Robert Brown gründete Rave Daddy Events in St. Petersburg, Florida, als Ableger seines DJ-Geschäfts in der Eventwelt. Was als DJ-Backline-Ausrüstung begann, verzweigte sich zu einem vollständigen Audio-Visual-Verleihbetrieb, der Eventveranstalter und DJs mit der Backline-Ausrüstung und den Eventzubehör versorgt, die sie für ihre Show benötigen.
Seine Kunden verlassen sich auf ihn nicht nur wegen der Ausrüstung selbst, sondern auch wegen der praktischen Unterstützung, die damit einhergeht. Wie Robert es ausdrückt, versteht sein Team das Produkt und behandelt jeden Auftrag als Service, nicht nur als Vermietungstransaktion.
Vor Booqable verwalteten Robert und sein dreiköpfiges Team alles manuell. Die Planung und Verfolgung von Ausrüstung war eine ständige Kopfschmerz, besonders bei einem Ausrüstungsbestand, der bis zur Seriennummer erfasst werden musste.
Er brauchte ein System, das mit Lieferungen und Abholungen Schritt halten und seinem kleinen Team gleichzeitig eine einfache Möglichkeit geben konnte, genau zu verfolgen, was das Lager verließ. Booqables Barcode-Funktion und mobile App stellten sich als genau das heraus, wonach er suchte.
Jedes Ausrüstungsstück mit Barcodes verfolgen
Ein Audio-Visual-Verleihgeschäft zu führen bedeutet, viele einzelne Ausrüstungsteile zu jonglieren, und Robert brauchte eine Möglichkeit zu wissen, wo sich alles zu jedem beliebigen Zeitpunkt befand. Das manuelle Verfolgen von Seriennummern und das Abgleichen mit Buchungen war langsam und ließ Raum für Fehler, besonders wenn Ausrüstung ständig zwischen Events bewegt wurde.
Mit Booqable kann Robert Barcodes für einzelne Lagerartikel, vollständige Produkte oder Bündel erstellen, dann alles drucken und beschriften, damit es zum Scannen bereit ist. Von dort aus scannt sein Team Ausrüstung über die mobile Booqable-App oder einen separaten Scanner, egal ob sie Ausrüstung für ein Event auschecken oder wieder einchecken. Robert bezeichnete die Barcode-Funktion als große Hilfe bei der Verfolgung von Ausrüstung nach Seriennummer, und sie ist zu einer der Dinge geworden, auf die er sich täglich am meisten verlässt.
Dies hat Rave Daddy Events auf einige klare Arten geholfen:
- Ausrüstung wird nach Seriennummer verfolgt, statt durch Rätselraten oder Tabellenkalkulationen
- Das Team kann genau bestätigen, was rausgeht und zurückkommt, ohne manuell doppelt zu prüfen
- Der Bestand bleibt organisiert, auch wenn sich alles über verschiedene Lieferungen und Abholungen bewegt
Für ein Unternehmen, das mehrere Events gleichzeitig abwickelt, bedeutet dieses Maß an Genauigkeit weniger Verwechslungen und deutlich weniger Zeit, die mit der Suche nach Ausrüstung verbracht wird. Robert und sein Team können sich auf das Event selbst konzentrieren, anstatt sich zu fragen, ob alles zurückgekommen ist.
Lieferungen und Abholungen vom Telefon aus abwickeln
Mit einem kleinen Team und einem auf Lieferung und Abholung basierenden Setup brauchte Robert etwas, das genauso gut im Feld funktionierte wie im Büro. Papier-Checklisten und Telefonanrufe zurück zur Zentrale reichten nicht aus.
Die mobile Booqable-App lässt Roberts Team Bestellungen verwalten, Barcodes scannen, Bestellstatus aktualisieren und Unterschriften erfassen, alles von ihren Telefonen aus, während sie unterwegs sind. Sie können prüfen, was verfügbar ist, eine Abholung oder Lieferung vor Ort bestätigen und die Buchung auf dem neuesten Stand halten, ohne am Schreibtisch sein zu müssen.
Dies hat für das Team einen echten Unterschied gemacht:
- Abholungen und Lieferungen laufen schneller, weil alles von einem Gerät aus passiert
- Unterschriften und Scans werden im Moment erfasst, nicht später hinzugefügt
- Das Team bleibt synchron, ohne hin und her telefonieren oder texten zu müssen wegen des Bestellstatus
Robert sagt, es habe Abholungen und Lieferungen viel einfacher und viel professioneller gemacht, und diese Professionalität hat sich in echtes Wachstum umgesetzt.
Für Wachstum gebaut, ein Event nach dem anderen
Seit dem Wechsel zu Booqable hat Robert einen Umsatzanstieg gesehen und sogar Kunden von Konkurrenten übernommen. Das Dashboard gibt ihm einen Überblick über das Geschäft auf einen Blick, und während er die virtuelle Papierarbeit-Funktion gerne verbessert sähe, haben die Kerntools einen spürbaren Unterschied darin gemacht, wie das Geschäft läuft.
Während Rave Daddy Events nach vorne blickt, hofft Robert, größer zu wachsen und einen viel größeren Fußabdruck abzudecken. Mit Barcode-Verfolgung und einer mobilen App, die den Tagesablauf bewältigt, ist sein kleines Team bereit, mehr Events zu übernehmen, ohne den praktischen Service zu verlieren, der sie auszeichnet.
