The White Boutique, con sede en Dubai, es una empresa de alquiler de eventos especializada en todo tipo de actividades, desde baby showers y fiestas de compromiso hasta reuniones de negocios de alto nivel y bodas impresionantes. Dentro de la empresa, todos, desde el personal del almacén hasta los coordinadores del catering, utilizan Booqable para gestionar el inventario. Esto garantiza que no falte nada y que los clientes reciban siempre el mejor servicio posible.
Si las películas nos han enseñado algo sobre Dubai, es que a sus habitantes les encanta organizar eventos lujosos para sus familias, amigos y socios comerciales. Por ello, es lógico que haya un espacio floreciente para que las empresas de alquiler de eventos ofrezcan eventos extraordinarios a gran escala que parezcan lo suficientemente buenos como para salir en una película. Empresas como ésta necesitan un sistema de organización en el que confiar, y ahí es donde entra Booqable.
La Boutique Blanca
The White Boutique se fundó en Dubái (Emiratos Árabes Unidos) en 2013 y atiende a algunos de los clientes más destacados de la ciudad. Se distinguen de la competencia por perfeccionar los detalles más íntimos para una extraordinaria gama de eventos. En sus ocho años de actividad han atendido desde baby showers y fiestas de compromiso hasta reuniones de negocios de alto nivel y bodas impresionantes.
Para establecer este nivel de rendimiento y reputación, cada aspecto debe ser planificado a la perfección, y no hay lugar para el error humano. Un solo acontecimiento horrible para una empresa de alquiler de eventos como The White Boutique podría significar el empañamiento de su reputación, que tanto les ha costado conseguir. Por lo tanto, necesitan un sistema de reservas que no deje lugar a errores y que garantice que cada miembro del personal vea información precisa y actualizada en todo momento.
Automatización de la logística
Antes de utilizar Booqable, cada paso de un pedido se completaba y supervisaba manualmente, lo que era propenso a errores humanos. La dificultad para comunicar lo que querían los clientes y las existencias disponibles acabó convirtiéndose en una operación altamente estratégica. Cuando se atiende a clientes de alto nivel, todo tiene que ser exactamente correcto, lo que puede ser estresante sin las herramientas adecuadas.
“Booqable nos ha ayudado en la automatización de nuestra logística, principalmente en las reservas, los envíos y las devoluciones. Contar con servicios centrados en los más mínimos detalles de un evento ha hecho que nuestras operaciones sean complejas”.
La Boutique Blanca decidió que el software más adecuado para su aplicación era Booqable. Les ha ayudado a automatizar la logística y hace que sus complejas operaciones, que dependen de los más mínimos detalles, sean mucho más fáciles de coordinar. Este es un ejemplo de su típico flujo de trabajo de pedidos:
“Un pedido sencillo y estándar suele comenzar con una consulta sobre la comida. A continuación, se envían al cliente diseños de montaje complementarios, que es donde entra Booqable. A continuación, el cliente elige un tema específico, y nosotros reservamos los artículos en consecuencia. Luego, Booqable nos dice exactamente lo que hay disponible y lo programa para su envío y recogida”.
Seguimiento de cada detalle
Por supuesto, el uso de Booqable va más allá del proceso de pedido, y se ha convertido en una herramienta esencial para el funcionamiento de su negocio. Por ejemplo, la aplicación es utilizada por varios miembros del equipo de almacén y los coordinadores de catering, y una de sus funciones más utilizadas es el calendario.
“El calendario nos ayuda mucho a hacer un seguimiento de nuestros artículos: dónde está un artículo, con qué cliente, junto con su ubicación específica. También responde a preguntas como ‘cuándo se recogerá’ y ‘dónde se utilizará después’”.
Esto ha supuesto una transformación en la forma de operar de la empresa. Por ejemplo, su capacidad de actualizar la disponibilidad con un solo clic ha facilitado mucho la comunicación entre los distintos equipos.
“Para ayudarnos a controlar qué artículos están en casa, utilizamos sobre todo la función de arranque y parada. Al pulsar “reservar”, los artículos no están disponibles para otros pedidos durante un periodo determinado. El cuadro de mandos nos recuerda los pedidos que deben iniciarse y detenerse (enviarse y recogerse, como lo llamamos nosotros). De este modo, se evitan posibles retrasos en los envíos, las recogidas y cualquier otro problema”.
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