Anfrage bestätigen oder ablehnen. Wenn Planer die Verfügbarkeit besser verwalten können, reduzieren sie das Rätselraten und können genauer planen.

In Booqable ist die Ausrüstungsverfolgung visuell. Das heißt, Sie sehen eine Anzeige, die Ihnen sagt, ob ein Produkt in Echtzeit verfügbar ist oder nicht. Das ist eine hilfreiche Funktion, mit der Sie Geräte mit nur wenigen Klicks buchen können, ohne sich Gedanken über Überbuchungen machen zu müssen. Wir erklären Ihnen in fünf einfachen Schritten, wie Sie Geräte buchen können:

1. Öffnen Sie Ihren Booqable-Arbeitsbereich und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Mietauftrag, um den Vorgang zu starten.
2. Wählen Sie die Person, die die Ausrüstung mieten soll, oder einen neuen Kunden hinzufügen.
3. Wählen Sie dann den Mietzeitraum für den jeweiligen Auftrag aus.
4. Wählen Sie die Geräte aus, die Sie einplanen möchten, legen Sie die richtigen Mengen fest und geben Sie die Lagerartikel für verfolgbare Produkte an (optional, Sie können dies auch später tun).
5. Setzen Sie schließlich den Status auf Reserviert, und die Geräte werden automatisch für den Mietzeitraum reserviert.

Sie müssen den verfolgbaren Bestand nicht sofort angeben. Wenn Sie dies später tun, haben Sie den Vorteil, dass Sie die Auslastung erhöhen und Lücken in Ihrem Kalender verringern können. Stellen Sie sich vor, Sie sind noch nicht sicher, welchen Artikel Sie einplanen wollen. Bevor Sie sich für eine Kennung entscheiden, könnten Sie Ihren Kalender starten, um ein nicht ausgelastetes Gut zu finden. Oder Sie könnten Ihre Lagerartikel so planen, dass die Auslastung optimiert wird.

Nehmen Sie das folgende Beispiel. Angenommen, ein Kunde möchte eine KineFinety TERRA 4K vom 14. bis 20. Dezember mieten. Hätten Sie für die Bestellung am 15. Dezember die Nummer 022 statt der Nummer 009 angegeben, wäre letztere für diese Anfrage verfügbar gewesen. Jetzt ist die Nummer 009 für den gesamten Mietzeitraum nicht verfügbar, obwohl sie nur für eine kurze Dauer eingeplant ist. Wenn Sie bei der Planung Ihres Equipments die Optimierung im Auge behalten, können Sie den größten Nutzen aus Ihren Anlagen ziehen.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Leihgeräte

Wahrscheinlich sieht Ihr Arbeitsalltag in etwa so aus. Sie müssen Geräte einplanen, an Kunden ausgeben und zurücknehmen. Die Koordination all dieser Vorgänge ist kompliziert und führt häufig zu manuellen Fehlern. Diese vermeidbaren Fehler sind frustrierend und führen oft zu Stresssituationen.

In Booqable machen Status es einfach, die Kontrolle über Ihre Leihgeräte zu erlangen. Wenn Sie sie richtig einsetzen, wissen Sie immer, ob ein Gerät auf Lager ist, mit einem Kunden unterwegs oder sicher in Ihr Lager zurückgekehrt ist. Booqable verfügt über eine Reihe von Status, mit denen jeder in Ihrem Unternehmen weiß, was vor sich geht.

Sie können sie auf Konzept, Reserviert, Abgeholt oder Zurückgegeben einstellen. Bevor wir diesen Beitrag abschließen, hier noch ein paar Hinweise, welchen Status Sie wann verwenden sollten:

• Konzept: Speichern Sie Aufträge als Konzept, wenn Sie noch keine Ausrüstung reservieren möchten. Vielleicht warten Sie auf die endgültige Freigabe durch den Kunden. Oder Sie möchten Ihre Arbeit später fortsetzen.
• Reserviert: Der Kunde hat grünes Licht gegeben. Alle geplanten Geräte sind für den Mietzeitraum reserviert, was Doppelbuchungen und andere manuelle Fehler verhindert.
• Abgeholt: Der Kunde hat die Ausrüstung abgeholt. Sie können Aufträge als abgeholt markieren, indem Sie die Produkte (und Lagerartikel) auswählen, die Sie herausgeben. Wenn Sie noch keine Lagerartikel angegeben haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Auch hierdurch wird Ihr Team vor Fehlern bewahrt.
• Zurückgegeben: Der Kunde hat das Gerät zurückgegeben. Einige oder alle Produkte sind als zurückgegeben gekennzeichnet und stehen wieder für die Planung zur Verfügung.
• Absagen: Vielleicht hat ein Kunde eine Anfrage zurückgezogen, oder Sie möchten einen Neuanfang machen. In diesem Fall stornieren Sie einen Auftrag. Beachten Sie, dass Sie sie nur in der Konzept- oder Reservierungsphase stornieren können.
• Archiviert: Der Auftrag hat alle Phasen durchlaufen. Sie können einen Auftrag archivieren, wenn sich die Ausrüstung wieder in Ihrem Lager befindet und keine weiteren Verwaltungsmaßnahmen erforderlich sind. Der Hauptgrund für die Archivierung von Aufträgen ist die Bereinigung Ihrer Auftragsliste und Kalenderansicht.

Das alles können Sie auch in Ihrem Unternehmen tun

Ohne die richtigen Werkzeuge ist ein Großteil der Arbeit, die Ausrüstungsmanager beaufsichtigen - Planung, Verfolgung und Verwaltung von Ausrüstung - anfällig für manuelle Fehler. Der Vorteil der Integration dieser Arbeitsabläufe in Booqable besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu Echtzeitinformationen über Ihre Anlagen erhalten. Das bedeutet weniger Rätselraten, weniger Ineffizienzen und geringere Kosten. Sind Sie bereit, Ihre Mietverwaltungsprozesse in Booqable zu übertragen? [Beginnen Sie mit einer kostenlosen Testversion] (https://signup.booqable.com/), und wählen Sie den Plan, der Ihren Anforderungen an die Geräteverwaltung am besten entspricht.