Een partyverhuursbedrijf runnen als een team van twee betekent dat elk uur dat aan administratie wordt besteed, een uur is dat niet aan klanten wordt besteed. Voor Partyverhuur Lets-Grill, een partyverhuursbedrijf gevestigd in Nederland, was die realiteit maar al te bekend voordat ze een betere manier vonden om hun boekingen te beheren.
Partyverhuur Lets-Grill begon zoals veel kleine bedrijven: met de hand. Offertes werden bijgehouden in Excel, beschikbaarheid werd handmatig beheerd en bijhouden van bestellingen nam een aanzienlijk deel van de werkdag in beslag. Vandaag verhuurt het tweepersoonssteam partytrenten en evenementenmateriaal aan particuliere klanten die hun eigen feesten willen organiseren.
Hun voordeel is hun focus op persoonlijke service. Maar om die service goed draaiende te houden, hadden ze een systeem nodig dat de logistiek kon afhandelen zonder hun werkdruk te verhogen. Na het ontdekken van Booqable verwerken ze nu bestellingen via het platform en coördineren ze de levering rechtstreeks aan hun klanten, waardoor ze ongeveer 50% van de administratietijd besparen die ze eerder besteedden.
Hoe de beschikbaarheidskalender hun werkdag veranderde
Voor Booqable was het beheren van beschikbaarheid een van hun grootste hoofdpijnen. Bijhouden wat geboekt was, wat vrij was en wat voorbereid moest worden voor een aankomende levering werd allemaal handmatig gedaan, waardoor er veel ruimte was voor fouten en dubbele boekingen.
Booqable’s bestellingskalender loste dit direct op. De kalender synchroniseert het back-office en de online boekingskant van het bedrijf in real time. Elke bestelling die via de online winkel binnenkomt, wordt onmiddellijk weergegeven in de back-office kalender, en alles wat het team handmatig invoert, werkt net zo snel bij. Niets valt door de manden.
Voor Partyverhuur Lets-Grill heeft dit op drie duidelijke manieren een praktisch verschil gemaakt:
- Klanten kunnen zelf de beschikbaarheid controleren voordat ze boeken, waardoor heen-en-weer vragen worden verminderd
- Het team heeft altijd een duidelijk overzicht van wat eraan komt en wat voorbereid moet worden voor levering
- Planningsconflicten die vroeger met spreadsheets voorkwamen, zijn geen zorg meer
Waar ze vroeger handmatig een Excel-sheet moesten raadplegen om basisvragen over beschikbaarheid te beantwoorden, kunnen klanten nu zelf vrije data bekijken. Dat alleen al heeft nieuwe klanten aangetrokken die misschien niet de moeite hadden genomen om de telefoon op te pakken.
Hoe productbundels waarde toevoegden aan elke bestelling
De tweede functie die opviel bij het team van Partyverhuur Lets-Grill zijn de productbundels van Booqable. Wanneer je evenementenmateriaal verhuurt, hebben klanten zelden slechts één artikel nodig. Een partytent gaat vaak samen met tafels, verlichting of andere accessoires, en deze presenteren als een compleet pakket maakt de verhuurervaring voor iedereen eenvoudiger.
Booqable-bundels laten je meerdere producten groeperen en ze als één enkel pakket verhuren, terwijl de inventaris van elk afzonderlijk artikel op de achtergrond nog steeds wordt bijgehouden. Of het nu gaat om een volledige evenementenopstelling of een specifieke combinatie van artikelen die klanten samen geneigd zijn te boeken, bundels houden alles georganiseerd zonder extra handmatig werk te vereisen.
Voor Partyverhuur Lets-Grill hebben bundels op drie specifieke manieren geholpen:
- Klanten kunnen een complete opstelling in één keer boeken in plaats van artikelen stuk voor stuk toe te voegen
- De gemiddelde bestelwaarde is gestegen, omdat klanten meer geneigd zijn extra artikelen te huren wanneer ze als onderdeel van een pakket worden gepresenteerd
- De inventaris van elk artikel binnen een bundel wordt nog steeds afzonderlijk bijgehouden, zodat er geen risico is op oververkoop
Wat begon als een manier om de winkel gemakkelijker te navigeren, is ook een manier geworden om inkomsten te laten groeien, waarbij klanten dingen huren die ze daarvoor nooit hadden overwogen.
Vooruitkijken
Partyverhuur Lets-Grill is een klein team dat het werk doet van een veel groter team, en Booqable heeft dat mogelijk gemaakt. Van het halveren van de administratietijd tot het aantrekken van klanten die anders niet hadden geboekt, de resultaten zijn praktisch en meetbaar.
Zoals ze het zelf zeggen: “Meer Booqable betekent meer tijd om te groeien.” Met een duidelijkere kalender, beter verpakte aanbiedingen en tijd vrijgemaakt van handmatig werk is die groei al in gang.
