Le département des costumes de la prestigieuse université des arts du théâtre d’Amsterdam, réputée pour sa contribution aux arts du spectacle, joue un rôle crucial en soutenant non seulement ses propres étudiants, mais aussi le ballet national et l’école de cinéma. Avec plus de 9 000 costumes en stock, le département fournit des pièces de garde-robe essentielles pour un large éventail de représentations et de projets dans ces institutions. La gestion d’une collection aussi vaste et diversifiée présente des défis importants, ce qui a conduit le département à adopter Booqable, un logiciel de gestion des locations qui a considérablement amélioré ses opérations au cours des quatre dernières années.
Du travail manuel à l’efficacité numérique
Avant d’adopter Booqable, le département des costumes s’appuyait sur une combinaison d’enregistrements manuels et de solutions de location d’équipement éphémères. Cette approche prenait du temps, était sujette à des erreurs et n’était pas viable, compte tenu de l’ampleur de l’inventaire du département. Booqable a offert une mise à jour nécessaire, en fournissant un système centralisé qui peut gérer leurs besoins complexes.
Utiliser les codes-barres Booqable à leur manière
L’une des caractéristiques les plus remarquables de Booqable pour le département des costumes est son système de codes-barres. Les codes-barres sont cousus sur chaque costume, ce qui permet au personnel de scanner rapidement les articles lorsqu’ils sont empruntés ou rendus. Ce système a permis non seulement d’accélérer le processus, mais aussi de réduire les erreurs dans le suivi des costumes empruntés et des personnes qui les possèdent. Le service utilise même l’application mobile de Booqable pour scanner les codes-barres en déplacement, ce qui permet d’identifier les articles égarés et de les remettre dans l’inventaire de manière efficace.
Utiliser des étiquettes pour classer les commandes par catégorie
Le département a trouvé la fonction de marquage de Booqable utile pour organiser les commandes entre les différents départements de l’université, tels que l’école de cinéma et le ballet national. Il est ainsi plus facile de suivre l’utilisation et l’inventaire des costumes dans les différents projets et départements. En outre, l’école de théâtre peut utiliser ces étiquettes pour générer des rapports complets sur les commandes, fournissant des informations précieuses sur l’allocation des ressources et les besoins spécifiques des départements.
Elle a également utilisé la base de données clients de Booqable pour gérer efficacement les sous-locations. Lorsqu’un étudiant a besoin d’un costume déjà loué, le personnel peut facilement accéder à la base de données pour contacter l’emprunteur actuel et coordonner un retour ou un transfert temporaire. Cette fonctionnalité garantit que les articles très demandés peuvent être partagés entre les étudiants, facilitant ainsi des opérations plus fluides et une meilleure allocation des ressources entre les différents projets.
Simplifier le processus de location
Booqable a changé la donne pour le département des costumes de l’Université des Arts du Théâtre, transformant un processus autrefois encombrant en une opération rationalisée. Avec son système de code-barres robuste, ses fonctions personnalisables et son équipe d’assistance réactive, Booqable a permis au département de gérer son vaste inventaire avec plus de facilité et de précision. Alors que le département continue d’explorer et d’utiliser davantage de fonctionnalités de Booqable, il est clair que le logiciel est devenu un outil indispensable dans leurs opérations quotidiennes.
