Gian Bortolotti dirige Ibeam São Paulo, une entreprise de services de production au Brésil qui travaille sur des événements d’entreprise, des concerts et des spectacles de théâtre depuis plus de 30 ans. Ibeam fournit l’équipement et l’équipe nécessaires pour réaliser des événements de grande envergure pour ses clients agences.
« Nous sommes très spécialisés dans la projection pour les grands événements », explique Gian. Au fil des années, cette spécialisation a permis à Ibeam de constituer une collection importante d’équipements de projection et audiovisuels, gérée depuis son entrepôt à São Paulo. Elle a également créé une opportunité : d’autres entreprises techniques pourraient louer l’équipement sans avoir à engager toute l’équipe de production d’Ibeam.
Ibeam développe désormais un volet location audiovisuelle de son activité. Bien que les agences restent ses principaux clients pour les services de production, l’offre de location s’adresse aux entreprises techniques disposant de leurs propres équipes qui ont besoin d’accéder à du matériel.
Pour soutenir ce lancement, Ibeam met en place un site de location avec le créateur de site web de Booqable, où les clients potentiels peuvent parcourir son catalogue et demander du matériel. L’équipe a également choisi Booqable pour gérer l’inventaire de location, les commandes et les informations clients.
Gérer la disponibilité automatiquement
Ibeam gère déjà l’équipement pour ses travaux de production à l’aide d’un système FileMaker propriétaire. La location introduit un flux de travail différent : l’équipement peut partir avec une autre entreprise pour des durées variables, donc l’équipe doit savoir ce qui est engagé pour chaque location et quand il doit revenir.
Booqable offre à Ibeam des outils pour gérer ce flux de travail :
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Stock et disponibilité : L’équipe peut ajouter des produits et des quantités de stock, puis suivre la disponibilité par rapport aux commandes de location saisies dans Booqable.
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Suivi individuel du matériel : Les articles en stock peuvent être suivis séparément, ce qui est utile pour le matériel de projection de grande valeur.
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Planification des retraits et retours : Les commandes de location donnent à l’équipe de l’entrepôt une vue d’ensemble de ce qui est prévu pour sortir et revenir.
La gestion des stocks a immédiatement attiré l’attention de Gian. Avec une équipe de 20 personnes et un entrepôt qui gère déjà les travaux de production, une vue claire du stock de location aidera le personnel à planifier ce qui sort et ce qui revient. Pour que cette vue reste précise dans les deux volets de l’entreprise, Ibeam devra également tenir compte de l’équipement engagé pour les travaux de production dans FileMaker.
Organiser les commandes pour les nouveaux clients de location
Pour Gian, l’un des plus grands défis du lancement de la location est d’atteindre et de servir un nouveau groupe de clients. L’activité de production d’Ibeam s’est développée grâce à des relations durables avec les agences. La location audiovisuelle apportera des entreprises techniques avec leurs propres contacts, commandes et documents administratifs.
Booqable offre à l’équipe un espace dédié pour gérer ces relations de location :
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Les profils clients stockent les coordonnées et l’historique des commandes.
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Les devis, contrats et factures peuvent être générés à partir des commandes de location.
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Les paiements et rapports aident l’équipe à suivre les commandes et à voir comment se comportent ses produits de location.
Cela offre à Ibeam un flux de travail dédié pour les clients de location, alors qu’elle développe ce nouveau service en parallèle de son activité de production bien établie.
Faire de la place à la location dans le portefeuille
Ibeam est au début de son lancement de location audiovisuelle, mais Gian a un objectif clair pour les années à venir : « Faire une place à la location dans notre portefeuille. »
Avec des décennies d’expérience en projection et une collection d’équipements existante, Ibeam dispose d’une base solide pour cette nouvelle offre. La prochaine étape consiste à rendre cet équipement accessible aux entreprises techniques et à construire une activité de location autour des clients qu’elle attirera.
