Karyn Vorhees est la fondatrice et « Chief Adventure Officer » de Rivers Edge Outfitters, une entreprise de location de matériel de camping dans l’Oregon. L’idée lui est venue lors de vacances de printemps en famille en Floride l’année dernière. Elle se renseignait sur la location de SUP et de kayaks et pensait lancer quelque chose de similaire chez elle. Mais plus elle cherchait, plus elle remarquait une autre lacune. Après 18 ans de camping dans l’Oregon, elle savait tout le matériel et toute l’organisation qui séparent les gens d’un bon week-end en plein air.
Elle a donc construit une installation de camping complète et clé en main. Les concurrents louent une tente par-ci, un réchaud de camping par-là, mais Rivers Edge Outfitters livre tout ce dont un séjour de camping a besoin et le récupère à la fin. Karyn peut aussi aider les clients à trouver et réserver un emplacement de camping, planifier les repas, remplir la glacière, et suggérer des randonnées, des restaurants et des haltes routières près de l’endroit où ils séjournent.
Sa clientèle va des familles occupées et des campeurs occasionnels aux visiteurs qui arrivent en avion dans l’Oregon, en passant par les réunions de famille, les festivaliers, les stagiaires d’été et les mamans qui rejoignent sa communauté Camp Insanity. Karyn utilise Booqable depuis le premier jour. Son mari et son fils, qui s’occupent de l’informatique, ont créé le site web avec le créateur de site de Booqable, et la plateforme est devenue le back-office pour les réservations, l’inventaire et les paiements. Deux fonctionnalités ont fait toute la différence : les cautions en ligne et les formulaires de décharge numériques.
Collecter les cautions sans tracas
Dans de nombreuses configurations de location de matériel de camping, les clients viennent chercher le matériel en personne. L’installation de Karyn est différente. Chaque commande implique qu’un kit de camping complet soit livré sur le site du client et laissé avec lui pendant tout le séjour. Cela représente beaucoup de matériel hors de ses mains, et elle a besoin d’une certaine protection si quelque chose revient endommagé ou ne revient pas du tout.
Karyn définit ses règles de caution une seule fois dans le back-end de Booqable. Lorsqu’un client passe commande sur la boutique en ligne, la caution est prélevée automatiquement selon ces paramètres et traitée via Stripe. Une fois le matériel récupéré et vérifié, elle rembourse la caution sur la carte du client directement depuis le back-end.
Karyn dit apprécier « la facilité avec laquelle on collecte les cautions », et que le système s’assure qu’elle ne manque aucune étape.
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Les cautions sont collectées au moment du paiement, il n’y a donc pas de demande de paiement séparée à envoyer.
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Chaque commande suit les mêmes règles de caution, quel que soit l’auteur de la réservation.
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Les remboursements sont reversés sur la carte d’origine en quelques clics.
Karyn n’a pas à se souvenir de demander une caution avant que le matériel ne quitte la maison. Elle est déjà payée au moment où le kit est préparé pour la livraison.
Faire signer les contrats avant le départ
Le camping comporte de vrais risques, des feux de camp aux sentiers de randonnée, donc Karyn a besoin que chaque client signe une décharge avant de partir. Et avec des commandes provenant de groupes, de visiteurs d’autres États et de débutants, collecter les signatures en personne n’est pas réaliste.
En un clic dans le back-end de Booqable, Karyn crée un contrat pour une commande. Il se remplit automatiquement avec les détails de la commande, et le client le reçoit par e-mail pour le signer numériquement. La copie signée reste associée à la commande.
« J’apprécie vraiment la façon dont fonctionne le back-end », dit Karyn, soulignant la facilité avec laquelle les clients signent la décharge et d’autres documents importants dans le système.
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Les contrats sont générés à partir de la commande, donc les détails n’ont pas besoin d’être saisis.
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Les clients peuvent signer depuis leur téléphone ou leur ordinateur portable avant le départ.
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Les documents signés sont stockés avec chaque commande pour une consultation facile.
Karyn sait que chaque groupe utilisant son matériel a signé avant le jour de la livraison. Personne n’a besoin de chercher un stylo sur le site de camping.
Des vacances de printemps en Floride aux sites de camping de l’Oregon
« J’apprécie d’avoir une solution tout-en-un pour la réservation, la gestion de l’inventaire, la collecte des paiements, les formulaires/signatures électroniques, etc. », dit Karyn. Elle utilise aussi le formulaire de contact de son site web pour répondre aux questions des clients avant qu’ils ne réservent.
Ensuite, Karyn souhaite développer Rivers Edge Outfitters et franchiser le concept, avec l’objectif de semi-retraite aux côtés de son mari dans sept ans. Alors que la plupart des entreprises de location de matériel de camping dans l’Oregon se concentrent sur des pièces d’équipement isolées, elle construit la sienne autour du voyage dans son ensemble. Avec les cautions et les décharges gérées dans Booqable, sa petite équipe familiale peut consacrer son temps à nettoyer le matériel, planifier les voyages et aider davantage de personnes à profiter du plein air.
