Au Paide Gümnaasium, un lycée situé au cœur de l’Estonie, la gestion d’un vaste inventaire d’équipements technologiques était autrefois un processus laborieux et compliqué. Avec une grande variété de matériel audiovisuel, y compris des caméras, des câbles et des équipements d’éclairage, l’école avait besoin d’un système efficace permettant aux étudiants et au personnel de réserver et de gérer facilement ces ressources.
Ce besoin a conduit Paide Gümnaasium à Booqable, qui a pu créer un système intuitif de gestion d’inventaire et de réservation que le responsable du département, Kaarle, pouvait adapter aux exigences uniques de l’école. Depuis la mise en œuvre de Booqable, Kaarle a transformé la façon dont l’école suit et gère son inventaire d’équipements audiovisuels. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés que Paide Gümnaasium a trouvées essentielles pour simplifier ses opérations quotidiennes.
Génération de codes-barres de haute qualité directement depuis Booqable
L’une des fonctionnalités les plus précieuses qui a attiré Paide Gümnaasium vers Booqable était sa capacité à générer des codes-barres directement dans le système. Auparavant, l’école devait étiqueter et suivre manuellement les équipements via des feuilles de calcul, mais Booqable a considérablement simplifié ce processus.
Avec l’aide de l’imprimante d’étiquettes de l’école, celle-ci génère des étiquettes durables pour tout son équipement afin de prévenir les pertes et de suivre l’emplacement des articles à tout moment. Cela permet au personnel et aux étudiants de vérifier et de retourner efficacement l’équipement en scannant simplement chaque article. Si vous n’avez pas votre propre imprimante d’étiquettes comme Paide Gümnaasium, vous pouvez facilement payer une entreprise d’impression près de chez vous pour convertir vos codes-barres Booqable en étiquettes de codes-barres physiques à coller sur vos produits.
De plus, le système permet le scan sans fil dans la salle de stockage en scannant les codes-barres via l’application mobile, permettant un déplacement facile dans l’espace pour scanner les articles lorsqu’ils sont enregistrés ou sortis. Cela réduit la paperasse et la saisie manuelle, économisant ainsi un temps précieux au personnel tout en maintenant l’inventaire à jour.
Utilisation d’un seul code-barres pour scanner des articles en vrac à la fois
Paide Gümnaasium a également innové en utilisant Booqable en utilisant un seul code-barres pour plusieurs exemplaires du même produit.
Par exemple, l’école gère un grand nombre de câbles, réservant souvent plusieurs articles identiques pour une seule réservation. Plutôt que de scanner individuellement le code-barres de chaque câble, l’école a développé un système où un seul code-barres pour plusieurs produits en vrac est attaché au mur dans la salle de stockage.
Cette méthode permet au personnel et aux étudiants de scanner le même code-barres plusieurs fois, correspondant au nombre d’articles empruntés. Cette approche a considérablement réduit le temps passé à traiter les commandes tout en garantissant l’exactitude de l’inventaire, éliminant le besoin de manipuler et de scanner manuellement chaque article individuel.
Interrogé sur l’impact de la fonctionnalité de code-barres de Booqable, le responsable du département, Kaarle, a commenté : « La fonctionnalité la plus importante pour nous a été le scan des codes-barres, car chaque article a sa propre étiquette et son propre code-barres. Nous voulions que le processus soit rapide et fiable, et maintenant, avec un scanner sans fil dans notre salle de stockage, nous pouvons facilement nous déplacer et scanner les codes-barres sur les articles et les murs. C’est confortable et rapide, et notre système est beaucoup plus simple. »
Gestion des tâches en déplacement avec l’application mobile de Booqable
Paide Gümnaasium tire également pleinement parti de l’application mobile de Booqable pour gérer l’inventaire à distance. Cette fonctionnalité s’est avérée particulièrement utile pour le personnel. Par exemple, lorsqu’un enseignant ou un étudiant se renseigne sur la disponibilité de certains équipements, les administrateurs n’ont plus besoin de se connecter à un navigateur de bureau. Au lieu de cela, ils peuvent accéder à l’application depuis leurs appareils mobiles, ouvrir une nouvelle commande, rechercher l’article en question et voir immédiatement la disponibilité de son stock.
Cette commodité a été transformative, en particulier pour les administrateurs qui ne sont pas toujours sur le campus mais qui doivent gérer les demandes ou consulter les réservations. L’application offre un moyen fluide de vérifier le stock, de créer des réservations et même de communiquer avec d’autres membres du personnel sur le statut de l’équipement, le tout sans avoir besoin d’être physiquement présent à l’école.
Kaarle a partagé comment l’application mobile a amélioré leurs opérations : « Il a été extrêmement utile d’avoir l’application mobile pour ajouter rapidement des réservations ou rechercher ce qui est disponible dans la salle de stockage. Je ne suis pas dans le bâtiment tous les jours, donc quand quelqu’un me demande le statut d’un article, je peux simplement ouvrir l’application mobile, rechercher l’article et voir instantanément son statut. »
Des changements simples, avec un impact énorme
Depuis l’adoption de Booqable, Kaarle de Paide Gümnaasium a constaté des améliorations significatives dans la gestion des ressources étudiantes de l’école. La capacité de générer des codes-barres directement dans le système, l’utilisation de codes-barres uniques pour plusieurs articles en stock, et la commodité de l’application mobile ont tous contribué à simplifier le processus de réservation d’équipements.
Pour toute école ou institution disposant d’un grand inventaire d’équipements, l’utilisation de Booqable par Paide Gümnaasium démontre comment un système de gestion d’inventaire intelligent peut faire gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’organisation générale. À mesure que l’école continue de croître et d’évoluer, Booqable restera un outil clé pour éliminer le stress des locations étudiantes.
