Swap the Playroom aide les familles à réduire le désordre de jouets depuis que Tiffany Boothe et sa partenaire commerciale Emily l’ont lancé pendant ce que Tiffany appelle la saison de la surcharge de jouets. En tant que mères elles-mêmes, elles savaient à quelle vitesse une maison se remplit de jouets avec lesquels on joue une fois puis qu’on oublie, alors elles ont construit une entreprise autour du prêt de jouets à la place.
Elles louent de tout, des petits jouets sensoriels aux équipements de jeu plus grands, avec des parents et grands-parents constituant la majorité de leur clientèle. Les commandes partent via un ramassage sur le porche, Tiffany s’occupant de l’administration et de la planification d’événements pendant qu’Emily gère la communication avec les clients.
Pendant un certain temps, Swap the Playroom a fonctionné sur une feuille Google massive, suivant chaque jouet et location manuellement. À la recherche de quelque chose de construit spécifiquement pour les entreprises de location, Tiffany et Emily sont passées à Booqable, attirées en particulier par la disponibilité en direct et les e-mails automatisés.
Utiliser la disponibilité en direct pour prévenir les doubles réservations
Avant Booqable, le système de feuille de calcul rendait les locations qui se chevauchaient un risque constant. Avec des jouets entrant et sortant de l’inventaire tout le temps, il était facile de perdre la trace de ce qui était réellement libre un jour donné, ce qui signifiait des doubles réservations et des conversations gênantes avec les clients.
La fonctionnalité de disponibilité en direct de Booqable affiche un calendrier en temps réel pour chaque produit, afin que les clients puissent voir exactement quand quelque chose est ouvert à la réservation. Ce calendrier se synchronise directement avec le backend, il n’y a donc jamais d’écart entre ce qui est affiché en ligne et ce qui est réellement en stock. Tiffany a nommé cela sa fonctionnalité préférée, soulignant comment elle permet aux clients de réserver instantanément sans que personne de son équipe ne vérifie d’abord manuellement la disponibilité.
Ce changement a transformé les opérations quotidiennes de plusieurs façons concrètes :
- Les clients peuvent réserver par eux-mêmes, à tout moment de la journée, sans attendre une réponse
- Les locations qui se chevauchent et les conflits de planification ont largement disparu
- Moins de temps est passé à vérifier manuellement une feuille de calcul avant de confirmer une commande
Tiffany a dit que le changement leur a fait économiser des heures par semaine, et les commandes ont effectivement augmenté parce que le processus est plus facile pour les clients. Le problème de planification qui avait l’habitude de gruger leur temps a essentiellement disparu.
Envoyer des e-mails de confirmation automatiques de la boutique en ligne
Gérer les choses avec seulement deux personnes ne laisse pas beaucoup de place pour rédiger des messages individuels pour chaque commande. Avant Booqable, c’est exactement ce qu’Emily faisait, confirmant manuellement les détails et mettant à jour les clients sur leurs locations de jouets un par un.
Avec Booqable, les commandes de la boutique en ligne déclenchent des e-mails de confirmation automatiques au moment où un client réserve. Tiffany et Emily peuvent modifier les modèles existants ou en ajouter de nouveaux pour différentes étapes d’une commande, et ces e-mails intègrent les détails du client et de la commande par eux-mêmes, donc rien n’a besoin d’être tapé à la main.
Elles ont également commencé à essayer l’application mobile Booqable, qu’elles ont trouvée utile pour changer les statuts des commandes et envoyer des e-mails en étant loin du bureau, bien qu’elles aimeraient voir des notifications push ajoutées pour les horaires de ramassage et de retour.
Pour Swap the Playroom, cela a signifié :
- Moins de temps passé à écrire les mêmes types de messages encore et encore
- Des clients qui restent informés sans avoir besoin d’être relancés
- Un processus de communication plus cohérent même les jours chargés
Pour une équipe de deux personnes, cela s’additionne. Moins de temps sur les e-mails signifie plus de temps sur les parties de l’entreprise qui ont réellement besoin de leur attention.
Rendre possible la location de jouets
Tiffany résume le changement simplement, en disant que Booqable est “10000 fois meilleur pour les clients et pour nous.” Pour une entreprise qui fonctionnait sur une feuille de calcul sans réel moyen de gérer la planification, ce genre de changement fait une réelle différence.
Swap the Playroom ne ralentit pas non plus. Avec la disponibilité en direct réduisant les doubles réservations et les e-mails automatiques maintenant la communication cohérente, Tiffany et Emily ont plus de temps de retour dans leur semaine, et elles se concentrent sur l’augmentation encore plus des ventes.
